Exigences de rapports pour les subventions d’innovations pour les jeunes et celles d’innovations pour les familles

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Apprenez pourquoi le Rapport d’étape et le Rapport final sont importants et familiarisez-vous avec les processus de rapports essentiels pour les groupes communautaires et les organismes mentors (OM).

Objectif des rapports

Les groupes communautaires et les organismes mentors bénéficiant d'une subvention d’innovations pour les jeunes ou d’innovations pour les familles doivent remplir un Rapport d'étape annuel pour leur projet, et ce pour chacune des années de leur subvention. Ce rapport fournit un registre des activités et des dépenses des 12 mois précédents (c.-à-d. la période de déclaration) et décrit les progrès du groupe vers l’atteinte de l’effet prioritaire sélectionné pour ce projet. Il nous permet également de mieux comprendre ce qu'il faut pour mettre en œuvre des projets communautaires.

Les rapports qui ne sont pas soumis au plus tard à la date limite sont considérés comme étant tardifs, à moins qu’une approbation préalable ait été accordée pour un report. L'omission de soumettre un rapport à temps peut faire en sorte que la subvention soit suspendue ou révoquée.

Période de déclaration : Chaque période de déclaration porte sur 12 mois. Pour la première année d’une subvention, cette période comprend les 12 mois à partir de la date de début du projet. Pour toutes les années subséquentes, la période de déclaration est de 12 mois à partir de la date du dernier rapport soumis. Reportez vous toujours à la section Calendrier de versements et de rapports du Contrat de subvention ou vérifiez auprès du chef de programme si des changements sont survenus.
Versements de subvention : Utilisez la documentation de projet nécessaire pour remplir le rapport. Lorsque le rapport sera soumis à la FTO et qu’il aura été approuvé par le chef de programme, le prochain versement de subvention sera émis.
Vérifications : Les subventions sont choisies au hasard pour une vérification afin d’aider à s’assurer que le financement de la FTO a été dépensé tel que déclaré dans le Rapport d’étape ou le Rapport final. Durant la vérification, la FTO validera les dépenses et les résultats de projet déclarés. Apprenez-en davantage sur les vérifications.
Rapport final : Pour qu’une subvention soit fermée, un Rapport final doit avoir été soumis et vérifié par la FTO pour s’assurer que la subvention a été réalisée de façon satisfaisante. Ce rapport doit démontrer que toutes les exigences de la subvention sont satisfaites, incluant la mesure et l’évaluation ainsi que la reconnaissance de la subvention. Apprenez-en davantage sur la fermeture de votre subvention.

Comment accéder aux rapports

Les rapports sont remplis et soumis dans le Portail de subventions de la FTO. Les groupes peuvent voir leur prochain rapport et la date limite en se connectant au Portail de subventions de la FTO.

Explorez le rapport tôt pour vous familiariser avec les informations que vous devez recueillir, suivre et soumettre.

Sections du rapport

Dans le rapport, les groupes doivent fournir une mise à jour des mesures de leur subvention et documenter les activités, les dépenses et les livrables liés au projet ainsi que d’autres exigences propres à la subvention.

Mesures de subvention : Nombre réel de bénéficiaires joints

Il s’agit du nombre de bénéficiaires du projet (jeunes ou parents, tuteurs ou personnes responsables) avec lesquels vous vous êtes directement engagés par l’entremise des activités de projet et qui vivent les changements et les résultats que vous avez décrits dans votre demande.
Utilisez des feuilles de présence, des formulaires d’inscription, ou tout autre document servant à assurer un suivi de la participation des bénéficiaires au cours de l’année.
Ne comptez pas une personne plus d'une fois.
Pour chaque année de la subvention, ce nombre doit être déclaré. À la fin de la subvention, on s’attend à ce que ce nombre cible, mentionné dans la demande de subvention et précisé dans le Contrat de subvention, soit atteint.
Le nombre total de bénéficiaires (pour toute la subvention) peut être rajusté seulement à la fin de l’Année 1 de votre subvention si vous avez une explication raisonnable. Ce changement doit être approuvé par le chef de programme.

Tableau des membres principaux

Passez en revue et/ou mettez à jour le tableau au besoin.
Assurez-vous que les membres principaux du groupe continuent à respecter les critères d'admissibilité de la subvention (Innovations pour les jeunes et Innovations pour les familles). Cela inclut entre autres :
- Tous les membres doivent partager les identités et les expériences des bénéficiaires principaux du projet. 
- Le groupe doit être dirigé par des jeunes ou être un partenariat jeunes-adultes, ou un groupe dirigé par des parents, tuteurs et personnes responsables.
- Le groupe doit avoir au moins 3 membres principaux, dont plus de 50 % ont une relation sans lien de dépendance. Une relation « sans lien de dépendance » signifie que les membres du conseil d’administration et les membres du groupe ne sont pas mariés ou liés entre eux, ne travaillent pas en tant que partenaires d’affaires ou ne sont pas autrement dans une relation où les intérêts peuvent être compromis.
- Le groupe doit être établi en Ontario et ne peut pas fonctionner en tant qu’organisme de bienfaisance enregistré.

Plan de projet

Réfléchissez aux activités réalisées durant la période de déclaration et faites état du statut de l’activité.
Faites-nous part de toute réflexion sur ces activités. Cela nous aidera à comprendre comment la dernière année s’est déroulée pour le groupe et aidera le groupe à planifier pour la prochaine année.
Si une activité n’a pas débuté, n’est pas complètement réalisée, ou qu’elle a été modifiée, fournissez une explication. Le fait de ne pas avoir réalisé les activités comme prévu est compréhensible, cependant vous devez discuter de toute difficulté éprouvée avec le chef de programme. Dans cette situation, les membres principaux du groupe peuvent réfléchir aux raisons pour lesquelles une activité n’a pas eu lieu et utiliser cet apprentissage pour planifier pour les prochaines années du projet.

