Comment planifier un événement de reconnaissance

Les renseignements suivants servent de « guide pratique » pour bien planifier et organiser votre événement de reconnaissance de la FTO.

Remarque

En raison de la COVID-19, les événements de reconnaissance (virtuels ou en personne) pourraient ne pas être exigés. Votre conseiller en communications de la FTO informera votre organisme sur ce qu’il y a lieu de faire. Si vous décidez d’organiser un événement en personne, d’autres exigences de santé publique seront demandées par la FTO. 

Choisissez la date, l’heure et le format de votre événement

Les événements de reconnaissance peuvent être des événements indépendants ou s’ajouter à des événements préexistants. Ils peuvent être en personne ou virtuels. 

Comme votre député provincial local devra être invité, il sera important de choisir une date et une heure pendant lesquelles les députés provinciaux ne siègent pas. Il est recommandé d’organiser des événements les vendredis en raison de leur plus grande disponibilité. Pour obtenir le calendrier parlementaire le plus à jour, consultez le Calendrier parlementaire

Une fois que vous aurez une idée de la date provisoire, contactez votre conseiller en communications de la FTO au moins 3 semaines à l’avance pour confirmer tous les détails et vous assurer que les exigences seront remplies. Accorder un préavis de moins de trois semaines pourrait vous contraindre à changer de date ou prendre le risque que les exigences ne soient pas remplies. 

Invitez vos invités

Après avoir discuté avec votre conseiller en communications de la FTO et confirmé la date et le format de l’événement, il sera temps d’inviter vos convives! 

Qui doit être invité?

  • Député provincial local : Ce dernier fera une brève allocution et reconnaîtra officiellement votre subvention au nom du gouvernement de l’Ontario. (Votre conseiller en communications de la FTO pourra vous conseiller sur les modalités d’invitation).
  • Représentant de la FTO : Ce dernier fera une brève allocution et reconnaîtra votre subvention au nom de la FTO. (C’est votre conseiller en communications de la FTO qui choisira et invitera le représentant pour vous).
  • Médias locaux, le cas échéant (via un avis aux médias). 

Vous aurez toute latitude pour les autres invitations à l’événement.

Programme de l’événement

Un programme clair et bien organisé est indispensable à l’organisation d’un événement harmonieux. Le programme devrait indiquer les détails sur l’événement, les coordonnées, ainsi que la liste des intervenants. En règle générale, les intervenants doivent avoir un temps de parole de 2 à 3 minutes.

Suivez notre exemple de programme d'événement de reconnaissance et envoyez une ébauche à votre conseiller en communications de la FTO qui vous aidera à finaliser les détails durant le processus de planification.

Changements à votre programme

Veuillez envoyer la version finale de votre programme à votre conseiller en communications de la FTO et vos intervenants trois jours avant votre événement. S’il y a des changements, veuillez partager les mises à jour.

Planification des médias

Vous devez préparer tous les documents suivants pour l’ensemble des événements de reconnaissance. Ces documents vous aideront à susciter un plus grand intérêt de la part de vos médias locaux.

Liste de contacts des médias locaux

Préparez une liste des médias au sein de votre communauté (presse écrite, médias en ligne, radio, télévision). Si, dans le passé, des journalistes ont écrit des articles sur votre organisme, faites en sorte de les inclure. Créez une liste de diffusion qui vous servira à envoyer votre avis aux médias et votre communiqué. La liste des contacts des bureaux de presse se trouve sur leur site Web respectif. 

Avis aux médias

L’avis aux médias informe les médias de la tenue de votre événement et suscite leur intérêt. Il devrait être envoyé par courriel aux bureaux de presse figurant sur votre liste au moins une semaine avant votre événement.

Téléchargez notre exemple d’avis aux médias pour en apprendre davantage.

Communiqué de presse

C'est l'occasion pour vous de raconter votre histoire. Son objectif est de susciter l'intérêt des médias et de leur fournir un angle d'approche pour positionner votre histoire. Bien que le communiqué de presse soit préparé et finalisé avant l’événement, il ne devrait être envoyé à votre liste de contacts des médias locaux qu’après l’événement. Pour promouvoir davantage l'événement, vous pouvez aussi afficher votre communiqué sur votre site Web et par l’entremise de canaux sociaux (n’oubliez pas d’utiliser la mention @ONTrillium sur les réseaux sociaux). 

Servez-vous de notre exemple de communiqué pour vous assurer d’utiliser le bon format. 

Une fois rédigé, veuillez l’envoyer à votre conseiller en communications de la FTO qui examinera son contenu et obtiendra une citation de votre député provincial et vous renverra le tout avant l’événement.

Photos

Il serait judicieux de prendre des photos de l’événement, notamment des photos des intervenants, des invités et des activités. Pendant ou après l'événement, vous pourrez publier vos photos dans les médias sociaux, votre site Web, des bulletins d'information ou d'autre matériel de communication. Vous devriez également joindre une photo à votre communiqué de presse, en identifiant, de gauche à droite, les personnes sur la photo.

En ce qui concerne les événements virtuels, prenez une capture d’écran de la communication virtuelle. Pour obtenir de meilleurs résultats, demandez aux personnes apparaissant à l’écran de sourire en regardant leur caméra (tout comme elles le feraient s’il s’agissait d’un événement en personne). 

Avant de mettre en ligne des images de votre événement de reconnaissance de la FTO sur lesquelles figurent des jeunes de moins de 18 ans, assurez-vous d’avoir fait signer le formulaire de consentement par leurs parents ou leur tuteur légal. Dans le cas contraire, la FTO met à votre disposition un exemple de formulaire d’autorisation dont vous pourrez vous servir :

Après la tenue de votre événement, la FTO aimerait savoir comment cela s’est passé. Veuillez faire un suivi avec votre conseiller en communications de la FTO pour l’en informer. Si vous avez des photos de l’événement à partager, merci aussi de les envoyer. 

Conservez les liens menant à la couverture médiatique que vous avez obtenue et joignez-les à votre rapport final.