Ressources pour les groupes communautaires ayant une subvention active

Familiarisez-vous avec les Exigences à l’égard des bénéficiaires

En tant que bénéficiaires, les organismes mentors (OM) ont la responsabilité de signer le Contrat de subvention, ainsi que de gérer les fonds du projet, d’examiner les rapports et de surveiller les livrables de la collaboration. Les groupes communautaires sont responsables de la réalisation des activités de projet et de la collaboration avec leur OM afin de respecter les exigences décrites. 

Familiarisez-vous avec les Exigences à l’égard des bénéficiaires de la FTO pour comprendre ce qui doit se passer pour activer, réaliser et fermer une subvention.

Comprenez les rôles et responsabilités des groupes communautaires et des organismes mentors

Les deux parties conviennent de travailler ensemble pour réaliser l’initiative financée. Il est essentiel que chaque personne comprenne bien ses rôles et responsabilités, ainsi que les politiques et les processus communs qui appuient le partenariat.

• Examinez l’Entente de collaboration organisme mentor – groupe communautaire qui a été téléversée avec la Demande de subvention. 
• Explorez les Pratiques courantes relatives aux organismes mentors pour aider à favoriser une relation saine où l’OM et les leaders du groupe se connaissent et se respectent mutuellement dans un esprit de réciprocité.

Établissez une relation solide ensemble

On s’attend à ce que le groupe communautaire et l’OM établissent une relation favorable en répondant aux questions suivantes ensemble :

1. Qui a la responsabilité d’agir en tant que contact principal de l’OM, et qui au sein de l’OM offrira du soutien en ressources humaines et en finances au groupe communautaire? 
2. Qui a la responsabilité d’assumer les fonctions de leader du projet au sein du groupe communautaire?
3. Points de discussion relatifs aux politiques et procédures de l’OM :
   • Décaissements financiers pour rapprochements
   • Processus de suivi financier
   • Transactions bancaires et gestion des fonds
   • Assurances
   • Ressources humaines et recrutement des bénévoles
   • Autres aspects cruciaux qui pourraient avoir une incidence sur votre collaboration 
4. Formation et partage d’information – l’OM doit prévoir du temps pour ce qui suit : 
   • Offrir une formation sur les procédures financières.
   • Fournir une orientation sur les politiques et procédures organisationnelles.
   • Offrir une formation sur les procédures que le groupe communautaire devra suivre pour embaucher du personnel (salaires, contrats) et travailler avec des bénévoles.   
5. Déterminer la fréquence des rencontres entre le groupe communautaire et l’OM.
6. Discuter et convenir d’un calendrier de décaissements financiers au groupe. 
7. Le groupe discute des besoins et des attentes relativement au soutien non administratif.  L’OM fait part des aspects pour lesquels il peut offrir du soutien. 
   • Encadrement
   • Réseautage
   • Services juridiques
   • Espaces, etc.
8. Discuter de la propriété des actifs (incluant la propriété intellectuelle) et des produits du travail lorsque la subvention sera terminée.   
9. Discuter d’attentes et de normes précises quant à l’utilisation du budget et les élaborer.
   • Les OM ont la responsabilité d’approuver le rapprochement des dépenses et la façon dont les fonds de subvention sont utilisés. Ils sont censés examiner les dépenses et les rapprochements du bénéficiaire afin de s’assurer qu’il s’agit de dépenses qui ont été approuvées dans le cadre de la subvention et qu’elles sont compatibles avec la réalisation des activités du projet. Les OM doivent aussi s’assurer que l’OM et le groupe communautaire comprennent bien les politiques de la FTO relatives aux dépenses admissibles.

Découvrez les activités de renforcement de la capacité admissibles

Toutes les subventions d’innovations pour les jeunes et d’innovations pour les familles incluent un élément de « Renforcement de la capacité » pour les membres principaux du groupe. Le poste budgétaire « Renforcement de la capacité » fait partie de toutes les subventions approuvées et sert à payer les coûts associés à la participation aux rassemblements ou sommets du FPJ ainsi qu’aux possibilités d'apprentissage et de développement afin d’accroître leurs connaissances et leurs compétences. Les activités doivent être compatibles avec les priorités d’apprentissage et de développement du groupe, qui pourraient dépasser le cadre du projet financé. 

Plus d’information sur les activités de renforcement de la capacité sera transmise par courriel aux groupes lorsqu’ils débuteront leurs projets.