À propos des organismes mentors

Une fois la Demande de subvention approuvée par le conseil d'administration de la FTO, l’organisme mentor assume le rôle de bénéficiaire de la subvention. En tant que bénéficiaire de subvention, il sera entièrement responsable des livrables du projet et de la gestion des fonds du projet. Il est important de noter que le bénéficiaire sera tenu de respecter les conditions du Contrat de subvention pour toute la durée de la subvention.

Les limites juridiques de la relation entre un organisme mentor et un groupe communautaire sont établies par l'Agence du revenu du Canada et sont non négociables.

• Lorsqu'une demande de subvention est soumise, aucune modification ne peut être apportée. Cela inclut le changement de l’organisme mentor ou du groupe communautaire nommés dans l’entente de collaboration.
• Si la relation entre un organisme mentor et un groupe communautaire prend fin alors qu'une subvention est active, la subvention sera révoquée. Une subvention approuvée est considérée comme étant active lorsque le Contrat de subvention est signé et jusqu'à ce que le personnel de la FTO ferme la subvention. Apprenez-en davantage sur la Politique de transfert de subventions actives de la FTO.

L’Entente de collaboration organisme mentor – groupe communautaire décrit les engagements et les conditions du partenariat que les deux parties doivent respecter lorsqu’ils réalisent un projet financé. 

L’entente de collaboration est un document PDF remplissable, et elle doit être incluse avec une demande de subvention d’innovations pour les jeunes ou d’innovations pour les familles.

En examinant l’entente de collaboration, abordez et prévoyez les attentes suivantes relatives au partenariat :

• Les principaux points de contact pour les deux parties.
• Les objectifs réalistes quant au soutien offert par l’organisme mentor.
• La fréquence des réunions, des rencontres de suivi et des soumissions de rapports formelles.
• Les outils de rapports financiers et de rapports de projet utilisés par l’organisme mentor.
• Un calendrier et un processus d’émission des fonds, de production de rapports, de rapprochement budgétaire, de gestion des dépenses de projet, de partage des connaissances et de possibilités de réseautage.
• Un mécanisme de résolution de problèmes et d’échanges de commentaires.
• Les rôles et responsabilités des deux parties concernant la préparation et la soumission de la Demande de subvention.

Politiques et procédures

• Le groupe communautaire doit « adopter » les politiques et procédures de l’OM.
• Les membres principaux du groupe communautaire doivent s'orienter vers les politiques de l’OM et ont accès aux manuels de politiques et procédures.
• Dans la mesure du possible et lorsque cela est nécessaire, l’OM et le groupe communautaire collaborent pour établir des politiques et adapter des procédures pour s’ajuster au projet de façon appropriée et être compatible avec les valeurs et les exigences des deux parties.

Assurances et responsabilité

Il est prévu que la police d'assurance existante de l’OM soit étendue pour couvrir le groupe communautaire (le groupe) et les activités de subvention telles que décrites dans le projet financé. Selon les activités du projet et les services offerts, l’OM ajoutera le groupe à son assurance, sans frais. Il est essentiel d'avoir une assurance adéquate pour aider à gérer de façon proactive les risques qui peuvent être associés aux activités et aux services offerts dans le cadre de votre projet financé par le FPJ.

Tenez compte de ce qui suit pour vous assurer que vous comprenez les besoins en assurance pour le projet financé :

Programme et services

• L'OM s'assurera qu'il a une compréhension approfondie et détaillée du projet financé, y compris les activités prévues du groupe (type, lieu, fréquence, etc.), ainsi que les personnes que le groupe servira et avec lesquelles il travaillera (les participants), afin de déterminer comment ces activités et participants s'inscrivent dans sa police d'assurance actuelle.
• Questions dont on doit tenir compte lors de l'examen de la police d'assurance :
  • Ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas dans le contexte du projet financé.
  • Qui est couvert (quels groupes de personnes sont définis comme des assurés nommés – p. ex., les bénévoles, les jeunes de moins de 18 ans).
  • Qui n'est pas couvert (p. ex., les bénévoles, les comités spéciaux).

