Exigences à l’égard des bénéficiaires

Les bénéficiaires de subvention de la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) doivent respecter des obligations contractuelles durant toute la subvention. Ces exigences s’appliquent pour tous les programmes de la FTO.

Si votre organisme soumet une demande de subvention ou détient déjà une subvention, familiarisez-vous avec les exigences à l’égard des bénéficiaires de la FTO pour assurer votre réussite.
 

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Activation de votre subvention

Réalisation de votre subvention

Fermeture d’une subvention

 

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Activation de votre subvention

Pour les subventions d’innovations pour les jeunes et d’innovations pour les familles

Une fois la demande de subvention approuvée par le conseil d'administration de la FTO, les organismes mentors (OM) dans le cadre du Fonds Perspectives Jeunesse (FPJ) deviennent le bénéficiaire officiel et sont tenus de respecter les conditions du Contrat de subvention. L’OM est responsable de la surveillance des livrables du projet, de la gestion des fonds et du budget de projet, ainsi que de l’examen des rapports avant leur soumission. Les groupes communautaires s’associant à des OM sont responsables de la réalisation des activités de projet et de la collaboration avec l’OM afin de respecter toutes les exigences à l’égard des bénéficiaires. 

La FTO communiquera ses décisions de financement aux demandeurs, que la demande ait été acceptée ou non. Si la demande a été acceptée, suivez ces étapes pour activer votre subvention et obtenir le premier versement :
 

1) Séances d’orientation

Tous les bénéficiaires de subvention de la FTO doivent participer à l’orientation des bénéficiaires de la FTO avant de retourner leur Contrat de subvention. 

Vous devez participer à une séance d’orientation de groupe, qui porte sur le Contrat de subvention (conditions), la production de rapports, les vérifications, la reconnaissance et autres. Vous rencontrerez aussi votre chef de programme désigné pour finaliser et confirmer les détails particuliers au projet, comme la date de début du projet. Votre chef de programme est le membre du personnel responsable de vous appuyer et vous guider durant toute votre subvention.

2) Contact signataire

Le contact signataire est la personne qui a l'autorité légale de signer le Contrat de subvention de la FTO au nom du bénéficiaire de subvention.

La personne ayant l'autorité légale de signer le Contrat de subvention de la FTO doit être confirmée le plus tôt possible. Si le signataire a changé depuis la soumission de votre demande, un représentant de la haute direction de votre organisme doit mettre à jour cette information par l’entremise du Centre de soutien de la FTO à otf@otf.ca.

3) Contrat de subvention

Le Contrat de subvention est une entente légale entre un organisme (le bénéficiaire) et la FTO. Une subvention n’est pas activée avant que le Contrat de subvention ait été signé et retourné à la FTO.

Le contrat sera envoyé par courriel à partir de secure@signority.com au contact signataire (assurez-vous de vérifier votre répertoire de courriers indésirables).

Le contact signataire et les membres du projet doivent lire et comprendre entièrement le Contrat de subvention. Il décrit les attentes de la FTO à l’égard des bénéficiaires et les obligations du bénéficiaire. Il doit être signé et retourné électroniquement dans les 60 jours pour qu’il reste valide.

Le Contrat de subvention comprend ce qui suit :

  • Les conditions de la subvention
  • L’Annexe A :
    • Le nom du chef de programme surveillant votre subvention
    • Le Budget approuvé
    • L’objectif de projet, les effets prioritaires et la priorité de financement sélectionnés
    • Le calendrier de versements et de rapports
    • D’autres exigences propres à la subvention

Vous ne devez pas débuter votre projet ou dépenser des fonds affectés avant que le contrat signé soit retourné à la FTO.

En signant le Contrat de subvention, le contact signataire déclare que toutes les personnes engagées dans le projet financé, comme le personnel du projet, ainsi que les membres de la haute direction, les membres du conseil d’administration ou les membres principaux de la collaboration, ont lu et compris le Contrat de subvention ainsi que toutes les politiques de la FTO. Vous reconnaissez également que vous avez la responsabilité de sélectionner et superviser les bénévoles et les employés qui sont engagés dans le projet.