Budget

Expliquez toute réaffectation de fonds dans ou entre des catégories budgétaires.
L’approbation préalable du chef de programme est requise pour la réaffectation de fonds entre des catégories budgétaires et pour l’affectation de fonds à de nouveaux postes budgétaires.

Apprentissage du projet

Faites-nous part des facteurs de réussite et des difficultés éprouvées dans la réalisation des activités de projet durant la période de déclaration.
Partagez les histoires qui démontrent le type de résultats obtenus.

Planification pour la prochaine année

Alors que le groupe planifie pour la prochaine année du projet, mettez à jour le Plan de projet en ajoutant, supprimant ou mettant à jour les activités et leurs détails.
Tout changement effectué doit maintenir le même niveau d’activités et de programmes, tel que décrit dans le Plan de projet approuvé.
Communiquez avec le chef de programme pour tout changement important.

Collecte de données

Fournissez diverses données, incluant le nombre de bénévoles engagés et d’employés (à temps partiel et à temps plein), le soutien non financier et les nouveaux partenariats.
Téléversez des photos et des documents liés au projet.
Comment calculer le nombre d’employés équivalents temps plein (ETP) :
- Employé à temps plein (35 heures ou plus) = 1 ETP
- Employé à temps partiel (moins de 35 heures) = 0,5 ETP
- Exemple : Vous avez 2 employés à temps plein (2 x 1 ETP) et 2 employés à temps partiel (2 x 0,5 ETP). Votre nombre total d’employés ETP à déclarer est 2+1 = 3 ETP.

Reconnaissance de la subvention et couverture médiatique

Conformément à la Politique de reconnaissance de la subvention et au Contrat de subvention, la reconnaissance publique de la FTO et de son bailleur de fonds, le gouvernement de l’Ontario, est requise. Rendez compte de toute activité de reconnaissance de la subvention réalisée à ce jour.

Familiarisez-vous avec toutes les exigences de reconnaissance des subventions

Processus de rapports

Le processus à suivre pour satisfaire les exigences de rapports inclut une rencontre de suivi obligatoire, la préparation de documents spécifiques et la production du rapport portant sur une période de 12 mois.

Étape 1 : L’OM travaille avec le groupe pour préparer le rapport

Les OM jouent un rôle important dans la préparation et la soumission du rapport. Alors que les membres principaux du groupe remplissent le rapport, l’OM assume des rôles importants :

Rapport :

L'aide-comptable ou le comptable de l’OM fournit au contact principal du groupe des chiffres exacts sur les dépenses à ce jour (combien a été dépensé et à quelle fin).
Il explique les chiffres aux membres principaux du groupe, s'assure que les chiffres correspondent entre l’OM et le groupe, et vérifie que tous les reçus ont été comptabilisés et obtenus.

Planification :

Au besoin, il aide le groupe à planifier les activités et les dépenses pour la prochaine année. Il s'agit notamment d'examiner le Plan de projet et le Budget et de décider si des changements sont nécessaires.

Étape 2 : Participer au suivi de fin d'année

Le groupe communautaire et l’OM doivent participer à la rencontre de suivi de fin d’année obligatoire avec leur chef de programme pour discuter des activités, des livrables et des dépenses du projet, de l'évaluation et de la collecte de données, ainsi que d'autres exigences spécifiques à la subvention.
Avant la rencontre de suivi, le groupe communautaire remplit la feuille de suivi budgétaire requise fournie au début du projet et la soumet à son chef de programme.

Étape 3 : Le groupe communautaire remplit la première ébauche du rapport

Après le suivi, le groupe peut commencer à remplir le rapport.
Une fois l’ébauche remplie, le groupe la soumet à l’OM pour examen.

Étape 4 : L’OM vérifie le rapport

L’OM a 5 jours ouvrables, après la date de soumission par le groupe communautaire, pour vérifier si le rapport est complet et exact.
Portez une attention particulière au budget pour vous assurer que les dépenses à ce jour sont exactes et correspondent aux dossiers de l’OM.
S’il y a des écarts ou des incompatibilités budgétaires, l’OM le retourne au groupe et travaille avec lui pour faire les mises à jour nécessaires.

Étape 5 : L’OM soumet le rapport à la FTO

Lorsque l’OM a examiné le rapport et confirme que les informations sont complètes et exactes, il le soumet à la FTO.

Étape 6 : Le chef de programme examine le rapport

Une fois le rapport soumis, le chef de programme examinera toutes les informations fournies.
Durant le processus d’examen, l'aide-comptable ou le comptable de l’OM doit être disponible pour aider le groupe à répondre aux questions.

Étape 7 : Le rapport est approuvé, et le prochain versement de subvention est émis

Une fois le rapport approuvé, le prochain versement de subvention est émis.
Si au moins 25 % du budget de projet annuel est « disponible », cela signifie que le budget du projet est sous-utilisé, et le prochain versement de subvention est retenu.
Tous les fonds non dépensés sont reportés à la prochaine année.
Le chef de programme envoie un courriel confirmant que le rapport est approuvé et notera des approbations additionnelles et/ou des livrables en suspens pour le Plan de projet et le Budget, et autres rappels.