À propos des organismes mentors

Les OM offrent aux groupes une « entité légale » saine  

• Le besoin d’une « entité légale » est non négociable, et les limites juridiques de la relation sont établies par l’Agence du revenu du Canada.
• Les OM élargissent leurs propres infrastructures, politiques et procédures pour appuyer des groupes communautaires en leur offrant du soutien administratif et de la supervision de projet.
• L’OM assume l'entière responsabilité juridique et financière de tous les livrables et les fonds du projet.

Échange de connaissances, d’expérience, de possibilités et de réseaux entre les groupes et les OM

• Les OM et les groupes communautaires travaillent ensemble dans un esprit de réciprocité et de profond respect.
• Ils croient tous deux que cette relation améliorera la qualité de leur travail, de leur impact, ainsi que des relations avec les personnes qu’ils servent.

Critères d’admissibilité

Un organisme mentor (OM) fournit du soutien administratif, du mentorat de projet, ainsi que de la responsabilité financière à des groupes communautaires du Fonds Perspectives Jeunesse (FPJ). Le rôle d’un OM est semblable à celui des fiduciaires, d’une plateforme de gouvernance émergente, ou d’une entité de bienfaisance.

Les OM potentiels doivent répondre aux critères d’admissibilité de la Fondation Trillium de l'Ontario (FTO) leur permettant ainsi de recevoir des fonds directement de la FTO. Lisez la Politique d’admissibilité de la FTO pour obtenir tous les détails.

De plus, tous les organismes doivent répondre aux critères suivants :

• Organisme sans but lucratif constitué en société ; et / ou 
• Organisme de bienfaisance ; ou
• Organisme des Premières nations, métis ou inuit ; et
• Un minimum de 150 000 $ de revenus au cours de chacune des deux dernières années ; et
• Appui de la haute direction et des directeurs, infrastructure organisationnelle saine et capacité d’agir à titre de mentor (Vous trouverez plus d’information ci-dessous.)

Agir à titre d’OM peut être gratifiant et bénéfique, mais cela requiert une infrastructure et un engagement à appuyer le travail et les leaders d’un groupe communautaire. Pour être un OM, votre organisme doit avoir ce qui suit :

Soutien de la haute direction et des directeurs

• En tant qu’OM, votre organisme assume l’entière responsabilité juridique et fiduciaire d’un projet communautaire, tout comme vous le feriez pour quelque autre projet ou activité de votre organisme.
• La participation en tant qu’OM requiert l’autorisation d’un membre de la haute direction et/ou du conseil d’administration.

Infrastructure saine

• Votre organisme doit avoir l’infrastructure permettant d’appuyer des projets communautaires. Cela signifie que :
  • Votre organisme a le personnel qui peut consacrer du temps pour offrir du soutien administratif et de programme aux projets.
  • Les rôles et responsabilités du personnel doivent être clairement définis et peuvent être partagés avec les leaders du groupe communautaire.
  • Les politiques et procédures relatives aux finances et aux ressources humaines, incluant une protection d’assurance responsabilité, sont en place et peuvent être partagées avec les leaders du projet.

Capacité d’agir à titre de mentor

• En plus de fournir du soutien administratif au groupe communautaire et à son projet, les OM fournissent du soutien en mentorat aux leaders du projet durant la subvention.
• Il est crucial que votre organisme ait la capacité et la volonté de fournir du mentorat aux leaders du projet.

Tous les organismes doivent répondre aux critères suivants :

• Organisme sans but lucratif constitué en société
• Organisme de bienfaisance
• Organisme des Premières nations, métis ou inuit
• Un minimum de 150 000 $ de revenus au cours de chacune des deux dernières années.
• Appui de la haute direction et des directeurs, infrastructure organisationnelle saine et capacité d’agir à titre de mentor (Vous trouverez plus d’information ci-dessous.)

Les OM doivent répondre aux critères d’admissibilité de la Fondation Trillium de l'Ontario (FTO), leur permettant ainsi de recevoir des fonds directement de la FTO. Lisez la Politique d’admissibilité de la FTO pour obtenir tous les détails.

