Répertoire des documents
À propos du répertoire des documents
Le Répertoire des documents est une publication requise par la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Il rend accessibles les descriptions des documents et des banques de renseignements personnels de la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) afin d’aider les personnes à repérer les documents conservés par la FTO.
Le Répertoire des documents classifie nos documents dans les catégories suivantes:
- Documents généraux: Tout document qui n'est pas considéré comme étant une banque de renseignements personnels.
- Banque de renseignements personnels: Ensemble de renseignements personnels qui sont réunis de façon méthodique et auxquels on peut accéder à partir du nom d'une personne ou d'un autre renseignement d'identification.
On trouve ci-dessous les descriptions des services de la FTO, ainsi que de leurs documents.
Pour obtenir plus de renseignements, veuillez communiquer avec notre Centre de soutien à:
416 963-4927
1 800 263-2887
otf@otf.ca
Bureau du chef de la direction
Le chef de la direction doit rendre des comptes au conseil d’administration relativement à la gestion des activités de la FTO. Cela inclut la transposition de la stratégie en plans et activités opérationnels, ainsi que l’offre de leadership, d’orientation et de gestion au personnel de la FTO. Un autre rôle clé du chef de la direction est d’entretenir la relation avec le gouvernement de l’Ontario, ainsi que de représenter la FTO au grand public. Le Bureau du chef de la direction est aussi responsable de la coordination des demandes liées à l’accès à l’information, ainsi que de la gestion du programme de protection de la vie privée à la FTO.
Documents généraux
- Documents relatifs au conseil d’administration
- Budgets
- Documents relatifs à la planification des activités et des opérations
- Communications et publications du chef de la direction
- Documents relatifs à la gouvernance
- Documents de liaison entre le Ministère et l’organisme
- Politiques
- Documents relatifs aux réunions de l’équipe de la haute direction
- Documents relatifs aux allocutions
- Dossiers relatifs aux projets spéciaux
Banques de renseignements personnels
Dossiers des membres du conseil d’administration
- Autorité légale: Recueillis aux fins d’administration appropriée du conseil d’administration de la FTO.
- Particuliers visés par la banque: Membres du conseil d’administration de la FTO
- Renseignements conservés: Nom, coordonnées, renseignements relatifs à la nomination, renseignements biographiques ayant trait au membre du conseil et renseignements relatifs aux conflits d’intérêts
- Usages: Utilisés pour documenter et consigner l’historique des membres du conseil au sein de la FTO et assurer la conformité avec les politiques.
- Usagers: Responsable du Bureau du chef de la direction
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant 20 ans après la fin du mandat des membres du conseil et sont ensuite transférés aux Archives publiques de l’Ontario.
Investissements communautaires
Le Service des investissements communautaires est responsable de l’administration du processus d’octroi de subventions des sources d’investissement Croissance, Démarrage et Immobilisations de la FTO, ainsi que d’autres subventions d’investissements communautaires. Les Investissements communautaires supervisent chaque étape du processus d’octroi de subventions, qu’il s’agisse de la sensibilisation, du soutien à l’examen et à la prise de décisions concernant les demandes de subvention ou de la surveillance des bénéficiaires de subvention afin d’assurer la conformité avec les politiques de la FTO.
Documents généraux
- Documents relatifs à l’évaluation des demandes de subvention
- Documents relatifs aux demandes de subvention
- Documents relatifs à la surveillance des subventions
- Documents relatifs à l’orientation des bénéficiaires de subvention
- Documents relatifs aux réunions des équipes d’évaluation des demandes de subvention
- Documents relatifs à la sensibilisation et à l’engagement
Partenariats et autres programmes
Le département Partenariats et Mesure dirige l’ensemble des initiatives provinciales de la FTO, incluant le Fonds Perspectives Jeunesse (FPJ), ainsi que les autres programmes provinciaux administrés par la FTO au nom du gouvernement de l’Ontario. De plus, il détermine et met à profit les partenariats stratégiques qui font progresser la mission de la FTO. Ces partenariats peuvent exister avec le gouvernement, le secteur privé ou d’autres fondations et bailleurs de fonds.
