Exigences à l’égard des bénéficiaires

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) est engagée à renforcer la capacité du secteur sans but lucratif en Ontario et investit dans des projets locaux qui contribuent à bâtir des communautés saines et dynamiques.

Une fois les demandes de subvention approuvées par le conseil d'administration de la FTO, le chef de programme affecté à une subvention communiquera avec le contact signataire indiqué pour le féliciter et fixer un moment pour une rencontre d'orientation individuelle. Ces rencontres porteront sur les principales attentes et exigences de la subvention et devront être tenues avant que les subventions puissent être activées.

Avant la rencontre d’orientation

  1. Lisez le contenu de cette page
    On demande aux organismes qui reçoivent du financement de la FTO d'examiner l’information contenue dans cette page qui porte sur les éléments essentiels du Contrat de subvention de la FTO, ainsi que sur les obligations et attentes légales en tant que bénéficiaire d'une subvention.
  2. Confirmez la date de début
    Veuillez confirmer avec votre personnel que la date de début indiquée dans votre demande est réalisable. Si vous souhaitez modifier votre date de début, choisissez la nouvelle date avant votre rencontre avec votre chef de programme de la FTO.
  3. Vérifiez le contact signataire
    Le contact signataire est la personne qui a l'autorité légale de signer le Contrat de subvention de la FTO au nom de l'organisme. Si le signataire de votre organisme a changé depuis la soumission de votre demande de subvention, vous devez mettre à jour cette information dès que possible. Veuillez demander à un représentant principal de votre organisme d'envoyer un courriel au Centre de soutien de la FTO à otf@otf.ca incluant les renseignements relatifs au nouveau contact signataire.

Activation d’une subvention

Contrat de subvention

Le Contrat de subvention est une entente légale entre un organisme et la Fondation Trillium de l'Ontario. Il est important que le contact signataire et les personnes engagées dans l'initiative financée le lisent attentivement afin de s'assurer que tout le monde comprend bien les conditions de la subvention. 

Le Contrat de subvention sera envoyé par courriel au signataire depuis secure@signority.com. Assurez-vous de vérifier votre répertoire Courrier indésirable. Le contrat envoyé par courriel contiendra les directives permettant au signataire de le signer électroniquement. Une fois le contrat reçu par le signataire, il doit être examiné, signé et soumis dans les 60 jours suivant sa réception pour qu’il reste valide.

Une subvention n’est pas activée avant que le Contrat de subvention ait été signé et retourné à la FTO. 

Le Contrat de subvention comprend les éléments suivants :

  • Conditions rattachées à une subvention

    • Les conditions indiquent comment la FTO procédera dans certaines situations. Par exemple : les versements de la subvention peuvent être retenus, ou on peut mettre fin à la subvention, si les progrès d'un bénéficiaire ne sont pas jugés satisfaisants ou si l'organisme n'a pas respecté les politiques et les conditions de la FTO.
  • Déclaration et page de signatures d’autorisation

  • Annexe A, qui contient les détails de la subvention

    • Les résultats que les bénéficiaires sont censés obtenir et dont ils doivent rendre compte. Ces renseignements sont tirés directement de la demande de subvention. 
    • La description détaillée du budget de subvention pour l'ensemble de la subvention. Les bénéficiaires sont censés dépenser les fonds de la subvention conformément aux dépenses mentionnées dans les postes budgétaires approuvés. 
    • Le Calendrier de versements et de rapports, qui indique quand tous les versements seront émis et quand tous les rapports de subvention devront être soumis.

En signant le Contrat de subvention, le bénéficiaire déclare que toutes les personnes engagées dans l’initiative financée, comme le personnel du projet du bénéficiaire, ainsi que les membres de la haute direction ou du conseil d’administration, ont lu et compris le Contrat de subvention ainsi que toutes les politiques de la FTO

À noter : Des changements au Contrat de subvention et à l’Annexe A peuvent être apportés seulement par écrit, et les signatures des personnes autorisées du bénéficiaire et de la FTO sont alors exigées.

