Exigences à l’égard des bénéficiaires
La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) est engagée à renforcer la capacité du secteur sans but lucratif en Ontario et investit dans des projets locaux qui contribuent à bâtir des communautés saines et dynamiques.
Les organismes qui reçoivent du financement de la FTO doivent participer à des séances d’orientation. Ces rencontres porteront sur les principales attentes et exigences de la subvention et devront être tenues avant que les subventions puissent être activées.
Activation d’une subvention
Contrat de subvention
Le Contrat de subvention est une entente légale entre un organisme et la Fondation Trillium de l'Ontario. Il est important que le contact signataire et les personnes engagées dans l'initiative financée le lisent attentivement afin de s'assurer que tout le monde comprend bien les conditions de la subvention.
Le Contrat de subvention sera envoyé par courriel au signataire depuis secure@signority.com. Assurez-vous de vérifier votre répertoire Courrier indésirable. Le contrat envoyé par courriel contiendra les directives permettant au signataire de le signer électroniquement. Une fois le contrat reçu par le signataire, il doit être examiné, signé et soumis dans les 60 jours suivant sa réception pour qu’il reste valide.
Une subvention n’est pas activée avant que le Contrat de subvention ait été signé et retourné à la FTO.
Le Contrat de subvention comprend les éléments suivants :
- Conditions rattachées à une subvention. Par exemple :
- les versements de la subvention peuvent être retenus, ou on peut mettre fin à la subvention, si les progrès d'un bénéficiaire ne sont pas jugés satisfaisants ou si l'organisme n'a pas respecté les politiques et les conditions de la FTO.
- Le bénéficiaire reconnaît que la seule responsabilité lui revient de prendre des mesures raisonnables lorsqu’il sélectionne et supervise des bénévoles et des employés qui participeront d’une quelconque manière à l’initiative décrite à l’Annexe A afin d’assurer un environnement sain et sécuritaire. La FTO s’attend à ce que le bénéficiaire ait ou établisse une politique dans le but de satisfaire sa seule responsabilité de sélection et de supervision, et elle s'attend à ce qu’il s’assure la conformité avec la politique.
- Le bénéficiaire doit souscrire et maintenir une protection d’assurance, y compris, entre autres, une assurance des biens, une assurance risques divers et une assurance responsabilité civile, appropriée pour ses activités. La protection d’assurance appropriée doit être maintenue pour la durée de la subvention.
- Le bénéficiaire déclare et atteste qu’il a lu la Politique d’admissibilité de la FTO, qui peut être modifiée de temps à autre, qu’il y est conforme et qu’il convient de continuer de s’y conformer.
- Déclaration et page de signatures d’autorisation
- Annexe A, qui contient les détails de la subvention
- Les résultats que les bénéficiaires sont censés obtenir et dont ils doivent rendre compte. Ces renseignements sont tirés directement de la demande de subvention.
- La description détaillée du budget de subvention pour l'ensemble de la subvention. Les bénéficiaires sont censés dépenser les fonds de la subvention conformément aux dépenses mentionnées dans les postes budgétaires approuvés.
- Le Calendrier de versements et de rapports, qui indique quand tous les versements seront émis et quand tous les rapports de subvention devront être soumis.
En signant le Contrat de subvention, le bénéficiaire déclare que toutes les personnes engagées dans l’initiative financée, comme le personnel du projet du bénéficiaire, ainsi que les membres de la haute direction ou du conseil d’administration, ont lu et compris le Contrat de subvention ainsi que toutes les politiques de la FTO.
À noter : Des changements au Contrat de subvention et à l’Annexe A peuvent être apportés seulement par écrit, et les signatures des personnes autorisées du bénéficiaire et de la FTO sont alors exigées.
Renseignements bancaires
Une fois que le Contrat de subvention aura été signé, les bénéficiaires devront fournir leurs renseignements bancaires par l’entremise du portail en ligne de la FTO. Les versements de la subvention seront déposés directement dans le compte bancaire de l'organisme.
Tous les nouveaux bénéficiaires et les bénéficiaires ayant déjà obtenu une subvention de la FTO doivent suivre ce processus avant que le premier versement puisse être émis. Si vous avez besoin d'une aide additionnelle, veuillez communiquer avec notre équipe.
Directives bancaires pour les nouveaux bénéficiaires :
Étape 1 : Dans le portail en ligne, entrez le nom de la banque et le numéro de compte de l’organisme pour cette subvention et téléversez un chèque annulé ou une lettre de dépôt direct de la banque.
