Politique d’accès à l’information

1.0 Justification

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) s’est engagée à la transparence et à la responsabilisation en offrant au public l’accès à certains renseignements gardés ou contrôlés par la FTO, afin d’accroître la confiance du public envers son administration et ses processus d’octroi de subventions.

2.0 Objet

S’assurer que les pratiques de la FTO concernant la réponse aux demandes d’accès formelles et le traitement de ces dernières sont conformes à la Partie II – ACCÈS À L’INFORMATION, ou Droit d’accès, de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP). La présente politique ne doit pas empêcher de fournir des renseignements (excluant des renseignements personnels, de tierces parties ou confidentiels) en réponse à des demandes de renseignements informelles verbales ou écrites, ou en l’absence d’une demande d’accès formelle.

3.0 Politique

• La FTO accorde le droit d’accès à des documents existants, en tout ou en partie, qui sont gardés ou contrôlés par la FTO, sauf en cas de restrictions en vertu de la LAIPVP, telles que des exemptions admissibles (p. ex., des renseignements confidentiels ou personnels, ou encore des renseignements sur une tierce partie), des exclusions, des dispositions de confidentialité et des cas où la demande est frivole ou vexatoire.
• La FTO accorde aux personnes l’accès à des renseignements les concernant, qui sont gardés ou contrôlés par la FTO, sous réserve d’exemptions et d’exclusions en vertu de la LAIPVP.
• Toutes les demandes d’accès formelles doivent être soumises par écrit et doivent inclure le nom et les coordonnées du demandeur, les détails et la période concernant les documents demandés, ainsi que tout autre historique ou contexte qui contribue à localiser les documents demandés.
• La FTO facture les frais admissibles en vertu de la LAIPVP.
• La FTO protège les renseignements personnels du demandeur dans ses avis à la tierce partie et à l’interne, selon le besoin de savoir avec le personnel de la FTO.
• La FTO respecte les échéances admissibles en vertu de la LAIPVP lorsqu’il s’agit de répondre aux demandes d’accès formelles.
• Le cas échéant, la FTO se conforme aux meilleures pratiques en matière de divulgation systématique et de diffusion active établies par le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

4.0 Définitions

Contrôle (d’un dossier) : Le pouvoir ou l’autorité de prendre une décision relative à l’utilisation ou à la divulgation du dossier.

Demande d’accès formelle : Type de demande utilisée par le public lorsque les renseignements ne sont pas disponibles par les voies habituelles de la FTO.

Diffusion active (DA) : La publication périodique des documents du gouvernement en l’absence d’une demande.

Divulgation systématique (DS) : Publication systématique ou automatique de certains types de documents administratifs et opérationnels en réponse à des demandes informelles plutôt que des demandes formelles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Frivole ou vexatoire (demande) : Circonstance où la demande s’inscrit dans un modèle de comportement qui se traduit par l’abus du droit d’accès, ou que le fait de répondre à la demande pourrait entraver le fonctionnement de l’institution.

Garde (d’un dossier) : La tenue, le soin, la surveillance, la préservation ou la sécurité du dossier pour des motifs d’affaires légitimes. Bien que la possession physique d’un dossier ne constitue pas toujours sa garde, il s’agit de la meilleure preuve de garde.

Personne responsable : Le chef de la direction de la FTO est la personne responsable de l’organisme aux fins de la présente politique ainsi que de toute décision prise relativement aux demandes d'accès à l'information.

Renseignements personnels : Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend notamment :

1. des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci;
2. des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;
3. d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué;
4. de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;
5. de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils se rapportent à un autre particulier;
6. de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu;
7. des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier;
8. du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier.

Tierce partie : Toute personne dont les intérêts peuvent être atteints par la divulgation, autre que la personne soumettant une demande d’accès ou l’institution. Lorsque la tierce partie est une personne, ses droits peuvent dans certains cas être exercés par une autre personne.