Des modifications au Contrat de subvention et à l’Annexe A peuvent être apportées seulement par écrit et nécessitent l’autorisation du bénéficiaire et de la FTO. 

4) Opérations bancaires

Que vous soyez un nouveau bénéficiaire ou un bénéficiaire ayant déjà obtenu une subvention de la FTO, votre organisme doit détenir un compte bancaire pour tous les versements de votre subvention, au nom de votre organisme, dans une institution financière canadienne. Les groupes communautaires financés par l’entremise du FPJ doivent aussi ouvrir un compte bancaire communautaire pour recevoir les fonds de leur OM.

Après avoir signé le Contrat de subvention, fournissez les détails du compte bancaire de votre organisme par l’entremise de votre Portail de subventions (les directives se trouvent dans votre portail). Les versements de subvention seront transférés électroniquement dans ce compte, et les fonds doivent être conservés dans ce compte pour être utilisés conformément au Contrat de subvention. 

 

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Réalisation de votre subvention

Maintien de l'admissibilité

Durant toute votre subvention, continuez de vous conformer à toutes les politiques de la FTO, particulièrement la Politique d’admissibilité et les Exigences relatives aux états financiers. Assurez-vous de continuer de respecter les critères d’admissibilité décrits pour votre subvention particulière.

Engagements des bénéficiaires et rapports d’étape

Les engagements des bénéficiaires consistent en des suivis prévus avec votre chef de programme désigné. Les rapports d’étape (pour les subventions pluriannuelles) doivent être soumis à la FTO pour rendre compte de vos progrès. Il s’agit d’activités requises. Reportez­vous à la section « Calendrier de versements et de rapports » de l’Annexe A du contrat pour connaître les dates précises liées à votre subvention.

Durant votre subvention, nous vous encourageons à maintenir une communication ouverte et régulière avec votre chef de programme. Cela inclut la participation aux engagements des bénéficiaires prévus avec votre chef de programme qui constituent des suivis de projet (par l’entremise d’appels téléphoniques ou d’appels vidéos), ainsi que la soumission de rapports d’étape pour assurer que la subvention est sur la bonne voie. Ces activités aident la FTO à déterminer si vous êtes prêts à recevoir le prochain versement de subvention et peuvent appuyer votre travail continu. 

Engagement des bénéficiaires : Veuillez vous reporter à la section « Calendrier de versements et de rapports » de l’Annexe A du contrat pour connaître les dates prévues d’engagement des bénéficiaires.

Utilisez votre engagement des bénéficiaires pour discuter de l’un ou l’autre des aspects suivants :

  • Réaffectations budgétaires
  • Avancement de votre Plan de projet
  • Progrès vers les résultats de projet attendus et/ou les mesures applicables et le plan d’évaluation
  • Prolongation du projet ou report des dates de soumission des rapports
  • Mises à jour sur la reconnaissance de la subvention
  • Examen des exigences particulières à votre source de subvention

Rapports d’étape : Pour les subventions pluriannuelles, vous devez soumettre des rapports d’étape annuels qui décrivent les progrès de l’initiative et les dépenses à ce jour.

  • Vous pouvez commencer à remplir le Rapport d’étape dans le Portail de subventions seulement 30 jours avant la date limite de soumission. Un rappel par courriel sera envoyé au contact de l'organisme avant la date limite. Bien que vous ne puissiez pas remplir votre rapport plus tôt que 30 jours avant la date limite de soumission, vous pouvez accéder à la version en mode « lecture seule » dans votre portail lorsque votre subvention sera active.
  • Les rapports qui ne sont pas soumis au plus tard à la date d'échéance précisée sont considérés comme étant tardifs, à moins qu’une approbation préalable ait été accordée pour un report. Le défaut de répondre aux messages de suivi ou de soumettre des documents à temps peut faire en sorte que votre subvention soit mise en suspens (aucune dépense de fonds de la subvention ou réalisation d'activités du projet), ou elle pourrait être révoquée.
  • Nous vous encourageons à explorer le rapport tôt pour vous familiariser avec les exigences de production de rapports.
Le chef de programme émettra le prochain versement de subvention s’il est satisfait du suivi et/ou du Rapport d’étape.
 

