Entente de collaboration

Qu’est-ce qu’une collaboration?

Une collaboration est constituée d’au moins deux organismes qui :

• souhaitent travailler en vue d’atteindre un objectif commun
• partagent la prise de décisions et la responsabilité

Collaborations admissibles

Une collaboration constituée d’au moins deux organismes pourrait être admissible lorsque l'organisme principal de la collaboration (le demandeur) répond aux critères d’admissibilité de la FTO et les exigences relatives à l’organisme dans chaque page de subventions.

De plus :

• L'organisme principal accepte la responsabilité de la demande ainsi que de l'administration de la subvention, incluant les responsabilités financière et de production de rapports. 
• Une collaboration pourrait comprendre des organismes admissibles et des organismes non admissibles qui sont en règle.
• Aucun organisme participant à la collaboration ne doit être engagé dans des activités politiques appuyant un parti politique, un représentant élu ou un candidat à une fonction publique, ou s’y opposant.

La FTO accepte une seule demande par organisme par date limite de source de subventions de la part de demandeurs admissibles, incluant les organismes agissant à titre d’organisme principal d’une collaboration.

Comment rédiger une Entente de collaboration

Joignez à votre demande de subvention une Entente de collaboration formelle et signée. Incluez les sections suivantes dans votre entente de collaboration :

Organisme principal de la collaboration

• L’organisme principal de la collaboration est le demandeur de subvention et devient le bénéficiaire de subvention une fois que celleci est approuvée. L’organisme principal de la collaboration signe le Contrat de subvention, reçoit les fonds de la FTO et assume la responsabilité juridique et financière ainsi que la responsabilisation en ce qui a trait au projet financé, au contrat, et aux rapports requis.
• L’organisme principal doit aussi être un membre actif de la collaboration.
• Veuillez inclure le nom de l’organisme principal, le lieu d’affaires et le coordonnées du contact.

Signatures

• Pour financer un projet de collaboration, la FTO exige que l’entente de collaboration soit signée par l’ensemble des membres officiellement reconnus en tant que partenaires.
• Une personne dotée du pouvoir de signature de chaque membre du partenariat signe et reçoit un exemplaire de l’entente de collaboration.
• Veuillez préciser le nom de chaque signataire, son poste, le nom de l’organisme qu’il représente, ses coordonnées ainsi que la date de la signature de l’entente.

Objet

• Expliquez brièvement les raisons de la création de la collaboration, quels seront les bénéficiaires du projet et la façon dont le travail en coopération permettra de réaliser les objectifs du projet financé par la FTO.

Disposition de l’entente de collaboration

• Précisez la date de début et la date de fin prévues pour le projet relatif à l’entente de collaboration.

Nom, rôle et responsabilités des membres de la collaboration (y compris de l’organisme principal de la collaboration)

• Précisez le nom et les coordonnées des organismes ou groupes qui sont officiellement reconnus en tant que membres de la collaboration relativement au projet.
• Indiquez le rôle de chaque membre officiel de la collaboration, ses responsabilités ainsi que sa participation dans la réalisation des objectifs du projet.

Gestion des fonds

• L’organisme principal de la collaboration est fiscalement responsable de l’utilisation des fonds de la subvention de la FTO.
• Toutefois, tous les membres de la collaboration doivent être régulièrement informés de la situation financière du projet, et ce, afin de s’assurer que les fonds sont correctement distribués, gérés et comptabilisés.

Processus décisionnel

• Explicitez la méthode de prise de décision et de résolution des conflits.

Plan de communication

• Consignez les stratégies de communication qui seront utilisées pour faire en sorte que les partenaires restent connectés, engagés et informés. Réfléchissez à la manière dont vous communiquerez avec les membres de la collaboration et à la fréquence à laquelle vous le ferez.

Propriété intellectuelle

• Déterminez et consignez qui sera propriétaire des éléments de propriété intellectuelle développés dans le cadre du projet.

Évaluation des demandes en collaboration

• Admissibilité de l’organisme principal de la collaboration :
  • Le mandat et les activités présentes ou passées de l’organisme principal ainsi que des membres du partenariat ne sauraient être liés à des activités politiques ou de défense des intérêts, comme la promotion des objectifs d’un parti politique, la promotion d’une doctrine politique ou la persuasion du public d’adopter une position politique particulière, ni à des activités discriminatoires.
  • La FTO interdit le financement accréditif (des fonds qui seront réattribués à un organisme tiers).
• Capacité de l’organisme principal de la collaboration : financements antérieurs, capacité financière, ressources nécessaires à la bonne gestion du projet.
• Capacité des membres de la collaboration : La contribution des membres de la collaboration correspond aux résultats du projet et soutient les activités du projet. En outre, les membres impliqués de la collaboration ont une expérience dans la mise en œuvre de projets similaires.