Budget | Protection d’assurance

• Si les activités et les services offerts dans le cadre du projet financé sont très différents des programmes et des services offerts par l'OM, ce dernier doit discuter avec son fournisseur d’assurance et revoir sa police d'assurance pour inclure les activités offertes qui ne sont peut-être pas couvertes par sa police d'assurance actuelle.
• Si le groupe loue un espace pour réaliser ses activités et conclut un contrat avec un propriétaire, il s’assurera de respecter les exigences minimales en matière d'assurance locataire dans son contrat.
• Il est important de s'assurer que le bon type de protection est en place pour tout événement spécial (excursions, programmes hors des lieux, foires, festivals, etc.) que le groupe prévoit offrir. Le groupe doit discuter de toutes questions d’assurances avec son OM.

Intégration de l’équipe et du personnel du groupe communautaire

• Le groupe communautaire est responsable de pourvoir les postes d’employés et de bénévoles dans le cadre du projet financé.
• Les membres du groupe peuvent être embauchés en tant qu’entrepreneurs ou consultants de l’OM ou peuvent être ajoutés au personnel de l’OM.
• Le groupe communautaire est connecté au personnel de l’OM dans les postes clés pour mieux appuyer l’orientation et le partage des connaissances (p. ex., finances, ressources humaines, programmes).
• L’OM partage l’information sur le groupe communautaire, le projet du groupe communautaire et le rôle de l’OM avec son personnel et son conseil d’administration.
• Si un membre du groupe est aussi un employé de l’OM, il y a une délimitation claire des rôles et responsabilités, et le contact de l’OM n’est pas le membre du groupe communautaire.

Supervision du projet

• L’OM et le groupe communautaire établissent un calendrier de rencontres régulières pour assurer la progression des activités et des livrables clés ainsi que la réussite globale du projet.
• L’OM partage les outils et offre des suggestions quant au suivi de l’information relative au projet.
• L’OM examine les rapports d’étapes et le Rapport final avant qu’ils soient soumis.

Supervision financière

• L’OM fournit les données réelles du budget au FPJ à deux reprises durant la période de déclaration (au milieu et à la fin de l’année).
• L’OM offre de la formation et décrit clairement les pratiques et exigences financières (p. ex., cueillette et soumission des reçus, suivi des dépenses, appariement entre les postes budgétaires du FPJ et les codes du grand livre de l’OM).
• L’OM et le groupe négocient la fréquence des décaissements (p. ex., mensuels, chaque deux mois ou trimestriels), et les versements sont émis après la réconciliation du versement précédent.
• Le groupe communautaire fournit des projections de flux de trésorerie et reçoit les versements en conséquence.
• L’utilisation de documents partagés (p. ex., Google Docs) permet que les états financiers en temps réel soient mis à jour.
• Le groupe communautaire a un compte bancaire de groupe communautaire pour son travail.
• L’OM paie directement les factures pour de gros achats (p. ex., de l’équipement).
• Pour tout bien et/ou service évalué à plus de 10 000 $, le FPJ exige qu’au moins deux devis ou estimations soient fournis à votre CP aux fins d’approbation, afin d’aider votre groupe à établir précisément les montants budgétaires et démontrer le meilleur rapport qualité-prix.

Mentorat et autres soutiens

• Le contact de l’OM joue un rôle actif dans le soutien au groupe communautaire et à son travail.
• Les occasions de formation offertes par l’OM à son personnel s’étendent aux membres du groupe communautaire.
• L’OM connecte le groupe aux ressources et aux réseaux.
• L’OM invite le groupe à ses événements et rassemblements.

