Erreurs les plus courantes relatives à la demande

Passez en revue les erreurs les plus courantes commises par les demandeurs dans leur demande. Cette information vous aidera à préparer une demande de subvention qui répond aux exigences d'admissibilité et de demande.

Renseignements sur l'organisme

1. Le demandeur n’est pas conforme aux politiques de la FTO

Dans le cadre du processus d’évaluation, la FTO s’assure que les demandeurs sont conformes aux politiques d’octroi de subventions de la FTO :

Lorsque les demandeurs ne respectent pas ces politiques, la demande sera refusée.

2. Le demandeur n’est pas compatible avec qui nous finançons

Les demandeurs sont évalués en fonction des critères d'admissibilité de la FTO. Lorsque les demandeurs ne répondent pas à ces exigences, la demande ne fera pas l'objet d'un examen complet.

3. Les documents financiers ne respectent pas les exigences

Mauvais type d’états financiers

La taille des revenus de votre organisme détermine qui doit préparer les états financiers à soumettre avec votre demande de subvention. Les erreurs les plus courantes concernant cette exigence sont pour :

  • Les organismes ayant des revenus de 99 999 $ ou moins : Les états financiers peuvent être préparés par un employé, un aide-comptable à l’interne, un membre du conseil d’administration ou un comptable.
  • Les organismes ayant des revenus de 100 000 $ ou plus : Les états financiers doivent être préparés à l’externe selon divers critères, en fonction des revenus totaux. 

Les demandes contenant le mauvais type d’états financiers ne feront pas l'objet d'un examen complet.

Examinez les exigences relatives aux états financiers.

Informations manquantes concernant un surplus ou un déficit

Les organismes ayant un surplus ou un déficit accumulé doivent inclure des documents additionnels dans leur demande. Ces informations fournissent des explications additionnelles au personnel qui examine la demande. Les demandes qui n’incluent pas ces documents ne feront pas l'objet d'un examen complet.

Examinez les exigences relatives aux états financiers et utilisez le calculateur de la situation financière pour déterminer si vous avez un surplus ou déficit accumulé.

Renseignements sur le projet

4. Les réponses n’incluent pas suffisamment de renseignements

La FTO reçoit un volume élevé de demandes de subvention. Bien que nous examinions et évaluions toutes les demandes soumises, les demandeurs peuvent oublier de fournir suffisamment de détails pour donner à la FTO une image complète et claire de leur projet. Il s'agit souvent :

  • de réponses qui ne fournissent pas de renseignements pertinents sur le projet et l’organisme;
  • de renseignements manquants sur la façon dont le projet sera réalisé.  

Les demandes où les demandeurs n’ont pas répondu entièrement aux questions seront refusées.

5. Des documents sont manquants ou incorrects

Divers documents sont exigés dans le cadre de la demande. Certains documents sont souvent manquants ou incorrects. Voici des exemples :

  • Des devis ou estimations ne sont pas soumis, ne sont pas datés ou ne sont pas clairement compatibles avec un poste budgétaire.
  • Des photos de l’équipement nécessaire à la réalisation du projet ne sont pas soumises.
  • Les mauvais documents de preuve de propriété sont téléversés. (Applicable pour les subventions de croissance et d'immobilisations.)
  • Un contrat de location qui n'indique pas un minimum de 5 ans restant à la date limite de soumission des demandes. (Applicable pour les subventions de croissance et d'immobilisations.)
  • Des demandes en collaboration non accompagnées d’une​​​​​ Entente de collaboration remplie. (Applicable pour les subventions pour le secteur, de croissance, et de démarrage.)

Les demandes pour lesquelles il manque des documents ou qui comportent des documents incorrects seront refusées.

6. Devis ou estimations manquants ou incorrects

Il arrive fréquemment que les demandeurs omettent de fournir les devis ou les estimations de fournisseurs tiers de biens et de services évalués à plus de 5 000 $, sur une base individuelle ou cumulative. 

Pour respecter les exigences relatives aux documents, les demandeurs doivent fournir une preuve de prix, telle que :

  • Un devis ou une estimation en PDF d’un fournisseur tiers.
  • Un instantané d’écran sauvegardé d'un panier d’achat en ligne provenant d’un site de fournisseur tiers.

Les documents doivent indiquer clairement :

  • La date de l’instantané d’écran
  • Le nom du fournisseur
  • Les articles et les prix

Exemple de document acceptable : Vous soumettez un instantané d’écran de votre panier d’achat en ligne auprès d’un important détaillant indiquant le prix de matériel d’artiste et d’ameublement de bureau. Le total combiné des achats auprès du même détaillant étant supérieur à 5 000 $, le document soumis respecte l’exigence.

 

7. Budget de projet incomplet ou inexact

Le Budget de projet est un élément crucial de la demande. Il montre comment les fonds de la subvention seront utilisés et assure qu’ils seront utilisés de façon efficace. Il existe plusieurs erreurs courantes liées au Budget de projet.

Coûts non admissibles

Les budgets incluent souvent des coûts qui ne sont pas admissibles à du financement.

Les postes budgétaires ne sont pas compatibles avec le Plan de projet et la durée demandée

Les demandeurs doivent expliquer clairement comment leurs postes budgétaires sont liés à leur projet et à leur Plan de projet. Les demandeurs oublient souvent d’inclure :

  • des détails des coûts clairs pour chaque poste budgétaire;
  • des coûts appropriés et raisonnables pour les activités décrites dans le Plan de projet;
  • un Budget de projet et un Plan de projet qui correspondent à leur durée demandée. 

Lorsque les budgets de projet ne respectent pas les exigences, la demande sera refusée.

8. Les demandes n’expliquent pas l’avantage pour la communauté locale

(Applicable pour les subventions de démarrage, de croissance et d'immobilisations.)

Le projet n’est pas à un niveau communautaire

La FTO a divisé l’Ontario en 16 régions, appelées régions de subventions, et les demandeurs doivent sélectionner une région de subventions où se dérouleront les activités principales du projet. Les demandes qui indiquent un impact à l'échelle provinciale ou nationale seront refusées.

Le besoin de la communauté n’est pas clair

Assurez-vous d'avoir établi un lien entre votre projet et l’avantage qu'il procurera dans votre communauté et/ou à ses membres. Par exemple, si vous voulez embaucher un coordonnateur des bénévoles ou acheter de l’équipement, expliquez comment ces éléments vous aideront à réaliser votre projet afin d’avantager directement la communauté.