Émission des versements de subvention

Les versements sont émis si les conditions du contrat sont respectées, en fonction des engagements et des rapports remplis qui démontrent un besoin de fonds et un avancement satisfaisant de la subvention. Les montants et les dates des versements pourraient être rajustés au cours de la subvention afin de refléter plus précisément les dépenses de projet réelles. Examinez la Politique d’émission des versements aux bénéficiaires.
  • Le premier versement sera émis après que le Contrat de subvention signé aura été soumis à la FTO, que le bénéficiaire aura rempli toutes les conditions préalables (c.-à-d. qu'il aura participé à l'orientation des bénéficiaires de la FTO), et que la FTO aura jugé que le bénéficiaire est prêt à mettre en œuvre le projet. 
  • Les versements ultérieurs seront émis par la FTO en fonction de l'achèvement satisfaisant d'un engagement du bénéficiaire ou de l'examen d'un Rapport d'étape ou du Rapport final qui démontre le besoin de fonds. 
  • S’il reste encore un montant important de fonds non dépensés, le versement sera retenu jusqu’à ce que le besoin soit démontré.

Utilisation des fonds de subvention : Budget

Les fonds de subvention doivent être dépensés tels que décrits dans le Budget approuvé.

La réaffectation de montants dans les catégories budgétaires est permise. Cependant, la réaffectation entre les catégories nécessite l’approbation préalable de votre chef de programme. La FTO envisagera une réaffectation entre les catégories si les dépenses appuient directement les attentes et les objectifs approuvés originels de la subvention. 

Veuillez déclarer tout réaffectation dans les catégories budgétaires dans votre Rapport d’étape et/ou Rapport final.

Si vous êtes un organisme principal dans une collaboration, vous devez rapprocher les dépenses et/ou verser des paiements aux fournisseurs au nom des membres de la collaboration. 

Les réaffectations doivent toujours être compatibles avec les exigences de votre subvention particulière et les limites énoncées dans les politiques suivantes :

Livrables du projet : Plan de projet

Lorsque vous réaliserez votre subvention, vous pourriez devoir ajuster ou repenser des éléments de votre travail et de vos livrables. Tout changement que vous apportez à votre modèle de projet et de prestation de programme doit maintenir un niveau d'activité et de programmes comparable au Plan de projet approuvé.

Tout ajustement à votre Plan de projet doit être approuvé par votre chef de programme.

Mesure et évaluation

Pour toutes les subventions, vous devrez rendre compte de mesures précises liées à vos activités financées.

Examinez l’Annexe A (du Contrat de subvention) ainsi que le Rapport d’étape et/ou le Rapport final pour découvrir ce que vous devez mesurer et évaluer dans le cadre de votre subvention.

Toutes les subventions du Fonds Perspectives Jeunesse incluent un élément d’évaluation et de mesure pour mesurer les progrès vers l’effet prioritaire sélectionné. L’évaluateur interne de la FTO appuiera les groupes alors qu’ils élaborent un plan d’évaluation et qu’ils recueillent et analysent leurs données.

Reconnaissance de la subvention

Conformément à la Politique de reconnaissance de la subvention et à votre Contrat de subvention, la reconnaissance publique de la FTO et de son bailleur de fonds, le gouvernement de l’Ontario, est requise.

Les conseillers en communications de la FTO vous aideront à concevoir votre événement de reconnaissance et votre communiqué de presse et vous fourniront tout autre soutien dont vous pourriez avoir besoin concernant la reconnaissance. Communiquez avec le conseiller en communications de votre région de subvention au moins trois semaines avant le début de toute activité.

Familiarisez-vous avec toutes les Exigences de reconnaissance des subventions.
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Fermeture d’une subvention

Rapport final

Soumettez un Rapport final avant la date limite (indiquée dans votre portail) pour recevoir votre versement final.