- Assurez-vous que le numéro du compte bancaire que vous entrez est le même que celui inscrit sur le chèque annulé ou la lettre de dépôt direct. Les numéros de compte inexacts entraîneront des retards.
- Seuls les chèques sur lesquels figurent le nom et l’adresse de l’organisme seront acceptés. Si vous n’avez pas de chèque, demandez à votre banque une lettre de dépôt direct que vous téléchargerez.
Étape 2 : Liez les renseignements bancaires de votre organisme à votre demande de subvention approuvée.
Directives bancaires pour les bénéficiaires ayant déjà obtenu une subvention de la FTO
- Option 1 : Utilisez le compte bancaire déjà enregistré pour la dernière subvention approuvée que l'organisme a obtenue de la FTO. Le compte existant sera répertorié dans le portail en ligne et il doit être lié à la nouvelle subvention.
- Option 2 : Téléversez un nouveau numéro de compte bancaire en suivant les directives à l’intention des nouveaux bénéficiaires (ci-dessus).
Réalisation d’une subvention
Rapports
Engagement du bénéficiaire
Un engagement du bénéficiaire est un appel téléphonique avec le chef de programme affecté à la subvention. Le but de cet appel est de s'assurer que la subvention est en bonne voie d’atteindre les objectifs. Si le chef de programme est satisfait de l’engagement du bénéficiaire, il émettra le prochain versement. Dans certains cas, les bénéficiaires ont un engagement du bénéficiaire prévu dans leur Calendrier de versements et de rapports, qui est déterminé par le montant de la subvention ou le type de subvention.
Veuillez noter que les engagements des bénéficiaires s'appliquent seulement aux subventions de croissance et à certaines subventions du Fonds pour les communautés résilientes. Consultez le Calendrier de versements et de rapports du Contrat de subvention pour obtenir plus d'information.
Rapports d’étape
Des rapports d'étape sont soumis annuellement pour chaque année de la subvention afin de rendre compte des progrès de l'initiative et de l'utilisation des fonds de subvention.
Budget (Feuillet de travail financier)
Les rapports ne doivent pas inclure les dépenses financées par d’autres sources, ni les coûts pour lesquels l’organisme a reçu un rabais, un crédit ou un remboursement ou est admissible à ceux-ci, comme la TVH.
- Les bénéficiaires peuvent réaffecter des fonds dans une même catégorie budgétaire sans une approbation préalable et doivent rendre compte de ces changements dans leurs rapports d’étape et leur rapport final.
- Les réaffectations entre les catégories budgétaires requièrent le consentement écrit préalable de la FTO. Les bénéficiaires doivent discuter de ces types de réaffectation avec leur chef de programme. Veuillez lire la politique Réaffectation des fonds de subvention de la FTO.
Reconnaissance de la subvention
Tous les bénéficiaires doivent reconnaître la FTO et notre bailleur de fonds, le gouvernement de l’Ontario. La FTO vous informera de la date à laquelle vous pourrez commencer les activités de reconnaissance liées à votre subvention.
La FTO assigne un conseiller en communications à tous les bénéficiaires pour les aider à préparer leurs activités de reconnaissance et répondre à leurs questions sur les communications. Prenez connaissance des exigences de reconnaissance des subventions pour comprendre ce que l’on attend de votre reconnaissance de subvention de la FTO.
Une fois la subvention fermée, nous demandons que certaines reconnaissances publiques de la FTO soient supprimées ou retirées. Cela inclut les éléments suivants de votre organisme :
- Site Web : Supprimez la reconnaissance de la FTO dans les trois mois suivant la fermeture de la subvention.
- Matériel promotionnel (en ligne et imprimé) lié au projet financé par la FTO : Supprimez la reconnaissance de la FTO lorsque le matériel sera recréé ou réutilisé.
- Bulletins et activités de médias sociaux : Supprimez la reconnaissance de la FTO de vos activités de communications externes.
Les documents corporatifs portant la date et l’heure ainsi que les éléments d’immobilisations et l’équipement qui incluent la reconnaissance de la FTO n’ont pas besoin d’être mis à jour ou modifiés. Cela inclut ce qui suit :
- Rapports annuels et plans d’affaires
- Véhicules et autre équipement fixe ou non fixe
- Plaques, gravures ou affiches permanentes
- Vidéos
Fermeture d’une subvention
Rapport final
Tous les bénéficiaires doivent soumettre un rapport final dans le cadre de leur Contrat de subvention. La date limite de soumission du rapport est indiquée dans le portail en ligne et dans l'Annexe A du Contrat de subvention. Un rappel par courriel sera envoyé au contact de l'organisme 30 jours avant la date limite de soumission du rapport. Le rapport doit être rempli et soumis dans le portail en ligne de la FTO. L'examen et l'approbation du rapport final sont nécessaires avant que le versement final puisse être émis. Si vous éprouvez des problèmes techniques lors de la soumission des rapports, communiquez avec le Centre de soutien de la FTO au 1 800 263-2887, ou à otf@otf.ca.
