Comment planifier un événement de reconnaissance

Contactez votre conseiller en communications de la FTO

Les événements de reconnaissance peuvent être des événements en personne ou virtuels. Ils peuvent être des événements indépendants ou s’ajouter à des événements préexistants.

Comme votre député provincial local devra être invité, il sera important de choisir une date et une heure pendant lesquelles les députés provinciaux ne siègent pas à l’Assemblée législative.

Il est recommandé d’organiser des événements les vendredis ou les samedis en raison de leur plus grande disponibilité. Pour obtenir le calendrier parlementaire le plus à jour, consultez le Calendrier parlementaire. 

Une fois que vous aurez une idée et une date provisoire pour votre événement, contactez votre conseiller en communications de la FTO, en ayant en main le numéro d’identification de votre subvention, au moins trois semaines à l’avance pour confirmer tous les détails et vous assurer que les exigences seront remplies.

Accorder un préavis de moins de trois semaines pourrait vous contraindre à changer de date ou prendre le risque que les exigences ne soient pas remplies.

Invitez vos invités

Après avoir discuté avec votre conseiller en communications de la FTO et confirmé avec eux la date et le format de l’événement, il sera temps d’inviter vos convives!

Qui doit être invité?

• Député provincial local : Ce dernier fera une brève allocution et reconnaîtra officiellement votre subvention au nom du gouvernement de l’Ontario. (Votre conseiller en communications de la FTO pourra vous conseiller sur les modalités d’invitation).
• Représentant de la FTO : Ce dernier fera une brève allocution et reconnaîtra votre subvention au nom de la FTO. (C’est votre conseiller en communications de la FTO qui choisira et invitera le représentant pour vous).
• Médias locaux, le cas échéant (via un avis aux médias). 

Vous aurez toute latitude pour les autres invitations à l’événement.

Programme de l’événement

Un programme clair et bien organisé est indispensable à l’organisation d’un événement harmonieux. Le programme devrait indiquer les détails sur l’événement, les coordonnées, ainsi que la liste des intervenants. En règle générale, les intervenants doivent avoir un temps de parole de 2 à 3 minutes.

Suivez notre exemple de programme d'événement de reconnaissance et envoyez une ébauche à votre conseiller en communications de la FTO une semaine avant l’événement.

Il examinera le contenu et vous renverra la version finale pour que vous en fassiez part à votre équipe et au bureau du député provincial. Si des changements de dernière minute surviennent, veuillez en aviser votre conseiller en communications de la FTO et le bureau du député immédiatement.

Planification des médias

Vous devez préparer les documents suivants pour l’ensemble des événements de reconnaissanc ce qui vous aidera à susciter un plus grand intérêt de la part de vos médias locaux.

Liste de contacts des médias locaux

Préparez une liste des médias au sein de votre communauté (presse écrite, médias en ligne, radio, télévision). Si, dans le passé, des journalistes ont écrit des articles sur votre organisme, faites en sorte de les inclure. Créez une liste de diffusion qui vous servira à envoyer votre avis aux médias et votre communiqué. La liste des contacts des bureaux de presse se trouve sur leur site Web respectif. 

Avis aux médias

L’avis aux médias informe les médias de la tenue de votre événement et suscite leur intérêt. Il devrait être envoyé par courriel aux bureaux de presse figurant sur votre liste une semaine avant votre événement.

Téléchargez notre exemple d’avis aux médias pour en apprendre davantage.

Une fois l’ébauche de votre avis aux médias terminée, envoyez-la à votre conseiller en communications de la FTO deux semaines avant l’événement. Votre conseiller examinera le contenu et vous renverra l’avis pour que vous l’envoyiez aux bureaux de presse de votre liste une semaine avant votre événement.

Communiqué de presse

C'est l'occasion pour vous de raconter votre histoire. Son objectif est de susciter l'intérêt des médias et de leur fournir un angle d'approche pour positionner votre histoire. 

Servez-vous de notre exemple de communiqué pour vous assurer d’utiliser le bon format.

Une fois le communiqué de presse rédigé, veuillez l’envoyer à votre conseiller en communications de la FTO deux semaines avant l’événement. Votre conseiller examinera son contenu et obtiendra une citation de votre député provincial puis vous renverra le tout un ou deux jours avant l’événement.

Le communiqué de presse est finalisé avant l’événement et remis aux médias qui participent. Pour les médias qui ne peuvent pas participer, vous pouvez envoyer par courriel votre communiqué de presse après l’événement. Avec une photo comme pièce jointe séparée.

N’intégrez pas la photo au communiqué de presse. Pour promouvoir davantage l'événement, vous pouvez aussi afficher votre communiqué sur votre site Web et par l’entremise de canaux sociaux (assurez-vous d’utiliser la mention @ONTrillium sur les réseaux sociaux). 

Photos

Il serait judicieux de prendre des photos de l’événement, notamment des photos des intervenants, des invités et des activités. Pendant ou après l'événement, vous pourrez publier vos photos dans les médias sociaux, votre site Web, des bulletins d'information ou d'autre matériel de communication. Vous devriez également joindre une photo en tant que pièce jointe séparée à votre communiqué de presse, en identifiant, de gauche à droite, les personnes sur la photo.

En ce qui concerne les événements virtuels, prenez une capture d’écran de la communication virtuelle. Pour obtenir de meilleurs résultats, veuillez ajouter à votre programme la prise de photo, afin d’en aviser les participants pour qu’ils puissent regarder leur caméra et sourire (tout comme ils le feraient s’il s’agissait d’un événement en personne). 

Avant de mettre en ligne des images de votre événement de reconnaissance de la FTO sur lesquelles figurent des jeunes de moins de 18 ans, assurez-vous d’avoir fait signer le formulaire de consentement par leurs parents ou leur tuteur légal. Dans le cas contraire, la FTO met à votre disposition un exemple de formulaire d’autorisation dont vous pourrez vous servir :

• Formulaire de renonciation médiatique individuel de la FTO (.docx)
• Formulaire de renonciation médiatique organisationnel de la FTO (.docx)

Après la tenue de votre événement, la FTO aimerait savoir comment cela s’est passé. Veuillez faire un suivi avec votre conseiller en communications de la FTO pour l’en informer et partager les photos (avec le nom des personnes qui y figurent).

Conservez les liens menant à la couverture médiatique que vous avez obtenue et joignez-les à votre rapport final.