Code de déontologie

Type: Fonctionnement

Public cible: Employés, Bénévoles

1.0 Justification

Le public est en droit de s'attendre à ce que les personnes nommées et le personnel de la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) respectent les normes de conduite les plus élevées. La présente politique énonce les normes visant à s’assurer que les activités de la FTO sont menées de façon ouverte, équitable et transparente.

En tant que fonctionnaires, les membres du personnel et les personnes nommées de la FTO, incluant les membres du conseil d'administration et des Équipes d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS), sont censés promouvoir et respecter la mission, la vision, les valeurs et les politiques de la FTO.

2.0 Objet

La présente politique établit les normes de comportement et d’éthique à l’intention des personnes nommées et des membres du personnel de la FTO (incluant le personnel contractuel, les stagiaires, les étudiants et les consultants) au nom de la FTO.

Dans le privé, la conduite de chaque membre du personnel et de chaque personne nommée est une question d'ordre personnel, à moins qu'elle ne compromette la réputation, l'image ou l'intégrité de la FTO.

3.0 Politique

Dans toutes leurs activités liées à la FTO, les personnes nommées et les membres du personnel de la FTO doivent se comporter d'une manière qui est entièrement compatible avec l'intérêt public et résistera à l’examen public le plus minutieux sans risque de blâme.

Toutes les actions des personnes mentionnées ci-dessus, ainsi que leurs relations entre elles, et avec les bénéficiaires de subvention, d’autres parties prenantes et leurs collègues, doivent être dictées par la vision, les valeurs et les principes opérationnels de la FTO.

À cette fin, les personnes nommées et les membres du personnel de la FTO doivent :

Prendre connaissance de la mission, des valeurs, de la vision, des principes opérationnels et des politiques de la FTO, et s’y conformer.
Éviter de tolérer des actes malhonnêtes, frauduleux, trompeurs ou fallacieux et d’y participer.
Se conformer à toutes les règles juridiques et tous les textes juridiques, ainsi qu’aux normes d’équité et de justice, et s’efforcer de respecter et d’excéder les exigences du poste.
Toujours agir de bonne foi dans leurs relations avec les personnes avec lesquelles ils interagissent à la FTO, à l’interne comme à l’externe.
Respecter les différences des gens, incluant les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l'Ontario tel qu’il est modifié de temps à autre. Ces motifs incluent : l’âge, l’ascendance, la couleur, la race, la citoyenneté, l’origine ethnique, le lieu d’origine, la croyance, un handicap, l’état familial, l’état matrimonial (incluant le statut de célibataire), l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’état d’assisté social, l’existence d’un casier judiciaire, le sexe (y compris la grossesse et l’allaitement) et l’orientation sexuelle.
6. Éviter de tenir des propos vulgaires, ainsi que de recourir à de la violence verbale, à la microagression ou à la violence physique.
Préserver l'autonomie de la FTO dans toutes ses relations avec le gouvernement en ce qui concerne l'octroi de subventions de manière indépendante et non partisane, de façon à ce qu'elle ne soit pas assujettie à l'influence inacceptable de membres de la fonction publique ou de représentants élus.
Maintenir une confidentialité totale en ce qui a trait aux affaires et aux décisions de la FTO, durant et après leur mandat à la FTO; éviter de transmettre de l’information à laquelle ils auraient pu avoir accès en tant que fonctionnaires, qui n’est pas accessible au public, incluant, mais sans s’y limiter, des renseignements concernant des collègues, des bénéficiaires de subvention ou d’autres organismes.
Respecter les décisions du conseil d’administration et s’y conformer.
Suivre les processus appropriés en cas de divergence avec les politiques, les procédures, les pratiques ou les méthodes de la FTO, ainsi qu'éviter de discuter de ces questions en dehors de la FTO. Tout désaccord relativement à des recommandations du conseil ou d'une ÉÉDS doit être soumis de façon ouverte à un groupe de discussion approprié. Cependant, on s'attend à ce que les membres du conseil, les personnes nommées et les membres du personnel respectent les décisions prises par le conseil et les ÉÉDS et s’y conforment.
Suivre les protocoles et les politiques de communication approuvés relativement aux déclarations publiques, notamment en ce qui a trait aux contacts avec les médias et à l'utilisation des médias sociaux.
Éviter d’émettre des critiques publiques qui pourraient compromettre la réputation de la FTO ainsi que de ses employés et personnes nommées, en personne ou par l’entremise de médias traditionnels ou sociaux, pendant et après leur mandat à la FTO.
S’abstenir d’être en possession de drogues illégales, ou encore d’être sous l’influence de telles substances, alors qu’ils assument leurs responsabilités professionnelles à la FTO.
Ne pas se présenter au travail sous l’influence de l’alcool, du cannabis ou d’autres drogues qui peuvent affecter leur capacité de s’acquitter de leurs responsabilités professionnelles et ne pas posséder ces substances au travail ou dans l’exercice de leurs responsabilités professionnelles.
Prévenir leur chef de service ou les Ressources humaines s’ils doivent, pour raison médicale, prendre des médicaments qui s’avèrent préjudiciables à leur capacité de travail. La FTO prendra alors des mesures d’adaptation conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario.
Se conformer :

