Administrateur ou administratrice de programme bilingue

À quoi dois-je m’attendre dans ce poste?

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel.

• Fournir un soutien administratif et à la clientèle, coordonner des processus complexes et agir comme premier contact avec diverses parties prenantes internes et externes, en documentant les conversations et en suivant les tendances, selon les besoins.

• Vérifier l’exactitude et l’intégrité des données relatives à l’inscription des organismes, y compris l’évaluation de la santé financière et la collecte de données à l’aide de notre logiciel de gestion des relations avec les clients.

• Surveiller les subventions à faible risque, qui sont attribuées, en procédant à des contrôles réguliers, en apportant un soutien aux bénéficiaires s’il y a lieu, et en procédant notamment à la surveillance et la délivrance des contrats de subvention, à l’autorisation des paiements et à la fermeture des dossiers.

• Communiquer avec les parties prenantes, verbalement ou par écrit, pour résoudre les problèmes et fournir des renseignements pertinents.

• Répondre aux demandes de renseignements externes effectuées par téléphone et par voie électronique et fournir des éléments de solution, en donnant des clarifications, en faisant des recherches, et en trouvant et fournissant les détails pertinents, surtout lorsqu’il s’agit d’information sur les stratégies, les politiques et les procédures de la FTO. Transmettre les demandes non résolues, s’il y a lieu, aux échelons supérieurs.

• Fournir de l’aide pour accéder au système de demande de subvention de la FTO et pour obtenir les exigences des programmes et d’autres renseignements sur le site Web de la FTO.

• Tenir à jour la base de données (CRM) du Centre de soutien en y insérant des données exactes et appropriées.

• Vérifier les données d’inscription des organismes soumises par les nouveaux inscrits et les demandeurs actuels.

• Surveiller et appuyer les subventions actives à faible risque en s’assurant que les bénéficiaires comprennent le contrat de subvention et les politiques de la FTO et s’y conforment, et en favorisant la résolution des problèmes, le cas échéant.

• Remplir les documents et les rapports relatifs à surveillance des subventions à faible risque conformément aux lignes directrices sur la surveillance.

• Fermer les dossiers, selon les besoins, en suivant les cycles des subventions.

• Travailler en collaboration avec d’autres administrateurs de programme de l’équipe pour répartir la charge de travail tout au long du cycle de chaque période d’octroi de subventions.

• Travailler en collaboration avec d’autres membres du service des investissements communautaires, profitant des occasions d’apprentissage et participant aux réunions du service, notamment des groupes de travail.

Compétences et aptitudes

• Connaissance approfondie des stratégies, politiques et procédures de la FTO et de son site Web

• Discrétion, tact et aptitude à gérer de l’information très sensible, à respecter la confidentialité et à prendre part à des discussions difficiles

• Beaucoup d’entregent et solide capacité à résoudre les problèmes des clients

• Esprit d’analyse afin d’évaluer les capacités, le leadership et les compétences financières des organismes demandeurs et des bénéficiaires actifs

• Aptitude à coordonner des activités complexes, à organiser de multiples tâches et à établir l’ordre de priorité dans le travail 

• Excellentes compétences en recherche et en communication pour fournir des réponses pertinentes et détaillées aux demandes d’information

• Aptitudes manifestes à écrire et à présenter clairement de l’information exacte et factuelle aux diverses parties prenantes

• Habileté à coordonner l’échange d’information avec tous les groupes de parties prenantes

• Très grande capacité à travailler avec différentes technologies et diverses plateformes 

• Souci du détail et bonne compréhension de l’importance des données et de l’intégrité des dossiers

• Capacité à travailler au sein d’une équipe et à aider les autres au besoin

Compétences essentielles

• Responsabilité : Assumer la responsabilité et produire des résultats

• Agilité : Accueillir le changement et l’ambiguïté

• Excellence : Donner sa pleine mesure et constamment chercher à s’améliorer

Comment puis-je me qualifier pour ce poste?

• Études pertinentes de niveau universitaire ou collégial, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience

• De deux à cinq ans d’expérience en administration de bureau dans un milieu axé sur le service à la clientèle

• Connaissance de la diversité de la clientèle et des groupes de parties prenantes de la Fondation

• Bilinguisme (français et anglais), une obligation

Nous invitons les personnes représentant les communautés diversifiées que nous servons à présenter une demande, y compris les personnes autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits) et les personnes noires.

Reconnaissance

• Nous accueillons les soumissions de candidatures de personnes reflétant les communautés diversifiées que nous servons, incluant les personnes pouvant avoir des besoins d’adaptation.
• La FTO s’est engagée à procurer des mesures d’adaptation aux candidats handicapés durant le processus d’embauche, conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Cet affichage de poste relève de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.
• La FTO s’est engagée à bâtir une organisation diversifiée et inclusive pour toutes les personnes sur nos lieux de travail, ce qui inclut le soutien aux personnes ayant un handicap, ainsi qu’aux communautés de personnes autochtones, noires et de couleur et 2SLGBTQIA+.
• La FTO est un employeur détenant la certification Espace positif, ce qui signifie que nous créons et promouvons des espaces sécuritaires pour les communautés 2SLGBTQIA+.

• L’IA n’est pas utilisée pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats.

• Tandis que nous remercions toutes les candidates et tous les candidats pour leur intérêt, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

• La FTO est favorable au travail à distance et offrira des mesures d’adaptation aux membres de son personnel qui résident en Ontario.

Date limite de présentation des candidatures : Le 11 avril 2025