Étapes de la demande d’OM :

1. Découvrez comment devenir un OM

• Apprenez-en davantage sur ce que cela signifie d’être un OM pour le FPJ.
• Participez à un webinaire d’information.
• Communiquez avec nous au 1 800 263-2887, ou par courriel à yof@otf.ca, pour obtenir un soutien immédiat.
• Envoyez un courriel à yof@otf.ca pour vous inscrire à notre liste d’envoi.

2. Dates essentielles et soumission d’une demande d’OM

• Examiner les dates limites de soumission des demandes de subvention
• Étudiez les questions de la demande d’OM à Ressources relatives aux organismes mentors
• Lorsque le portail de demandes en ligne s’ouvrira, soumettez votre demande en ligne.

3. Soumettez une demande pour devenir un OM

• Votre organisme fait-il affaire avec la FTO pour la première fois? Inscrivez-vous en ligne
• Votre organisme est-il déjà inscrit auprès de la FTO? Ouvrez une session pour soumettre une demande en ligne. Recherchez « Demandes (FPJ) » dans le coin supérieur droit. Cliquez pour accéder à la Demande d’OM.
• L’équipe du FPJ vérifiera l’admissibilité de votre organisme.

4. Travaillez avec les groupes pour remplir l’Entente de collaboration OM-Groupe communautaire

• Cette entente de collaboration est conclue entre le groupe communautaire et son OM. Elle énonce les conditions, ainsi que les rôles et responsabilités de chaque partenaire. Travaillez avec les groupes et les leaders des projets pour remplir, examiner et signer l’entente.

Note : Votre organisme peut être partenaire avec un seul groupe approuvé par année. En tant qu’OM, vous pouvez aussi soumettre une demande pour agir à titre d’organisme principal dans le cadre d’une subvention d’innovations des systèmes.

Les groupes communautaires choisissent leur OM, appuyés par le FPJ au besoin. Voici une approche étape par étape qui facilitera votre recherche d’un OM qui convient à votre groupe et à votre initiative.

1. Dressez une courte liste de deux ou trois OM potentiels

• Dressez une liste d’organismes dont le travail est compatible avec le vôtre.
• Avez-vous un mentor ou un adulte allié qui pourrait vous recommander des OM potentiels?
• Votre groupe a-t-il déjà des liens avec des organismes par l’entremise de programmes précédents, de bénévolat, etc.?
• Y a-t-il des organismes dans votre communauté avec lesquels vous aimeriez former un partenariat?
• Examinez la liste des bénéficiaires anciens et actuels dans le site Web de la FTO pour voir les organismes qui ont agi, ou agissent, à titre d’OM.
• Communiquez avec d’autres groupes communautaires et demandez-leur avec quels organismes ils ont travaillé et ce qu’ils ont appris de leur expérience.

2. Apprenez-en davantage au sujet des OM de votre courte liste

• Vérifiez si vous avez une mission et des mandats semblables.
• Les OM de votre liste partagent-ils vos valeurs fondamentales?
• Un partenariat sera-t-il mutuellement enrichissant?
• Si cela est possible, communiquez de façon informelle avec les personnes qui travaillent pour l’OM pour mieux comprendre son mandat, son travail dans la communauté et le type de personnes qu’il sert et avec lesquelles il s’engage.
• Les OM de votre liste ont-ils déjà travaillé avec d’autres groupes communautaires? Si oui, tentez de communiquer avec ces groupes pour connaître leur expérience.
• Assurez-vous que les OM de votre liste répondent aux critères leur permettant d’agir à titre d’OM, tels qu’ils apparaissent dans la liste de critères d’admissibilité.