1. Planifiez la demande et la documentation

• Comprenez les critères d’admissibilité des organismes mentors.
• Prenez connaissance des prochaines dates limites.
• Réservez un appel d'encadrement.
• Utilisez les questions de la Demande d’organisme mentor pour vous préparer.
• Familiarisez-vous avec les rôles et responsabilités décrits dans l’Entente de collaboration organisme mentor – groupe communautaire.
• Découvrez comment nous définissons les groupes et organismes noirs et autochtones.
• Les organismes doivent avoir un compte de la FTO pour accéder aux demandes par l’entremise du Portail de subvention.
  • Les demandeurs ayant déjà fait affaire avec la FTO peuvent se connecter au Portail de subventions. Envoyez un courriel à yof@otf.ca pour vous assurer que vos Renseignements sur l’organisme sont à jour.
  • Vous faites affaire avec la FTO pour la première fois? Vous êtes invités à créer un compte.

2. Examen et évaluation de l’admissibilité

La FTO procédera à un examen et une évaluation pour déterminer si un organisme respecte les critères d’admissibilité d’un organisme mentor lorsque ce dernier soumettra ses Renseignements sur l’organisme.

3. Soumettez la Demande d’organisme mentor

Les organismes admissibles seront invités à remplir la Demande d’organisme mentor. 

4. Établissez un partenariat avec un groupe communautaire

• L’Entente de collaboration organisme mentor – groupe communautaire décrit les rôles, les responsabilités et les conditions de l’organisme mentor et du groupe communautaire réalisant un projet financé par l’entremise du Fonds Perspectives Jeunesse.
• L’organisme mentor et le groupe communautaire doivent travailler ensemble pour remplir, examiner et signer l’entente.
• Les groupes communautaires soumettent l’entente de collaboration finale et signée avec la Demande de subvention au nom de la collaboration. (Cela est requis pour tous les demandeurs de subvention d’innovations pour les jeunes et d’innovations pour les familles qui ont été présélectionnés et invités à exécuter le processus de demande de subvention.

Note : Les organismes mentors peuvent aussi agir à titre d’organisme principal dans un projet de collaboration pour une subvention d’innovations des systèmes. Cependant, ils ne peuvent pas excéder les limites de subventions et d’autres exigences.

1. Dressez une courte liste de deux ou trois organismes mentors potentiels

Dressez d’abord une liste d’organismes dont le travail est compatible avec le vôtre. Examinez la liste des organismes mentors potentiels préapprouvés.

Vous pouvez aussi communiquer avec d’autres groupes communautaires et leur demander avec quels organismes mentors ils ont travaillé et découvrir les leçons qu’ils ont tirées.

Posez-vous les questions suivantes :

• Avez-vous un mentor ou un adulte allié qui pourrait vous recommander des organismes mentors?
• Votre groupe a-t-il déjà des liens avec des organismes par l’entremise de programmes précédents, de bénévolat, etc.?
• Y a-t-il des organismes admissibles dans votre communauté avec lesquels vous aimeriez former un partenariat?

2. Apprenez-en davantage sur les organismes mentors de votre courte liste

Approfondissez votre compréhension des organismes mentors potentiels de votre liste et apprenez-en le plus possible sur leur travail. Cherchez à savoir qui ils servent, quels services ils offrent et si vous partagez une mission et un mandat semblables.

• Partagent-ils vos valeurs fondamentales?
• Ce partenariat sera-t-il mutuellement enrichissant?
• Ont-ils la capacité d’appuyer le projet de votre groupe?
• Ont-ils travaillé avec d'autres groupes communautaires?

Assurez-vous que les organismes mentors de votre courte liste respectent les critères d'admissibilité de la FTO.

3. Sélectionnez un organisme mentor et commencez à établir une relation

Prenez rendez-vous avec le directeur général de l'organisme ou un autre membre de la haute direction et utilisez le guide de conversation fourni. Comme le personnel de première ligne n’a pas le pouvoir de signature pour accepter ce partenariat, il est crucial de communiquer avec une personne de la haute direction ou d’un niveau plus élevé.