Vous pouvez commencer à remplir le Rapport final dans le Portail de subventions seulement 30 jours avant la date limite de soumission, et un rappel par courriel sera envoyé au contact de l'organisme avant la date limite. Bien que vous ne puissiez pas remplir votre rapport plus tôt que 30 jours avant la date limite de soumission, vous pouvez accéder à la version en mode « lecture seule » dans votre portail lorsque votre subvention sera active.

Nous vous encourageons à explorer le rapport tôt pour vous familiariser avec les exigences de production de rapports, qui incluent entre autres les éléments suivants :

  • Budget : Rendez compte des montants « dépensés à ce jour ». Ce montant ne doit pas excéder le montant total octroyé pour votre subvention. Les taxes, comme la TPS et la TVH, pour lesquelles vous avez droit à un remboursement, ne sont pas des dépenses de la FTO admissibles. Dans votre rapport, vous devrez rendre compte du montant de taxe dépensé à ce jour pour lequel vous n’aurez pas droit à un remboursement.
  • Plan de projet : Rendez compte des activités réalisées et expliquez tout ajustement qui a été apporté.
  • Collecte de données/mesures :
    • Nombre d’ETP (employés à temps plein) financés par la subvention. Cela inclut toutes les heures des personnes employées et des personnes non employées payées à même la subvention, notamment les entrepreneurs, les ingénieurs, les travailleurs et les consultants.
    • Nombre de personnes que vous vous êtes engagés à joindre, par rapport au nombre de personnes que vous avez réellement jointes durant votre subvention.
    • Nombre de bénévoles engagés et nombre d’heures de bénévolat consacrées durant votre subvention.
    • Populations servies, groupe d’âge servi, etc.
  • Reconnaissance de la subvention : Vous devrez rendre compte de toute activité de reconnaissance de la subvention ou de couverture médiatique.

Versement de la retenue de la portion finale de 10 % de la subvention

Le versement final de votre subvention sera émis seulement après que le Rapport final aura été soumis et que la FTO aura confirmé que la subvention a été réalisée de façon satisfaisante.
  • Pour les subventions d’une seule année, 10 % de la subvention totale sera retenu.
  • Pour les subventions pluriannuelles, 10 % du budget de la dernière année de la subvention sera retenu.

Comme il s’agit d’un versement rétroactif, veuillez planifier la trésorerie afin de vous assurer de pouvoir assumer le 10 % final des dépenses jusqu’à ce que l’initiative soit terminée et que le Rapport final ait été examiné.

Explorez la Politique d’émission des versements aux bénéficiaires de la FTO.

Tenez une bonne documentation de projet

Pour vous aider à respecter vos exigences de production de rapports, on s’attend à ce que vous suiviez et documentiez les activités, les dépenses et les livrables liés au projet ainsi que d’autres exigences ayant trait à la subvention.

Tenir une bonne documentation vous aidera aussi à gérer efficacement votre projet, à éclairer la prise de décisions et la planification de projet, ainsi qu’à partager l’impact de votre projet.

Vous devez conserver tous les dossiers propres à la subvention durant six ans. Ces informations sont nécessaires pour remplir vos rapports d’étape et/ou votre Rapport final, et si vous êtes choisis au hasard, pour participer à une Vérification de conformité de la subvention de la FTO.

Voici des exemples de documentation de projet que vous devriez suivre et conserver à portée de main. Rappelez-vous de vérifier les rapports disponibles dans le Portail de subventions de la FTO pour vous familiariser avec les exigences de production de rapports particulières à votre subvention :