Renseignements bancaires

Une fois que le Contrat de subvention aura été signé, les bénéficiaires devront fournir leurs renseignements bancaires par l’entremise du portail en ligne de la FTO. Les versements de la subvention seront déposés directement dans le compte bancaire de l'organisme. Tous les nouveaux bénéficiaires et les bénéficiaires ayant déjà obtenu une subvention de la FTO doivent suivre ce processus avant que le premier versement puisse être émis. Veuillez noter qu'il s'agit d'un processus en deux étapes. On peut trouver des directives additionnelles concernant ce processus en utilisant le bouton « Aide » dans le coin supérieur droit du portail en ligne. Si vous avez besoin d'une aide additionnelle, veuillez communiquer avec notre équipe.

Directives bancaires pour les nouveaux bénéficiaires :

Étape 1 : Dans le portail en ligne, entrez le nom de la banque et le numéro de compte de l’organisme pour cette subvention et téléversez un chèque annulé ou une lettre de dépôt direct de la banque.   

  • Assurez-vous que le numéro du compte bancaire que vous entrez est le même que celui inscrit sur le chèque annulé ou la lettre de dépôt direct. Les numéros de compte inexacts entraîneront des retards. 
  • Seuls les chèques sur lesquels figurent le nom et l’adresse de l’organisme seront acceptés. Si vous n’avez pas de chèque, demandez à votre banque une lettre de dépôt direct que vous téléchargerez.

Étape 2 : Liez les renseignements bancaires de votre organisme à votre demande de subvention approuvée.

Directives bancaires pour les bénéficiaires ayant déjà obtenu une subvention de la FTO

  • Option 1 : Utilisez le compte bancaire déjà enregistré pour la dernière subvention approuvée que l'organisme a obtenue de la FTO. Le compte existant sera répertorié dans le portail en ligne et il doit être lié à la nouvelle subvention.
  • Option 2 : Téléversez un nouveau numéro de compte bancaire en suivant les directives à l’intention des nouveaux bénéficiaires (ci-dessus).

Réalisation d’une subvention

Rapports

Engagement du bénéficiaire

Un engagement du bénéficiaire est un appel téléphonique avec le chef de programme affecté à la subvention. Le but de cet appel est de s'assurer que la subvention est en bonne voie d’atteindre les objectifs. Si le chef de programme est satisfait de l’engagement du bénéficiaire, il émettra le prochain versement. Dans certains cas, les bénéficiaires ont un engagement du bénéficiaire prévu dans leur Calendrier de versements et de rapports, qui est déterminé par le montant de la subvention ou le type de subvention.

Veuillez noter que les engagements des bénéficiaires s'appliquent seulement aux subventions de croissance et à certaines subventions du Fonds pour les communautés résilientes. Consultez le Calendrier de versements et de rapports du Contrat de subvention pour obtenir plus d'information. 

Rapports d’étape

Des rapports d'étape sont soumis annuellement pour chaque année de la subvention afin de rendre compte des progrès de l'initiative et de l'utilisation des fonds de subvention.

Budget (Feuillet de travail financier)

Les rapports ne doivent pas inclure les dépenses financées par d’autres sources, ni les coûts pour lesquels l’organisme a reçu un rabais, un crédit ou un remboursement ou est admissible à ceux-ci, comme la TVH.

  • Les bénéficiaires peuvent réaffecter des fonds dans une même catégorie budgétaire sans une approbation préalable et doivent rendre compte de ces changements dans leurs rapports d’étape et leur rapport final. 
  • Les réaffectations entre les catégories budgétaires requièrent le consentement écrit préalable de la FTO. Les bénéficiaires doivent discuter de ces types de réaffectation avec leur chef de programme. Veuillez lire la politique Réaffectation des fonds de subvention de la FTO.

Reconnaissance de la subvention 

Tous les bénéficiaires doivent reconnaître la FTO et notre bailleur de fonds, le gouvernement de l’Ontario. La reconnaissance publique d’une subvention de la FTO est une façon importante de promouvoir et célébrer le travail que les organismes accomplissent et permet à la FTO de faire preuve de reddition de comptes et de transparence dans sa distribution des fonds. 

La FTO affecte un conseiller en communications à toutes les subventions pour aider les bénéficiaires dans leurs activités de reconnaissance et répondre aux questions relatives aux communications. Avant de planifier un événement, de préparer un communiqué de presse, d'inviter un député provincial local ou d’utiliser le logo de la FTO, un bénéficiaire doit communiquer avec son conseiller en communications de la FTO au moins trois semaines à l’avance. 