Documents généraux
- Dossiers concernant la recherche et le développement liés aux domaines d’action
- Documents relatifs à l’évaluation des demandes de subvention
- Documents relatifs aux demandes de subvention
- Documents relatifs à la surveillance des subventions
- Documents relatifs à l’orientation des bénéficiaires de subvention
- Documents relatifs aux réunions des équipes d’évaluation des demandes de subvention
- Documents relatifs à la sensibilisation et à l’engagement
- Documents concernant la recherche et le développement liés aux partenariats
Finances et Administration
Le Service des finances et de l’administration est responsable de la gestion des risques, de l’assurance de la qualité, de la vérification et de la responsabilité financière à tous les stades du processus d’octroi de subventions ainsi que dans nos activités. Certaines des politiques relatives aux aspects mentionnés ci-dessus proviennent directement du gouvernement, notamment celles qui sont liées aux dépenses des employés et des bénévoles, alors que d’autres ont été élaborées pour répondre aux besoins particuliers de la FTO.
Documents généraux
- Budgets
- Documents relatifs aux installations
- Documents relatifs à la comptabilité financière
- Documents relatifs à la vérification des bénéficiaires de subvention
- Documents relatifs aux assurances
- Documents relatifs à l’inscription des organismes
- Documents relatifs à l’approvisionnement
- Rapports d’assurance de la qualité et de gestion des risques
- Documents relatifs au soutien à la clientèle du Centre de soutien
- Documents relatifs à la gestion des déplacements
Banques de renseignements personnels
Renseignements sur la paie
- Autorité légale: Loi sur la fonction publique de l'Ontario
- Particuliers visés par la banque: Employés de la FTO
- Renseignements conservés: Nom, adresse, historique de travail et transactions liées à la paie
- Usages: Utilisés pour consigner et administrer les transactions liées à la paie des employés.
- Usagers: Personnel de Finances et Administration
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant sept ans après que toutes les démarches administratives sont terminées et sont ensuite détruits.
Talents et Engagement et Gestion des bénévoles
Le Service des talents et de l’engagement met en place et supervise les stratégies visant à offrir de l’encadrement, de la planification de rémunération, de l’évaluation des emplois, de la gestion du rendement, des relations avec les employés, du recrutement et de la sélection, de la formation et du perfectionnement, ainsi que de l’élaboration et de l’interprétation des politiques en matière de santé et de sécurité. De plus, Talents et Engagement gère les relations avec les bénévoles, incluant la formation, l’engagement et la communication ayant trait aux bénévoles.
Documents généraux
- Documents relatifs à l’engagement des employés
- Documents relatifs à l’intégration et l’orientation des employés
- Dossiers relatifs aux postes et à la classification des emplois
- Dossiers relatifs à la formation et au perfectionnement
- Documents relatifs aux programmes de santé et de sécurité
- Documents relatifs à la politique de gestion du rendement
- Dossiers relatifs aux relations avec les bénévoles
- Matériel de formation des bénévoles
Banques de renseignements personnels
Concours et demandes d’emploi
- Autorité légale: Loi sur la fonction publique de l'Ontario
- Particuliers visés par la banque: Candidats à des affichages de postes à la FTO
- Renseignements conservés: Nom, coordonnées, renseignements relatifs aux curriculum vitae et aux évaluations
- Usages: Utilisés pour documenter le processus d’embauche.
- Usagers: Personnel et gestionnaires d’embauche des Ressources humaines
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant six ans après la clôture du concours et sont ensuite détruits.
Renseignements médicaux (Personnel)
- Autorité légale: Loi sur la fonction publique de l'Ontario
- Particuliers visés par la banque: Employés de la FTO
- Renseignements conservés: Nom, dossiers de santé, rapports et réclamations
- Usages: Utilisés pour vérifier l’état de santé et autoriser les congés.
- Usagers: Les Ressources humaines et la direction
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant 50 ans après la cessation d’emploi et sont ensuite détruits.
Gestion du rendement
- Autorité légale: Loi sur la fonction publique de l'Ontario
- Particuliers visés par la banque: Employés de la FTO
- Renseignements conservés: Nom, plan de rendement et évaluation du rendement professionnel
- Usages: Utilisés pour gérer le rendement des employés et cerner les besoins de formation.