Aux politiques Respect et sécurité au lieu de travail - Harcèlement et Respect et sécurité au lieu de travail - Violence de la FTO.
À la Politique contre la discrimination de la FTO et au Code des droits de la personne de l’Ontario La FTO interdit les actes qui comportent de la discrimination envers les personnes fondée sur les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l'Ontario. La discrimination n’est pas tolérée, admise ou passée sous silence à la FTO. Ces comportements comprennent tout commentaire écrit ou oral, ainsi que toute action directe.
La FTO ne tolère pas les comportements dans le lieu de travail qui manquent de respect à l’égard des autres, comme des formes de microagression qui peuvent affecter négativement les employés noirs, autochtones et les employés racialisés.
À la Politique sur les conflits d'intérêts de la FTO.
Les personnes nommées et les employés actuels et anciens de la FTO sont tenus d’aviser le responsable de l’éthique s’ils sont en situation de conflit d’intérêts ou de possible conflit d’intérêts. Les activités défendues pour les personnes nommées et les employés incluent, mais sans s’y limiter, le fait d’utiliser leur poste pour, directement ou indirectement, se conférer un avantage à eux-mêmes ou en conférer un à leur conjoint ou à leurs enfants, d’accepter des cadeaux, de faire bénéficier d’un traitement préférentiel ou donner l’impression de faire bénéficier d’un traitement préférentiel, ainsi que d’utiliser les ressources de FTO à des fins personnelles, y compris ses locaux, son équipement ou ses fournitures.
À la Politique de protection de la vie privée de la FTO.
Le personnel et les personnes nommées doivent sauvegarder, manipuler et transformer des fichiers, sous quelque forme que ce soit, d’une façon qui est conforme à la Politique de protection de la vie privée, de manière à respecter les besoins de sécurité et de confidentialité de la FTO et de ses parties prenantes.
Aux parties I, IV, V et VI de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO) et à ses règlements, incluant, mais sans s’y limiter, les dispositions de la LFPO ayant trait aux aspects suivants :

- Divulgation d’actes répréhensibles
- Activités politiques
- Conflits d’intérêts pour les anciens fonctionnaires d’organismes publics
(Des résumés de ces dispositions se trouvent dans les annexes de la présente politique.)

4.0 Responsibilité relative à la conformité

Les responsables de l’éthique de la FTO sont le président du conseil d’administration, pour les membres du conseil et des ÉÉDS, et le chef de la direction, pour les membres du personnel.
Il incombe :

- Au président du conseil d’administration de veiller à ce que les personnes nommées comprennent la présente politique et s’y conforment.
- Au chef de la direction de veiller à ce que les membres du personnel comprennent la présente politique et s’y conforment.

Toute infraction à la présente politique est considérée comme une question grave qui sera traitée immédiatement. Si on croit qu'une personne n'a pas respecté cette politique, une enquête sera menée sous la direction du président du conseil, du comité de gouvernance ou du chef de la direction, selon le cas. Si l’enquête révèle qu’un manquement a eu lieu, des mesures disciplinaires, incluant la suspension ou le renvoi, seront prises.