Pour trouver le conseiller en communications affecté à votre région et pour en apprendre davantage sur la reconnaissance des subventions, veuillez consulter les Exigences de reconnaissance des subventions.
 

Fermeture d’une subvention

Rapport final

Tous les bénéficiaires doivent soumettre un rapport final dans le cadre de leur Contrat de subvention. La date limite de soumission du rapport est indiquée dans le portail en ligne et dans l'Annexe A du Contrat de subvention. Un rappel par courriel sera envoyé au contact de l'organisme 30 jours avant la date limite de soumission du rapport. Le rapport doit être rempli et soumis dans le portail en ligne de la FTO. L'examen et l'approbation du rapport final sont nécessaires avant que le versement final puisse être émis. Si vous éprouvez des problèmes techniques lors de la soumission des rapports, communiquez avec le Centre de soutien de la FTO au 1 800 263-2887, ou à otf@otf.ca.

Budget (Feuillet de travail financier)

Les montants déclarés sous « Dépensé à ce jour » ne doivent pas excéder le montant de subvention octroyé. Tous les coûts additionnels engagés par l’initiative peuvent être déclarés sous l’onglet « Soutien additionnel ». 

Déclaration des postes équivalents temps plein

Sous l’onglet « Impact économique », la FTO demande de préciser le nombre total d’employés ETP (équivalents temps plein) financés par l’argent de la subvention de la FTO. Cela inclut toutes les heures des personnes employées et des personnes non employées payées à même la subvention, notamment les entrepreneurs, les ingénieurs, les travailleurs et les consultants.

Versement final

La FTO retient une portion de la subvention OTF jusqu’à ce que le bénéficiaire ait soumis le rapport final et que la FTO ait examiné le rapport afin de vérifier que la subvention a été réalisée de façon satisfaisante :

  • Pour les subventions d’une seule année, 10 % de la subvention totale sera retenu.
  • Pour les subventions échelonnées sur plus d’un an, 10 % du budget de la dernière année de la subvention sera retenu.

Comme il s’agit d’un versement rétroactif, les bénéficiaires doivent planifier leur trésorerie afin de s’assurer de pouvoir assumer le 10 % final des dépenses jusqu’à ce que l’initiative soit terminée et que le rapport final ait été examiné.

Veuillez lire la politique Versement des paiements aux bénéficiaires de la FTO. 

Vérifications

La FTO est responsable des résultats qu'elle obtient et de l'utilisation des fonds qu'elle investit dans les organismes sans but lucratif de l'Ontario. En retour, tous nos bénéficiaires de subvention sont responsables de la manière dont ils utilisent les fonds de la FTO, ainsi que des résultats qu'ils obtiennent grâce à ces fonds. Chaque année, la FTO effectue des vérifications de conformité de subventions sélectionnées au hasard. Le fait de tenir un bon compte des dépenses et de bien suivre les activités de projet aidera les bénéficiaires à être prêts si leur subvention devait être vérifiée. Les bénéficiaires doivent conserver tous les dossiers propres à la subvention pendant six ans et devront fournir ces dossiers s’ils sont choisis pour une vérification.

Révocations

La FTO souhaite que toutes les subventions soient réussies et travaillera pour résoudre toutes les difficultés qui pourraient survenir. Cependant, dans certains cas, une subvention, ou une portion de subvention, peut être révoquée. Cette mesure est souvent mise de l’avant selon une entente entre la FTO et le bénéficiaire, et elle survient habituellement en raison de fonds de subvention inutilisés. Pour obtenir plus d’information sur les révocations, veuillez lire la Politique sur la révocation d’une subvention de la FTO.

Questions?

Le chef de programme affecté à chaque subvention communiquera avec les bénéficiaires de subvention retenus pour répondre à toute question et passer en revue les exigences du bénéficiaire mentionnées dans cette page.

Une femme souriant en utilisant son téléphone.

Nous sommes là pour vous aider!

Pour tout problème technique lié à l’accès au portail en ligne de la FTO et pour obtenir du soutien général, veuillez communiquer avec le Centre de soutien de la FTO.

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