- Usagers: Les Ressources humaines et la direction
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant 50 ans suivant la cessation d’emploi et sont ensuite détruits.
Dossiers du personnel
- Autorité légale: Loi sur la fonction publique de l'Ontario
- Particuliers visés par la banque: Employés de la FTO
- Renseignements conservés: Nom, numéro d’assurance sociale, coordonnées, salaire et absences
- Usages: Utilisés pour documenter et consigner l’historique des employés au sein de la FTO et assurer la conformité avec les politiques.
- Usagers: Les Ressources humaines et la direction
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant 50 ans après la cessation d’emploi et sont ensuite détruits.
Dossiers des bénévoles
- Autorité légale: Consignés pour l’administration adéquate du programme de bénévoles de la FTO.
- Particuliers visés par la banque: Bénévoles de la FTO
- Renseignements conservés: Nom, coordonnées, expérience d’emploi et études pertinentes, ainsi que renseignements relatifs à des conflits d’intérêts
- Usages: Utilisés pour documenter et consigner l’historique des bénévoles auprès de la FTO, ainsi qu’assurer la conformité avec les politiques.
- Usagers: Personnel des Relations avec les bénévoles
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant sept ans après la fin du mandat d’un bénévole et sont ensuite détruits.
Gestion de l’information
Le Service de gestion de l’information est responsable de la vision et de la stratégie globales relatives à l’information à la FTO. Cela inclut le fait de se procurer l’infrastructure de technologie de l’information, le soutien et la formation en matière de systèmes et d’applications en technologie de l’information, la gestion des connaissances, une stratégie de renseignements organisationnels, l’analyse des données, ainsi que la mesure et l’évaluation de l’impact des subventions.
Documents généraux
- Documents relatifs à la stratégie de renseignements organisationnels
- Documents relatifs à la communauté de pratique
- Documents relatifs à l’analyse des données
- Dossiers relatifs à la gestion des ressources d’information
- Dossiers relatifs au développement et au testage des applications de technologie de l’information
- Documents relatifs aux politiques liées à la technologie de l’information
- Documents relatifs aux projets de technologie de l’information
- Documents relatifs à la formation en technologie de l’information
- Documents relatifs à la gestion des connaissances
- Documents relatifs aux données ouvertes
- Documents relatifs à l’évaluation des programmes
Communications
Le Service des communications est responsable de toutes les communications internes et externes avec toutes les parties prenantes. Il appuie aussi les bénéficiaires de subvention dans la planification et la tenue des événements de reconnaissance, le personnel de la FTO qui s’occupe de sensibilisation et d’éducation, ainsi que notre chef de la direction et notre président du conseil d’administration, qui assument des rôles de leaders dans le secteur sans but lucratif.
Documents généraux
- Documents relatifs à la planification et l’élaboration de la publicité
- Documents relatifs à la planification des communications
- Documents relatifs à la planification d’événements
- Documents relatifs au programme d’accès à l’information
- Documents relatifs aux communications internes
- Documents relatifs à la gestion des problèmes
- Documents relatifs à la revue des médias
- Dossiers relatifs au programme de protection de la vie privée
- Documents relatifs aux relations publiques
- Documents relatifs aux discours et aux notes d’allocution
- Dossiers relatifs aux services de traduction
- Documents relatifs à l’identité visuelle
- Dossiers relatifs à la conception et l’administration du site Web
Banques de renseignements personnels
Dossiers liés aux demandes d’accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée
- Autorité légale: Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée
- Particuliers visés par la banque: Personnes soumettant des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée
- Renseignements conservés: Nom, coordonnées, détails de la demande, correspondance et copies des documents pertinents
- Usages: Utilisés pour administrer les demandes d’accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, ainsi que pour maintenir un registre des demandes d’accès.
- Usagers: Personnel de l'Accès à l'information et la protection de la vie privée
- Conservation: Les dossiers sont conservés durant six ans après la fermeture d’une demande ou d’un appel et sont ensuite détruits.