Comment planifier un événement de reconnaissance

Les événements de reconnaissance sont d'excellents moyens de mettre en lumière la façon dont votre organisme rend votre communauté plus saine et dynamique. L'objectif est de célébrer les réalisations de votre organisme, d'engager vos principales parties prenantes et de reconnaître le financement que vous avez reçu de la Fondation Trillium de l'Ontario (FTO).

Votre événement de reconnaissance peut avoir lieu au début, au milieu ou à la fin de votre subvention –au moment où il est le plus logique que votre organisme le fasse. En raison de la COVID-19, nous demandons que tout événement de reconnaissance soit virtuel. Il peut s'agir d'un événement autonome, ou vous pouvez l'intégrer à une autre activité que vous réalisez déjà en ligne. Il peut s'agir, par exemple, du lancement d'un programme, d'une assemblée générale annuelle, d'une conférence de presse, d'une cérémonie d'ouverture, d'une inauguration, d'une séance photo, d'une journée portes ouvertes, d'un festival ou même d'un événement de fin d'année. La FTO demande un préavis d'au moins trois semaines pour planifier l'événement de reconnaissance de chaque bénéficiaire.

Dans le cadre de votre événement de reconnaissance, vous devez :

  • communiquer avec votre conseillère en communications de la FTO pour discuter de vos idées avant que les invitations soient envoyées;
  • inviter votre député provincial local qui reconnaîtra le financement;
  • élaborer du matériel promotionnel comme un communiqué de presse.

Invitation de votre député provincial local

Lorsque vous préparez votre événement de reconnaissance, il est préférable de le planifier en fonction du calendrier de votre député provincial local. Lorsque l’Assemblé législative siège, il est préférable d'organiser des événements le vendredi, parce que les députés provinciaux ne sont pas disponibles du lundi au jeudi. Si vous choisissez une date en milieu de semaine pour votre événement, sachez qu'il est possible qu'on vous demande de le reporter; cela tient également pour les événements virtuels.

Pour obtenir le calendrier le plus à jour des députés provinciaux, consultez le Calendrier parlementaire.

Ministres

Si vous prévoyez inviter un député provincial qui est ministre, un préavis d'un mois serait préférable.

Circonscriptions

Tenez-vous votre événement de reconnaissance en dehors de la circonscription où vous vous trouvez? Si oui, vous pouvez inviter votre député provincial local ainsi que le député provincial représentant la région où se déroulera votre événement. Si vous ne savez pas quel député provincial inviter, communiquez avec nous ou consultez le site Web d’Élections Ontario.

N'oubliez pas de nous engager dès les premières étapes de votre planification, parce que nous pouvons vous offrir des conseils précieux qui vous feront épargner du temps.

Invitation d’un représentant de la FTO

Dans le cadre de votre événement de reconnaissance, et pour appuyer vos célébrations, votre conseillère en communications invitera aussi un des membres de notre équipe d’évaluation des demandes de subvention à prononcer quelques mots de félicitations. Ce membre travaille localement, connaît votre communauté et fait partie de l'équipe d'évaluation des demandes de subvention qui examine les demandes dans votre région.

Bien que nous fassions de notre mieux pour qu'une personne de la FTO soit disponible, des conflits d'horaires peuvent parfois survenir. Dans ces cas, votre député provincial local parlera au nom de la FTO.

Remarque

Bien que vous puissiez avoir des liens personnels avec certains membres de notre équipe d'évaluation des demandes de subvention, nous vous demandons d’éviter d'envoyer des invitations personnelles à des événements. Toutes les invitations doivent être envoyées par votre conseillère en communications.