3. Choisissez l’OM avec lequel vous souhaiteriez travailler, et commencez à établir une relation avec cet OM

• Prenez un rendez-vous pour expliquer plus en détail votre travail et l’initiative de votre groupe.
• Il est crucial de communiquer avec le directeur général ou un autre membre de la haute direction avant de prendre votre décision finale. Le personnel de première ligne n’a pas le pouvoir de signature pour accepter ce partenariat.
• Démontrez la valeur que votre projet apporte à l’OM et sa compatibilité avec la mission et les programmes de l’OM.
• Comme point de départ, utilisez le guide de conversation ci-dessous pour vous aider à mettre au point votre première discussion.
• Demandez à l'organisme s’il souhaite aussi travailler avec vous. Ne tenez pas pour acquis qu’il le souhaite.
• Ne vous découragez pas si l’organisme n’est pas en mesure d’être votre OM. Il n’a peutêtre pas la capacité de collaborer pour le moment, ou il collabore peut-être déjà avec un groupe communautaire soumettant une demande de subvention du FPJ. Demandez des recommandations d’autres organismes que vous pourriez approcher.

4. Prévoyez les frais de soutien généraux et administratifs

• Bien qu’il puisse être difficile de parler d’argent, il est important de discuter de ces coûts avec l’OM dès le départ.
• Le total des frais administratifs requis est 15 % du budget.

Questions que les groupes communautaires peuvent poser aux OM sélectionnés :

• Pourquoi souhaitez-vous agir comme mentor pour des groupes communautaires et travailler avec eux?
• À quoi vous attendez-vous de notre part pour que ce partenariat soit positif et productif?
• Pouvez-vous nous parler des leçons tirées de vos expériences de travail avec d’autres groupes?
• Quel type de soutien votre organisme peut-il nous offrir alors que nous mettons en œuvre notre idée de projet?
• Seriez-vous en mesure de nous fournir des commentaires alors que nous réaliserons notre projet?
• Seriez-vous ouvert à l’idée de créer des mécanismes de partage des apprentissages et de résolution de problèmes alors que nous entreprenons ce partenariat?
• À quelle fréquence aimeriez-vous avoir des rencontres et des vérifications?
• Quel processus utiliserez-vous pour gérer les fonds?
• À quoi ressemblera le processus de rapprochement des fonds?
• Y aura-t-il une possibilité d’accéder à des locaux, des ressources ou des outils de votre organisme?
• Pouvez-vous désigner un contact particulier qui a le temps et les ressources pour appuyer notre projet?
• Y a-t-il un contact secondaire en cas d’absence, d’urgence ou de changement de personnel?

Questions que les OM peuvent poser aux groupes de jeunes communautaires :

• Parlez-nous de votre groupe. Combien de membres avez-vous? Quelle est votre expérience de travail ensemble? Quels sont les divers rôles de vos membres?
• Parlez-nous de votre idée de projet.
• Quel genre de partenariat aimeriez-vous avoir si nous travaillons ensemble?
• Pouvez-vous nous parler de vos expériences de travail précédentes avec un OM?
• Quel type de soutien souhaiteriez-vous obtenir alors que vous mettrez en œuvre votre idée de projet et que vous planifierez l’avenir?
• Y a-t-il des aspects particuliers de votre projet pour lesquels vous souhaiteriez bénéficier de notre expertise?
• À quelle fréquence aimeriez-vous avoir des rencontres et des vérifications? Quelle fréquence de production de rapports, de rencontres et de vérifications envisageriezvous?

Les groupes recommandés pour du financement doivent soumettre une Entente de collaboration OM-Groupe communautaire signée. Il s’agit d’une étape importante alors que vous concluez un contrat avec votre OM sélectionné. Prenez le temps d’examiner l’entente, et assurezvous que vous êtes en accord avec les conditions, ainsi qu’avec la façon dont elle ancrera votre relation en tant que partenaires de travail.

Veuillez utiliser notre modèle d’Entente de collaboration OM-Groupe communautaire. Alors que vous remplissez l’entente, profitez-en pour :

• Déterminez les principaux points de contact pour votre groupe et l’OM.
• Fixez des objectifs réalistes quant aux formes de soutien que l’OM peut offrir.
• Déterminez la fréquence des rencontres, des vérifications et des soumissions de rapports officielles.
• Comprenez les outils de rapports financiers et de rapports de projet que l’OM utilise.
• Élaborez un calendrier d’émission des fonds et de rapprochement des dépenses du projet.
• Élaborez un mécanisme de résolution de problèmes et d’échanges de commentaires.
• Élaborez un processus de gestion et de rapprochement des fonds.