Politique de signature de chèques
Type: Fonctionnement
Public cible: Employés
1.0 Justification
La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) doit assurer le décaissement responsable de fonds publics. Les contrôles financiers constituent un outil important pour assurer une responsabilisation, et l’objectif est d’agir le plus prudemment possible, tout en permettant à la FTO de fonctionner de façon efficace.
2.0 Objet
La présente politique vise à s’assurer que les contrôles adéquats existent pour l’autorisation appropriée de décaissements relatifs aux subventions et au fonctionnement, ainsi qu’à déterminer les représentants de la FTO qui sont habilités à signer des chèques et à autoriser des paiements électroniques.
2.1 Pouvoir de signature des chèques
Relativement à tous les comptes bancaires de la FTO, les personnes suivantes sont les signataires autorisés de la FTO :
- Trésorier
- Chef de la direction
- Membres de l’équipe de la haute direction [1]
- Directeur des finances
Exigences en matière de signatures :
- Pour les montants de 5 000,00 $ ou moins, une signature est requise.
- Pour les montants de plus de 5 000,00 $ allant jusqu'à 200 000 $, deux signatures sont requises.
- Pour les montants de plus de 200 000,00 $, une des deux signatures doit être celle du chef de la direction ou du vice-président, Fonctionnement.
- Le directeur des finances examinera tous les chèques ainsi que les pièces justificatives.
2.2 Pouvoir d’approbation des transferts de fonds électroniques
Relativement à tous les comptes bancaires de la FTO, les personnes suivantes sont autorisées à approuver les transactions liées aux transferts de fonds électroniques (TFÉ) :
- Chef de la direction
- Trésorier
- Membres de l’équipe de la haute direction
Les transferts de fonds électroniques de quelque montant que ce soit requièrent l’approbation des représentants mentionnés ci-dessus, et tout transfert de fonds électronique constituant un paiement individuel de plus de 200 000,00 $ requiert l’approbation du chef de la direction ou du vice-président, Fonctionnement.
TFÉ individuel à un fournisseur, bénéficiaire, récipient.
| Montant du paiement de TFÉ individuel | Signataires autorisés (approbation par signature ou approbation électronique) |
|---|---|
| 5 000 $ ou moins | Une signature d’un des signataires autorisés ci-dessus |
| 5 000 $ à 200 000 $ | Deux signatures des signataires autorisés ci-dessus |
| Plus de 200 000 $ | Deux signatures, l’une du chef de la direction ou du VP, Fonctionnement |
Director of Finance to review each individual EFT and supporting documentation.
[1] Les membres de l’équipe de la haute direction sont les personnes qui occupent des postes de direction à la FTO, dont le chef de la direction ou les personnes dont le titre comprend les termes « vice-président ».