Conseils relatifs à la planification de l’événement

Nous souhaitons que votre événement de reconnaissance soit réussi, et nous sommes là pour vous appuyer dans cette démarche. Bien que votre conseillère en communications vous apporte un soutien individuel, nous vous encourageons à prendre connaissance de nos conseils relatifs à la planification d’un événement avant de commencer à le planifier :

Établissez une date et invitez les personnes essentielles              

  • Communiquez avec votre conseillère en communications pour discuter de vos idées.
  • Fixez une date, une heure et un lieu (ou une plate-forme virtuelle).
  • Invitez votre député provincial local.
  • Invitez les principaux sympathisants, selon le cas (c.-à-d. le personnel, les bénévoles, les membres de la communauté).
  • Votre conseillère en communications fera en sorte qu'un membre de l'équipe d'évaluation des demandes de subvention de la FTO soit présent, dans la mesure du possible.

Restez en contact avec nous dans les semaines précédant votre événement, en fournissant des mises à jour à la FTO et au bureau du député provincial.

Préparez le matériel pour votre événement

Tenir un événement de reconnaissance et inviter les médias est un excellent moyen de susciter un intérêt dans votre communauté. Afin de vous aider à préparer le matériel pour votre événement et à y mettre la dernière main, votre conseillère en communications :

  • examinera l’ébauche de votre communiqué de presse, votre avis aux médias et votre programme pour vous assurer qu'ils respectent les protocoles de reconnaissance de la FTO. Cela comprend une image de marque appropriée, le Guide d’utilisation du logo, l'ordre des interventions et le calendrier.
  • obtiendra une citation de votre député provincial pour le communiqué de presse.

Voici ce que comprend le matériel essentiel pour un événement de reconnaissance :

Communiqué de presse

Un communiqué de presse est le moyen le plus efficace de fournir aux médias de l’information sur votre événement. Il s'agit d'un document écrit préparé pour les médias et envoyé à ceux-ci le jour de votre événement. Vous pouvez aussi l’envoyer par courriel après coup aux médias qui n'ont pas pu participer à l'événement.

C'est l'occasion pour vous de raconter votre histoire. Son objectif est de susciter l'intérêt des médias et de leur fournir un angle d'approche pour positionner votre histoire.

Notez que la FTO ne publie pas de communiqués de presse pour les événements de reconnaissance. Votre conseillère en communications examinera votre communiqué de presse et obtiendra une citation du député provincial; l'organisme bénéficiaire de la subvention pourra ensuite le diffuser auprès des médias locaux. Pour promouvoir davantage l'événement, vous pouvez aussi afficher votre communiqué de presse dans votre site Web et par l’entremise de canaux sociaux.

Conseils de rédaction :

  • Limitez le communiqué de presse à une page.
  • Utilisez un langage simple.
  • Évitez tout jargon ou les termes techniques.
  • Rédigez votre histoire comme si le lecteur découvrait votre projet ou votre organisme pour la première fois.
  • Le premier paragraphe doit indiquer qui, quoi, où, quand et pourquoi.
  • Le deuxième paragraphe est réservé à la citation du député provincial. Ne communiquez pas avec le bureau du député provincial pour obtenir une citation; votre conseillère en communications s'en chargera pour vous.
  • Le troisième paragraphe décrit plus en détail votre initiative.
  • Le quatrième paragraphe est réservé à une citation de votre représentant.
  • Les cinquième et sixième paragraphes portent sur l’« énoncé de mission » de votre organisme (p. ex., ce que vous faites, votre histoire dans la communauté, les événements à venir et l'adresse de votre site Web)
  • Le dernier paragraphe est consacré à la mention de la FTO, que votre conseillère en communications ajoutera.

Communication avec les médias :

  1. Préparez une liste des médias (presse écrite, en ligne, radio, télévision). Si certains journalistes ont déjà écrit des articles à propos de votre organisme, invitez-les à revenir pour en apprendre davantage.
  2. Envoyez votre communiqué de presse par courriel le jour de votre événement.
  3. Après l'événement, envoyez par courriel votre communiqué de presse et une photo aux médias si votre histoire n'avait pas déjà été traitée. Il est possible que le média l'utilise ultérieurement. L’information doit comprendre une liste des personnes figurant sur la photo, de gauche à droite.