Activités et apprentissage du projet
  • Plans de programmes et de leçons, matériel de contenu ou programmes de cours
  • Photos, vidéos et affichages de médias sociaux
  • Nombre de « nouveaux adeptes » dans les médias sociaux et de visites du site Web
  • Matériel promotionnel et produits créés (magazines, trousses, recherches, etc.)
  • Notes de rencontres de planification et de débreffage, incluant les facteurs de réussite et les défis
  • Communications (courriels, invitations, etc.)
  • Commentaires et évaluations de la part des participants selon les exigences de mesure et d’évaluation  
Dépense des fonds de la FTO
  • Dépenses pour chaque poste budgétaire
  • Ressources et soutiens non financiers obtenus et leur valeur
  • Reçus et factures
  • Formulaires d'honoraires
Engagement des participants
  • Présence aux activités de projet, incluant les rencontres, rassemblements, programmes hebdomadaires, ateliers, événements, etc.
  • Formulaires d’inscription
  • Nbre d’ETP (employés à temps plein)
Engagement des bénévoles
  • Nombre de bénévoles et d’heures consacrées à votre projet financé
    • Les bénéficiaires du FPJ doivent suivre l’âge des bénévoles
  • Dossiers de sélection des secteurs vulnérables
     

Veuillez communiquer avec votre chef de programme pour discuter des outils de suivi qui pourraient vous être utiles. 

 

Révocations

La FTO peut révoquer une subvention ou une portion de subvention et récupérer des fonds de subvention si le bénéficiaire ne respecte pas les politiques ou le Contrat de subvention de la FTO, ou si le bénéficiaire indique qu'il n'a plus besoin de la subvention ou d'une portion de la subvention, ou ne peut pas mener à bien les activités visées par la subvention.

Pour obtenir plus d’information sur les révocations, lisez la Politique sur la révocation et la récupération d’une subvention de la FTO.

Vérifications de conformité de la subvention

La FTO effectue des vérifications de conformité de la subvention au hasard qui pourraient avoir lieu à tout moment durant une subvention. Les vérifications aident à assurer la responsabilisation, la transparence et la fiabilité de toutes les parties engagées dans la gestion de la subvention.

Les subventions sont choisies au hasard pour une vérification afin d’aider à s’assurer que le financement de la FTO a été dépensé tel que déclaré dans le Rapport d’étape ou le Rapport final. Durant la vérification, la FTO validera les dépenses et les résultats de projet déclarés.

  • Tous les documents financiers et liés au projet soumis au cours de la vérification doivent être exacts et refléter les activités réalisées durant votre projet. 
  • Tous les renseignements fournis seront traités de façon confidentielle et seront utilisés uniquement pour la vérification.
  • Conformément au Contrat de subvention, vous devez conserver l’ensemble des originaux de factures, des fiches de paie et des autres documents financiers durant au moins 6 (six) ans, après l'achèvement de la subvention.

En mettant en œuvre ces mesures de responsabilisation, nous assurons la transparence et l'efficacité de l'utilisation des fonds publics, ce qui a ultimement un impact important sur les communautés que nous servons.

Une vérification est effectuée dans le Portail de subventions de la FTO et comporte deux sections principales :

1) Budget de projet

Dans le Rapport d'étape ou le Rapport final, vous avez déclaré les montants réels dépensés à ce jour pour chacun des postes budgétaires approuvés. Dans le cadre de la vérification, vous devez fournir des documents pour chacun des montants dépensés déclarés à ce jour.

Chaque dépense devrait être accompagnée de trois types de preuves : budget, débit et paiement. En voici une brève description :

Preuve de budget
  • Fournissez un grand livre propre à la subvention; ou
  • Un grand livre général annoté qui met en évidence les dépenses liées à la subvention de la FTO.
Preuve de débit
  • Provide formal invoices for goods or services received (estimates will not be accepted).
  • Provide a copy of the hiring contract for purchased services (external hires/contracts).
  • When a purchased service contract includes deliverables such as reports, submit the completed reports alongside the financial documents.
Preuve de paiement
  • Conservez des copies des reçus, talons de chèques ou chèques annulés, fiches de paie (pas de T4), relevés bancaires ou relevés de cartes de crédit (avec les informations sensibles judicieusement masquées), ou des confirmations de virement de fonds électronique.
Documents spécifiques pour des dépenses particulières
  • Dépenses d’évaluation : Joignez les rapports d’évaluation qui prouvent les dépenses réclamées.
  • Services externes : Si vous avez fait appel à des services externes, conservez une copie numérique du contrat et de tout livrable ou rapport.
Pour les subventions du FPJ : Les reçus et documents financiers sont habituellement fournis par l’organisme mentor. Cependant, il est de mise pour les groupes communautaires d’assurer un suivi de leurs propres dépenses et de conserver une copie des reçus.

2) Impact sur la communauté

Dans le Rapport d'étape ou le Rapport final, vous avez fait état des résultats que vous deviez obtenir. Dans le cadre de la vérification, vous devez soumettre des documents qui confirment les résultats.

Types de documents acceptables
  • Feuilles de présence ou formulaires d'inscription à des événements ou des programmes
  • Photos ou vidéos illustrant les ateliers, les cours, les événements, l'équipement acheté ou l'espace rénové
  • Correspondance, comme des courriels, confirmant la tenue des activités
  • Affichages de médias sociaux qui rendent compte des étapes importantes ou des événements du projet
  • Rapports officiels, comptes rendus de réunions, ordres du jour et tout autre document confirmant la réalisation des activités
  • Présentations et contenu utilisés pour les programmes
  • Plans stratégiques
  • Matériel de ressources qui a été remis aux participants
Conseils pour une documentation efficace

Utilisez les lignes directrices suivantes pour fournir une documentation adéquate qui facilitera le processus de vérification :

  • Démontrez vos résultats : Soumettez des documents clairs, pertinents pour votre subvention et montrant comment vous avez obtenu vos résultats de projet.
  • Organisez et étiquetez les pièces jointes : Utilisez des noms de fichiers descriptifs, numérotez les documents et nommez-les de façon cohérente.
  • Masquez les informations personnelles : Masquez les informations sensibles et/ou personnelles aux fins de confidentialité et de respect de la vie privée.
  • Résumez de grandes quantités d'informations : Résumez de grandes quantités d'informations pour montrer les résultats du projet en utilisant des échantillons de registres clés. Posez-vous la question suivante : « Quelles preuves démontreraient de façon concluante que les résultats déclarés ont été obtenus? »
  • Utilisez des estimations : Selon le cas, téléversez une explication claire de la façon dont les estimations ont été calculées pour les résultats attendus de votre projet.
  • Ne soumettez pas à nouveau les documents : Si vous avez déjà soumis les documents requis avec votre rapport, veuillez indiquer qu’ils y ont été inclus.

  • Rapprochement et suivis réguliers : Rapprochez continuellement vos dépenses. Cette pratique est cruciale pour éviter les déclarations erronées lorsqu’il est temps de produire les rapports d'étape ou le Rapport final. Une bonne habitude consiste à examiner vos dépenses et à les faire correspondre à votre plan budgétaire toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres, selon le volume de transactions. Tenez un registre propre à la subvention pour suivre les dépenses par rapport aux montants budgétaires approuvés.

  • Les détails concernant les taxes sont importants : En tant qu'organisme de bienfaisance ou organisme sans but lucratif enregistré, vous devez tenir compte des déclarations de taxes dans vos rapports de dépenses à la FTO. Vous devez inclure uniquement la portion non remboursable de la TVH/TPS dans vos rapports. Cela assure la conformité et l'exactitude de vos états financiers.

  • Soyez prêts à répondre aux questions : Ayez toujours une explication pour chaque entrée dans vos livres. Si une dépense particulière ne semble pas claire, documentez votre raisonnement. Cela vous sera précieux si des éclaircissements sont demandés au cours d’une vérification.

  • La documentation est essentielle : Gardez vos documents en ordre. Un système de classement solide (de préférence numérique) vous permettra d’épargner du temps et des efforts au cours d’une vérification.

Si vous avez besoin d'aide pour suivre vos dépenses, veuillez communiquer avec votre chef de programme.

De jeunes entrepreneurs en réunion au bureau.

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Le chef de programme affecté à votre subvention est disponible pour vous guider et vous appuyer durant la réalisation de votre projet. Restez en communication et engagé avec votre chef de programme. Cette personne est là pour vous aider!

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