4.1 Annexe A

Résumé des exigences de divulgation d'actes répréhensibles aux termes de la Loi sur la fonction publique de l'Ontario (LFPO)

Pour l’application de la LFPO, la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) est considérée comme étant un « organisme public »; les membres du personnel ainsi que les personnes nommées de la FTO sont considérés comme étant des « fonctionnaires » et ils sont soumis à tous les articles pertinents de la LFPO portant sur la divulgation d’actes répréhensibles. Voici un résumé de ces articles.

Les fonctionnaires ont le droit de divulguer un acte répréhensible et d’être protégés contre les représailles.

Aux termes de la LFPO, on entend ce qui suit par « acte répréhensible » commis par un fonctionnaire :

contravention à une loi ou à un de ses règlements;
création d'un grave danger pour la vie, la santé ou la sécurité de quiconque ou pour l'environnement en commettant un acte ou une omission lorsque le danger est déraisonnable compte tenu des circonstances;
cas grave de mauvaise gestion;
le fait d'ordonner ou de conseiller la commission d'un des actes répréhensibles mentionnés ci-dessus.

Comment un fonctionnaire est-il protégé contre les représailles?

Un fonctionnaire qui divulgue un acte répréhensible est protégé contre les représailles comme :

congédiement ou suspension ou menace de telles mesures;
mesures disciplinaires ou sanctions ou menace de telles mesures;
intimidation ou contrainte.

Si, par suite de la divulgation d’actes répréhensibles, on constate qu’un fonctionnaire subit des représailles, la personne les ayant exercées pourrait se voir imposer des mesures disciplinaires. Cette personne pourrait également être poursuivie pour une infraction et, si elle était reconnue coupable, s’exposerait à devoir payer une amende pouvant atteindre 5 000 $.

En quoi consiste la procédure de divulgation d'actes répréhensibles?

Un fonctionnaire qui souhaite divulguer un acte répréhensible a deux options :

déclarer l’information à l’interne, au responsable de l’éthique (option privilégiée);
déclarer l’information directement au commissaire à l’intégrité[1] s’il estime que la divulgation à l’interne ne serait pas appropriée.

On encourage la divulgation à l’interne, pour permettre à l’organisme de remédier à tout acte répréhensible le plus tôt possible.

Il relève du responsable de l’éthique de mener une enquête et de faire part des constatations au fonctionnaire ayant fait la divulgation. Si ce fonctionnaire n’est pas satisfait des mesures prises par le responsable de l’éthique, il peut porter l’affaire devant la commissaire à l’intégrité. Si une allégation d’acte répréhensible est portée devant le commissaire à l’intégrité et que celui-ci l’accepte, il transmet l’affaire au responsable de l’éthique qui, selon lui, est le mieux placé pour mener l’enquête.

Le commissaire à l’intégrité est un agent de l’Assemblée législative.
Pour plus d’information, consultez le document : Divulgation d’actes répréhensibles – Formulaire à l’intention des fonctionnaires et anciens fonctionnaires (ministères et organismes publics) Guide (gouvernement de l’Ontario)

4.2 Annexe B

Résumé des directives concernant les activités politiques aux termes de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO)

Pour l’application de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO), la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) est considérée comme étant un « organisme public »; les membres du personnel ainsi que les personnes nommées de la FTO sont considérés comme étant des « fonctionnaires » et sont soumis à tous les articles pertinents de la LFPO portant sur les activités politiques (voir la définition ci-dessous). Voici un résumé de ces articles.

Activité politique
On estime qu’un fonctionnaire prend part à des activités politiques s’il :

fait quoi que ce soit pour appuyer un parti politique fédéral ou provincial ou pour s'opposer à celui-ci ou pour appuyer un candidat à des élections fédérales, provinciales ou municipales ou pour s'opposer à celui-ci;
est candidat ou cherche à devenir candidat à des élections fédérales, provinciales ou municipales;
fait des commentaires en public non autorisés et hors du cadre des fonctions de son poste sur des questions qui sont directement liées à ses fonctions et dont il est traité dans les positions ou les politiques de quelque parti ou candidat que ce soit.

Droits et exigences
Un fonctionnaire a le droit de prendre part à des activités politiques (sous réserve de certaines restrictions) ou de refuser d’y prendre part. Aucun fonctionnaire ne peut :

prendre part à des activités politiques lorsqu’il est sur le lieu de travail;
utiliser des ressources du gouvernement lorsqu’il prend part à des activités politiques;
associer son poste en tant que fonctionnaire à des activités politiques (sauf s’il est candidat ou cherche à devenir candidat à des élections fédérales, provinciales ou municipales, mais alors seulement dans la mesure nécessaire pour identifier son poste et son expérience de travail).

Un fonctionnaire souhaitant prendre part aux activités politiques suivantes doit avoir obtenu un congé non payé :

être candidat à des élections fédérales ou provinciales ou chercher à le devenir;
solliciter des fonds pour le compte d’un parti fédéral ou provincial ou d’un candidat à des élections fédérales, provinciales ou municipales (s’il supervise du personnel ou qu’il est considéré comme une personne pouvant exercer une autorité sur des membres du public);
faire des commentaires en public sur des questions qui sont directement liées à ses fonctions;
prendre part à des activités politiques qui pourraient entraver l’exercice de ses fonctions ou être incompatibles avec les intérêts de l’organisme public pour lequel il travaille.

Durant une période électorale, toute demande de congé doit être accordée; en dehors d’une période électorale, le responsable de l’éthique détermine si un tel congé est nécessaire.

Les fonctionnaires ont la responsabilité d’aviser le responsable de l’éthique s’ils souhaitent prendre part à des activités politiques nécessitant un congé ou obtenir des précisions concernant leurs droits relatifs à des activités politiques.

Pour plus d’information, veuillez consulter l’Aperçu des règles du Bureau du commissaire aux conflits d’intérêts.

4.3 Annexe C

Résumé des obligations des anciens fonctionnaires aux termes de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO)

Les employés et les personnes nommées de la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) sont des fonctionnaires pour l’application des parties I, IV, V et VI de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO).

La LFPO et ses règlements imposent des obligations légales aux fonctionnaires et aux anciens fonctionnaires afin d’éviter les conflits d’intérêts.

Voici certaines des obligations imposées aux anciens fonctionnaires :

Vous ne devez pas solliciter un traitement préférentiel ni un accès privilégié à un fonctionnaire en vertu de votre ancien poste à la FTO. Cela signifie que vous ne pouvez pas appeler vos anciens collègues pour obtenir des faveurs ou de l’aide. Vous devez utiliser les voies normales qui sont accessibles à tout autre citoyen. Cette restriction n’est pas limitée dans le temps.

Vous ne devez pas divulguer ni utiliser des renseignements confidentiels que vous avez obtenus par l’entremise de votre emploi à la FTO, à moins d’avoir été expressément autorisé en vertu de la loi ou par la Couronne. On entend par « renseignements confidentiels » des renseignements qui ne sont pas accessibles au public. Si les renseignements confidentiels sont divulgués, cela peut entraîner un préjudice à la FTO ou à la Couronne, ou peut conférer un avantage à la personne à qui les renseignements ont été divulgués. Cette restriction n’est pas limitée dans le temps.

Vous ne devez pas conseiller ni aider quiconque d’une autre façon en ce qui concerne une transaction, une négociation ou une question particulière à propos de laquelle vous avez conseillé la FTO. On nomme parfois cette restriction comme étant la règle contre « l’assistance à des parties adverses ». Vous ne pouvez pas représenter des demandeurs ou des bénéficiaires de subvention potentiels, ni les conseiller ou les aider au sujet de quelque question que ce soit à propos de laquelle vous avez déjà conseillé la FTO. Cette restriction demeure en vigueur tant que la Couronne continue d’être concernée.

Pour plus d’information, veuillez consulter le Feuillet de renseignements sur les règles relatives aux conflits d’intérêts visant les anciens fonctionnaires du Bureau du commissaire aux conflits d’intérêts.