Budget (Feuillet de travail financier)
Les montants déclarés sous « Dépensé à ce jour » ne doivent pas excéder le montant de subvention octroyé. Tous les coûts additionnels engagés par l’initiative peuvent être déclarés sous l’onglet « Soutien additionnel ».
Déclaration des postes équivalents temps plein
Sous l’onglet « Impact économique », la FTO demande de préciser le nombre total d’employés ETP (équivalents temps plein) financés par l’argent de la subvention de la FTO. Cela inclut toutes les heures des personnes employées et des personnes non employées payées à même la subvention, notamment les entrepreneurs, les ingénieurs, les travailleurs et les consultants.
Versement final
La FTO retient une portion de la subvention OTF jusqu’à ce que le bénéficiaire ait soumis le rapport final et que la FTO ait examiné le rapport afin de vérifier que la subvention a été réalisée de façon satisfaisante :
- Pour les subventions d’une seule année, 10 % de la subvention totale sera retenu.
- Pour les subventions échelonnées sur plus d’un an, 10 % du budget de la dernière année de la subvention sera retenu.
Comme il s’agit d’un versement rétroactif, les bénéficiaires doivent planifier leur trésorerie afin de s’assurer de pouvoir assumer le 10 % final des dépenses jusqu’à ce que l’initiative soit terminée et que le rapport final ait été examiné.
Veuillez lire la politique Versement des paiements aux bénéficiaires de la FTO.
Vérifications
La FTO est responsable des résultats qu'elle obtient et de l'utilisation des fonds qu'elle investit dans les organismes sans but lucratif de l'Ontario. En retour, tous nos bénéficiaires de subvention sont responsables de la manière dont ils utilisent les fonds de la FTO, ainsi que des résultats qu'ils obtiennent grâce à ces fonds. Chaque année, la FTO effectue des vérifications de conformité de subventions sélectionnées au hasard. Le fait de tenir un bon compte des dépenses et de bien suivre les activités de projet aidera les bénéficiaires à être prêts si leur subvention devait être vérifiée. Les bénéficiaires doivent conserver tous les dossiers propres à la subvention pendant six ans et devront fournir ces dossiers s’ils sont choisis pour une vérification.
Révocations
La FTO souhaite que toutes les subventions soient réussies et travaillera pour résoudre toutes les difficultés qui pourraient survenir. Cependant, dans certains cas, une subvention, ou une portion de subvention, peut être révoquée. Cette mesure est souvent mise de l’avant selon une entente entre la FTO et le bénéficiaire, et elle survient habituellement en raison de fonds de subvention inutilisés. Pour obtenir plus d’information sur les révocations, veuillez lire la Politique sur la révocation d’une subvention de la FTO.
Questions?
Le chef de programme affecté à chaque subvention communiquera avec les bénéficiaires de subvention retenus pour répondre à toute question et passer en revue les exigences du bénéficiaire mentionnées dans cette page.
Here is a collection of examples of project documentation that you should track and keep on hand. Remember to check the available reports in OTFs’ Granting Portal to familiarize yourself with reporting requirements specific to your grant:
Project activities and learning
- Program/lesson plans, content materials and/or curriculum
- Pictures, videos, social media posts
- Number of ‘new followers’ on social media and visits to website
- Promotional materials and products created (magazine, toolkits, research, etc.)
- Planning and debrief meeting notes including factors of success and challenges.
- Communication (emails, invitations, etc.)
- Participant feedback and evaluation according to measurement and evaluation requirements
Spending of OTF funds
- Spending within each budget line
- In-kind resources and supports received and their value
- Receipts and invoices
- Honorarium forms
Beneficiaries engagement
- Attendance in project activities including meetings, gatherings, weekly programs, workshops, events, etc.
- Registration forms
- # of FTE (Full Time Employees) staff
Volunteer engagement
- Number of volunteers and hours contributed to your funded project
- YOF grantees need to track the age of volunteers
- Vulnerable Sector Screening records
Please connect with your Program Manager to discuss tracking tools that may be helpful.
Rescinds
OTF may rescind a grant or a portion of a grant and recover grant funds when the grantee is in violation of OTF Policies or the Grant Contract, or where the grantee indicates they no longer need the grant or a portion of the grant, or cannot complete the activities of the grant.