• Renseignez-vous sur la capacité de l’organisme à appuyer des groupes communautaires et sur son intérêt à devenir un organisme mentor. Il n’a peut-être pas la capacité de s’associer à vous pour le moment, ou il a peut-être déjà formé un partenariat avec autre groupe communautaire.
• Si l’organisme n’est pas en mesure de former un partenariat avec vous, demandez-lui s’il recommande d'autres organismes que vous pourriez approcher.
• Expliquez les objectifs de votre projet, le budget et le plan de projet. Démontrez la valeur que votre projet apporte à l'organisme et la façon dont il s'inscrit dans sa mission et ses programmes.

Rappelez-vous que vous devez recevoir son approbation avant de décider d’accepter l’organisme comme votre organisme mentor et de planifier votre Déclaration d’intérêt.

4. Prévoyez les frais de soutiens généraux et administratifs

Bien qu’il puisse être difficile de parler d’argent, il est important de discuter de ces coûts de projet avec l’organisme mentor avant de soumettre une Demande de subvention.

Les organismes mentors ont accès à 15 % du budget de la subvention pour les frais de soutiens généraux et administratifs.

Ayez une conversation fructueuse avec un organisme mentor

Posez les questions suivantes :

• Pourquoi souhaitez-vous mentorer des groupes communautaires et travailler avec eux?
• Votre organisme a-t-il déjà agi à titre d’organisme mentor?
  • Pouvez-vous nous parler des leçons tirées de vos expériences de travail avec d’autres groupes?
• Avez-vous déjà de l’expérience avec la FTO?
• Votre organisme respecte-t-il les critères d’admissibilité de la FTO?
  • Avez-vous la capacité (expertise, outils, compétences et ressources) et l'infrastructure (politiques, assurances et personnel) nécessaires pour nous appuyer?
  • Dites-nous comment notre travail sera/est inclus dans vos politiques et procédures de ressources humaines ainsi que dans votre protection de la police d'assurance et de responsabilité.
  • Dites-nous comment votre personnel a l’expérience, les compétences et l’expertise pour nous orienter et nous fournir des conseils et des commentaires.
• À quoi vous attendez-vous de notre part pour que ce partenariat soit positif et productif?
• Quel type de soutien votre organisme peut-il nous offrir lorsque nous mettrons en œuvre notre projet?
• Seriez-vous en mesure de nous fournir des commentaires lorsque nous réaliserons notre projet?
• Seriez-vous ouvert à l’idée de créer des mécanismes de partage de leçons tirées et de résolution de problèmes alors que nous entreprenons ce partenariat?
• À quelle fréquence aimeriez-vous avoir des réunions et des rencontres de suivi?
• Quel processus utiliserez-vous ou utiliserons-nous pour gérer et rapprocher les fonds?
• Y aura-t-il une possibilité d’accéder à des locaux, des ressources ou des outils de votre organisme?
• Pouvez-vous désigner un contact particulier qui a l'expertise, le temps et les ressources pour appuyer notre projet? Y a-t-il un contact secondaire en cas d’absence, d’urgence ou de changement de personnel?

Ayez une conversation fructueuse avec un groupe communautaire

Posez les questions suivantes :

• Parlez-nous de votre groupe.
  • Combien de membres avez-vous et quelle est votre expérience de travail ensemble?
  • Quels sont les divers rôles de vos membres?
• Parlez-nous de votre projet.
  • Y a-t-il des aspects particuliers de votre projet pour lesquels vous souhaiteriez bénéficier de notre expertise?
  • Quel type de soutien souhaiteriez-vous obtenir lorsque vous mettrez en œuvre votre projet et que vous planifierez l’avenir?
• Quel genre de partenariat aimeriez-vous avoir si nous devions travailler ensemble?
• Pouvez-vous nous parler de vos expériences de travail précédentes avec un organisme mentor?
• À quelle fréquence aimeriez-vous avoir des réunions et des rencontres de suivi?
• Quelle fréquence de production de rapports, de réunions et de rencontres de suivi envisageriez‑vous?