Dans cette partie du webinaire, nous verrons ce que cela signifie d’être un organisme mentor, les caractéristiques essentielles et les aspects juridiques du rôle et ce que cela signifie d’établir une relation saine avec un groupe communautaire.   

Dans le processus de demande du FPJ, lorsque les groupes communautaires soumettent une demande de subvention, on s’attend à ce qu’ils aient formé un partenariat avec un organisme mentor. Tous les demandeurs de subventions doivent accepter de travailler avec un organisme mentor (que nous appellerons OM).  

Un OM est un organisme sans but lucratif constitué en société, un organisme de bienfaisance ou une Première nation qui répond aux critères d’admissibilité de la FTO (parfois appelé « fiduciaire » ou « plateforme de gouvernance »). Et l'OM fournira au groupe communautaire financé une responsabilité financière ainsi que des soutiens administratif, de projet et de mentorat. La demande d'OM est une nouveauté dans le processus. Tous ceux qui répondent aux critères d’admissibilité de la FTO doivent remplir une demande d’OM pour jouer le rôle d’OM auprès de groupes communautaires du FPJ.  

Cela signifie que si la Déclaration d’intérêt d’un groupe communautaire est présélectionnée (dans le cadre de la première étape du processus de demande), le groupe devra soumettre une Entente de collaboration OM-Groupe communautaire signée dans le cadre de la prochaine étape, qui consiste à soumettre une demande de subvention. Les groupes communautaires ne peuvent pas recevoir de financement tant que la FTO n'a pas déterminé que l’OM choisi est admissible à recevoir des subventions de la FTO. Si les demandes de subvention sont approuvées (c'est-à-dire financées), l'OM sélectionné signera et respectera le Contrat de subvention avec la FTO. 

Rappelez-vous. Les OM peuvent collaborer avec un seul groupe communautaire soumettant une demande de subvention de la source Innovations pour les jeunes ou Innnovations pour les familles par année. Les groupes communautaires doivent garder cette exigence à l'esprit lorsqu'ils recherchent le bon organisme mentor pour leur projet et leur groupe.  

Vous vous demandez peut-être en quoi consiste le terme. 

Lorsque le FPJ a été instauré en 2013, le terme « fiduciaire » était plus connu et utilisé. Nous avons choisi intentionnellement d’utiliser ce terme après de nombreuses conversations avec des groupes communautaires et des organismes mentors.   

Nous avions deux intentions lorsque nous avons choisi le terme « organisme mentor :  PREMIÈREMENT : Le besoin d’une entité légale est non négociable. Il existe des limites légales très claires (non établies par la FTO, mais par l’Agence du revenu du Canada) qui façonnent ce à quoi ressemble cette relation et en font un type de partenariat très unique. En fournissant cette entité légale, l’OM partage son infrastructure et assume aussi la responsabilité du projet et des fonds. Voilà ce qui est REQUIS.   

ET DEUXIÈMEMENT, NOUS ESPÉRONS…  

Que la relation entre l’organisme mentor et les groupes communautaires ira au-delà de la supervision et de la responsabilité. Nous espérons que la relation puisse inclure des échanges significatifs (qui alimentent l’apprentissage, les possibilités et les relations) de façons qui font progresser votre mandat commun. L’OM et le groupe communautaire en tirent tous deux des avantages. 

Dans le contexte juridique, les relations avec les groupes communautaires doivent avoir les structures permettant à l’OM de démontrer que par ses politiques et ses pratiques il peut appuyer la réalisation de tous les projets, incluant tous les aspects du financement et du rendement liés à ces projets communautaires.  

À bien des égards, le projet est comme un programme indépendant de l’OM. 

Les organismes mentors doivent avoir l'infrastructure nécessaire pour appuyer les groupes communautaires. Il y a des conséquences juridiques lorsque les politiques et les processus ne CONCORDENT pas ou n'existent pas. Cela pourrait compromettre la conformité avec l'ARC.   

Les groupes communautaires soumettent des demandes pour des initiatives pluriannuelles! C'est pourquoi il est important de noter que cet engagement est sérieux.  

Tous doivent investir du temps pour s'assurer que les deux parties comprennent leurs rôles et responsabilités, ainsi que les politiques qui les régissent. 

Sachez que la FTO a une politique de transfert qui empêche les groupes communautaires de passer d'un OM à un autre durant leur subvention. Il est important que les groupes investissent du temps dans la relation. Si la relation doit prendre fin pendant que le projet du groupe communautaire est financé, la subvention sera révoquée, ce qui signifie qu’elle n'existera plus. Cela s'explique par le fait que l'OM est responsable de la subvention et de l'administration en partenariat avec le groupe communautaire, conformément à la politique de la FTO. Enfin, nous tenons à souligner que les groupes communautaires ne peuvent pas changer d’OM. 

C'est pourquoi nous recommandons aux personnes intéressées d’établir les relations rapidement!  

La relation entre l’organisme mentor et le groupe communautaire comporte de nombreux avantages.   

En essayant de créer une pratique (qui valorise à la fois la surveillance et l'échange de connaissances), nous pensons que les avantages vont bien au-delà des seuls partenaires.  

Une relation saine ouvre la porte à des avantages pour d'autres groupes communautaires, elle change le visage du secteur, elle crée un espace pour l'expérimentation et l’innovation, elle améliore la qualité des services offerts aux jeunes, ainsi qu’aux parents, tuteurs et personnes responsables, et elle alimente notre apprentissage. 

Dans l'immédiat, l'accent est mis sur chaque relation particulière, mais il s'agit beaucoup aussi de changements au secteur et de la façon dont un espace est créé pour permettre aux groupes communautaires non constitués en société de participer au changement et de le diriger. Ce sont là les améliorations du secteur potentielles lorsque vous vous engagez dans la relation avec un respect mutuel. 

Comme nous l'avons mentionné, le travail des OM et des groupes communautaires exige un engagement pour maintenir une relation saine. Prenons maintenant du temps pour parler de la formule d’une relation saine et tout cela est une question d’équilibre.  

L’équilibre porte à la fois sur la possibilité et le défi dont vous devrez tenir compte dans la relation. Pour les OM, il est important d'assurer une surveillance administrative suffisante, tout en créant de l’espace et des possibilités permettant aux groupes communautaires (dirigés par des jeunes ou par des parents, tuteurs ou personnes responsables) de faire preuve de leadership et de contrôle de leur initiative.  

D'après notre expérience au FPJ, lorsqu'une relation n'est pas équilibrée, cela peut avoir un impact sur 4 aspects : 

1) Déséquilibre des pouvoirs – Comment démontrer la conformité tout en s’assurant que la structure et la relation permettent au groupe d’assurer le leadership et la prise de décisions. Vous pourriez avoir l'impression d'avoir un pouvoir limité. Si la relation prend fin, cela entraînera la fin de la subvention également. 

2) Exposition au risque – L’OM est responsable des dépenses, des résultats et de tout ce qui concerne les subventions. Étant donné qu'il s'agit de subventions pluriannuelles, l'exposition au risque augmente à mesure que vous élargissez votre infrastructure. Il est donc important que les groupes communautaires comprennent totalement les politiques et procédures de l’OM desquelles tirer profit pour appuyer la réalisation de leur initiative. