Politique de continuité des fonctions de chef de la direction

1.0 Justification

Conformément aux pratiques exemplaires en matière de bonne gouvernance, la FTO établit une politique pour assurer sa stabilité et sa responsabilité continue en cas d’invalidité, de décès ou d’absence temporaire du chef de la direction, et afin de faciliter la transition à une direction intérimaire ou à plus long terme si cela devenait nécessaire.

2.0 Objet

La présente politique vise à énoncer les responsabilités en ce qui a trait à la nomination d’un chef de la direction intérimaire en cas d’absence imprévue.

3.0 Politique

Le conseil d’administration de la FTO est responsable de la gouvernance de l’organisme, qui comprend entre autres de nommer un chef de la direction et de veiller à ce que ce celui-ci lui rende des comptes sur la gestion et l’administration de la FTO.

Le conseil d’administration autorise le Comité directeur de gestion de la FTO à lui recommander, aux fins d’approbation, un chef de la direction intérimaire en cas d’absence imprévue du chef de la direction. 

Chaque année, dans le cadre de l’évaluation du rendement du chef de la direction, le Comité directeur de gestion identifiera, avec l’appui du chef de la direction, trois candidats potentiels pour assumer le rôle de chef de la direction intérimaire.

3.1 Intervention en temps opportun

Le président convoque le Comité directeur de gestion le plus tôt possible après avoir été informé de l’absence du chef de la direction. Le conseil d’administration est informé des principaux développements et ratifie les décisions importantes sur la recommandation du président.

3.2 Options concernant la nomination

Le Comité directeur de gestion assure immédiatement la continuité des fonctions du chef de la direction en recommandant la nomination d’un chef de la direction intérimaire, s’il détermine qu’il est approprié de le faire. Si, pour une raison quelconque, le Comité estime qu’il est dans l’intérêt supérieur de la FTO de recommander une personne ne figurant pas sur la liste préétablie pour assumer le rôle de chef de la direction intérimaire, il peut exercer son pouvoir de le faire. La nomination peut être faite pour la durée de l’absence du chef de la direction ou pour une période fixe transitoire déterminée par le Comité.

3.3 Fonction de surveillance du conseil d’administration

Le Comité directeur de gestion, par l’entremise du président du conseil d’administration, est responsable de surveiller le travail du chef de la direction intérimaire et se montre sensible aux besoins particuliers de celui-ci alors qu’il assume ce rôle de leadership temporaire. Le Comité informe le conseil d’administration sur une base régulière en ce qui a trait à la mise en œuvre du plan de continuité des fonctions du chef de la direction. Si les circonstances le justifient, le président convoque une réunion d’urgence du conseil d’administration. 

3.4 Autorité du chef de la direction par intérim

La personne nommée à titre de chef la direction intérimaire exerce le plein pouvoir de décision et d’action indépendante, à l’instar du chef de la direction permanent.

3.5 Rémunération du chef de la direction par intérim

La rémunération sera recommandée par le vice-président du fonctionnement, conformément à la grille et aux lignes directrices de la FTO en matière de rémunération, et sera soumise à l’approbation du président.

3.6 Plan de communications

Immédiatement après avoir transféré les responsabilités au chef de la direction intérimaire, le président du conseil d’administration en avisera les membres du personnel, les membres du conseil d’administration et les présidents des ÉÉDS.

Le président du conseil d’administration et le chef de la direction intérimaire communiquent le changement de direction temporaire au ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport, aux autres partenaires gouvernementaux ainsi qu’aux chefs de la direction d’autres fondations, aux principaux dirigeants du secteur et aux autres partenaires communautaires. 

Durant cette période de transition, le président assumera le rôle de porte-parole de la FTO, appuyé par le directeur des communications ou son délégué qui dressera et mettra en œuvre une stratégie de communications en fonction des besoins et intérêts de la FTO et de ses parties prenantes.

3.7 Principes directeurs

Le Comité directeur de gestion s’efforcera de faire ce qui suit :

• Réagir et être responsable et décisif dans les situations d’urgence; 
• Assurer la continuité des activités et la poursuite de l’orientation stratégique;
• Démontrer et communiquer sa confiance envers la direction intérimaire;
• Communiquer de façon efficace, opportune et mesurée avec les principaux groupes de parties prenantes, à l’interne et à l’externe;
• Solliciter l’appui du conseil d’administration et du personnel-cadre pour soutenir la stratégie de continuité des activités;
• Veiller à ce que sa réponse soit conforme aux valeurs et principes de la FTO;
• Se montrer sensible aux préoccupations des parties prenantes et y répondre;
• Fournir un soutien approprié au chef de la direction durant une absence temporaire, conformément aux politiques et aux valeurs de la FTO.

3.8 Fin de la période du plan de continuité des fonctions de chef de la direction

Le retour du chef de la direction à son poste après une absence devrait être décidé par le chef de la direction et le président du conseil d’administration, en consultation avec le Comité directeur de gestion. Si cela est approprié, ils fixeront une date et un horaire qui conviennent à toutes les parties. Un horaire réduit peut être permis pendant une période donnée, sur approbation du président du conseil d’administration, en prévision du retour du chef de la direction à temps plein. 

3.9 Changement permanent de chef de la direction

Le conseil d’administration peut, au besoin et à sa seule discrétion, nommer un comité de transition et de recherche de candidats en vue de planifier et d’effectuer la transition à un nouveau chef de la direction.

Le conseil d’administration déterminera s’il est nécessaire d’avoir recours à une aide externe selon les circonstances de la transition et la capacité du conseil d’administration à planifier et à gérer la transition et la recherche de candidats. Le comité de transition et de recherche de candidats déterminera également s’il est nécessaire de nommer un chef de la direction par intérim et fera une recommandation à cet effet au conseil d’administration.