Télécharger un échantillon de communiqué de presse – option 1 (.docx)
Télécharger un échantillon de communiqué de presse – option 2 (.docx)

Avis aux médias

Un avis aux médias est le moyen d'alerter les médias au sujet de votre événement. L'objectif est de les intéresser à votre histoire. Il fournit l’information suivante aux journalistes :

  • POURQUOI ils devraient assister à l’événement
  • QUI seront les principaux intervenants
  • QUOI - Ce qu’ils apprendront à cette occasion
  • QUAND et OÙ aura lieu l’événement

Un avis aux médias doit être envoyé par courriel aux médias une semaine avant votre événement. Si votre événement doit durer plus d'une heure, indiquez l'heure des discours et de la cérémonie afin que les médias soient présents pour la grande nouvelle! Votre conseillère en communications est là pour vous aider à rédiger votre avis aux médias, au besoin. La FTO n'émet pas d'avis aux médias au nom des bénéficiaires de subventions.

Conseils de rédaction :

  • Limitez l’avis aux médias à une page.
  • Utilisez votre en-tête ou votre logo pour identifier votre organisme.  
  • Utilisez un titre qui décrit votre événement.
    • Par exemple : « Le député provincial annoncera du financement à un organisme de bienfaisance local pour enfants » ou « L'inauguration d'une nouvelle piscine accessible va certainement faire des vagues ».
  • Indiquez le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone d'une personne avec qui les médias peuvent communiquer s'ils ont des questions.

Rappelez-vous : Ne dévoilez pas votre histoire avant votre événement! Les avis aux médias doivent comporter juste assez de détails pour susciter l'intérêt. N'incluez pas le montant de la subvention ni les citations des représentants.

Télécharger un échantillon d’avis aux médias (.docx)

Programme

Établissez un programme qui est adapté à votre événement et aux activités prévues. Par ailleurs, les intervenants doivent disposer de 2 à 3 minutes pour s'exprimer, mais cela peut varier en fonction de votre type d'événement et du nombre d’intervenants inscrits au programme.

Les intervenants doivent être des personnes de votre organisme, votre député provincial local, un membre de l'équipe d'évaluation des demandes de subvention de la FTO et des parties prenantes ou partenaires de la communauté, selon le cas.

L'ordre des intervenants est aussi un élément important du programme. Votre conseillère en communications vous aidera à mettre au point ces détails avant de déterminer le programme.

Télécharger un échantillon de programme (.docx)

Promotion

Vous voudrez prendre des photos appropriées de l'événement, qui comprendront les intervenants, les invités et les activités. Pendant ou après l'événement, vous pourrez publier vos photos dans les médias sociaux, votre site Web, des bulletins d'information ou d'autre matériel de communication. Pour vous assurer d'obtenir les meilleures photos, demandez à une personne de votre organisme qui aime prendre des photos d'apporter un appareil photo ou son téléphone cellulaire.

En raison de la COVID-19 et des mesures de distanciation sociale, prévoyez des photos respectant la distanciation physique et partagez ces détails avec votre conseillère en communications.

De plus :

  • Envoyez-nous vos photos immédiatement après l'événement. Nous pourrions inclure une photo de votre événement dans nos publications futures.
  • Envoyez-nous les liens vers les reportages que vous avez reçus et assurez-vous de les inclure dans votre rapport final.

Si vous utilisez les médias sociaux, assurez-vous de mentionner la FTO :

  • Facebook (Ontario Trillium Foundation – Fondation Trillium de l’Ontario)
  • Twitter (@ONTrillium)
  • Instagram (@ONTrillium)
  • LinkedIn (Ontario Trillium Foundation – Fondation Trillium de l’Ontario)

Avant d'afficher des photos de votre événement de reconnaissance de la FTO qui incluent des jeunes de moins de 18 ans, assurez-vous d'avoir un formulaire d’autorisation signé par un de leurs parents ou leur tuteur légal. Si vous n’avez pas un tel formulaire, la FTO vous a fourni un formulaire d’autorisation de prendre des photos que vous pouvez utiliser.

Si la FTO demande à utiliser une de vos photos pour une de ses publications, ou pour l’afficher en ligne, vous devrez nous retourner notre formulaire d’autorisation de prendre des photos signé.