Politique sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil

1.0 Justification

En vertu de son protocole d’entente (PE), la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) doit mener ses activités conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil (Directive) du Conseil de gestion du gouvernement.

2.0 Objet

Conformément à la Directive, les objectifs de la présente politique consistent à :

• établir des règles et principes justes et raisonnables pour le remboursement des frais
• établir un cadre de responsabilités permettant d’assurer une surveillance efficace des ressources publiques affectées au remboursement des frais;
• fixer des paramètres pour la divulgation publique de l’information sur les dépenses.

3.0 Politique

La Directive établit les règles de gestion des frais de déplacement, de repas et d’hébergement pour le gouvernement de l’Ontario. Le personnel de la FTO et les personnes qui y sont nommées (membres du conseil d’administration et des équipes d’évaluation des demandes de subvention) doivent respecter ces règles. 

Afin d’assurer le respect de ces règles, les demandeurs sont tenus de planifier leurs déplacements et d’effectuer leurs réservations conformément au processus actuel approuvé par la direction. Les responsables de l’autorisation devraient rendre leurs décisions en s’appuyant sur les principes énoncés dans la Directive, notamment :

• L’argent des contribuables est dépensé de façon prudente et responsable et une attention particulière est portée à la transparence et à l’obligation de rendre des comptes.
• Les frais de déplacement, de repas et d’accueil servent les objectifs du gouvernement.
• Les projets de déplacement, de repas, d’hébergement et d’accueil sont indispensables et raisonnables dans un juste souci de santé et de sécurité.
• Sont remboursés les frais dûment autorisés, et engagés pour faciliter la conduite des affaires du gouvernement.

Les autorisations de remboursement doivent respecter les exigences en matière de délégation de pouvoir énoncées dans la Directive.

Les frais admissibles pour les consultants et autres entrepreneurs sont fondés sur la liste figurant dans la Directive.

4.0 Définitions

Responsable de l’autorisation : Personne détenant le pouvoir d’autoriser aux termes de la Directive.

Demandeur : Toute personne qui présente une demande aux termes de la Directive.

Délégation de pouvoir : Affectation écrite par laquelle une personne qui exerce un pouvoir, un devoir, une fonction ou une responsabilité en vertu de la Directive autorise une autre personne (identifiée par son nom ou le titre de son poste) à exercer le pouvoir, le devoir, la fonction ou la responsabilité.

Accueil : Fournir, aux frais de l’État, de la nourriture, des boissons, de l’hébergement, des transports ou d’autres commodités d’usage à des personnes qui n’exécutent pas un travail pour le compte du gouvernement de l’Ontario.

5.0 Mots Clés

Finance; Financier; Financement; Déplacement; Repas; Frais; Demandes; Nourriture