For more information about rescinds, read OTF’s Grant Rescind and Recovery Policy.
Grant Compliance Audits
| OTF conducts random Grant Compliance Audits which can happen at any time during the life of a grant. Audits help ensure accountability, transparency and reliability of all parties involved in the management of the grant. |
Grants are randomly selected for an audit to help ensure that OTF funding has been spent as reported in the Progress Report or Final Report. During the audit, OTF will validate the reported expenditures and project results.
- All financial and project-related documents submitted during the audit should be accurate and reflect the activities delivered through your project.
- All information provided will be treated with confidentiality and will only be used for the audit.
- As per the Grant Contract, you are required to maintain all original invoices, paystubs, and other financial documents for at least 6 (six) years, after the completion of the grant.
By implementing these accountability measures, we ensure transparency and efficiency in the use of public funds, ultimately making a significant impact on the communities we serve.
An audit is completed in OTF’s Granting Portal and has 2 main sections:
1) Project Budget
In the Progress Report or Final Report, you reported actual amounts spent to date for each of the approved budget items. As part of the audit, you must provide documentation for each of the reported amounts spent to date.
Each expense should come with three types of proof: budget, charge, and payment. Here's a quick breakdown:
Proof of Budget
- Provide a grant-specific ledger; or
- An annotated general ledger that highlights the OTF grant-related expenses.
Proof of Charge
- Provide formal invoices for goods or services received (estimates will not be accepted).
- Provide a copy of the hiring contract for purchased services (external hires/contracts).
- When a purchased service contract includes deliverables such as reports, submit the completed reports alongside the financial documents.
Proof of Payment
- Keep copies of receipts, cheque stubs or cancelled cheques, payroll records (no T4s), bank statements or credit card statements (with sensitive information sensibly redacted), or EFT confirmations.
Specific documents for particular expenses
- Evaluation Expenses: Attach evaluation reports that substantiate the claimed expenses.
- External Services: If you have contracted external services, keep a digital copy of the contract and any related deliverables or reports.
| For YOF grants: Receipts and financial documents are usually provided by the Organization Mentor. However, it is good practice for grassroots groups to track their own expenses and keep a copy of receipts. |
2) Community Impact
In the Progress Report or Final Report, you reported on the results you were to achieve. As part of the audit, you need to submit documentation that verify the results.
Types of Acceptable Documentation
- Attendance/sign-in sheets of registration forms for events or programming.
- Photographs or videos showcasing workshops, classes, events, equipment purchased, or space renovated.
- Correspondence, such as emails, confirming the occurrence of activities.
- Social media posts capturing project milestones or events.
- Official reports, meeting minutes, agendas, and any other records that verify the completion of activities.
- Presentations and Content Used for Programming
- Strategic Plans
- Resource Materials that Have Been Shared with Beneficiaries
Guidance for Effective Documentation
Use the following guidelines to provide adequate documentation that will help the audit process:
- Demonstrate your results: Submit documents that are clear, relevant to your grant, and show how you achieved your project results.
- Organize and label attachments: Use descriptive file names, number documents, and name documents in a consistent manner.
- Redact personal information: Redact sensitive and/or personal information for privacy and confidentiality.
- Summarize large volumes of information: Summarize large amounts of information to show project results using samples of key records. Ask yourself, “What evidence would conclusively demonstrate that the reported results have occurred?”
- Use estimates: If applicable, upload a clear explanation of how estimates were calculated for your anticipated project results.
- Don’t resubmit documentation: If you have already submitted required documentation with your report, please indicate that these documents were included with your report.
- Regular Reconciliation/Tracking: Continually reconcile your expenses. This practice is crucial to avoid misreporting when it comes time for progress or Final Reports. A good habit is to review and match your expenses with your budget plan weekly/monthly/quarterly depending on the volume of transactions. Maintain a grant specific ledger to keep track of expenses compared to approved budget amounts.
- Tax Details Matter: As a registered charity or non-profit, be mindful of tax reporting in your expensereports to OTF. You should only include the non-rebatable portion of the HST/GST in your reports. This ensures compliance and accuracy in your financial statements.
- Stay Question-Ready: Always have an explanation for each entry in your books. If a particular expense seems unclear, document your reasoning. This will be invaluable if clarification is required during an audit.
- Documentation Is Key: Keep your documents orderly. Having a robust filing system (preferably digital), will save you time and effort during an audit.
If you need support about how to track your expenses, please contact your Program Manager.
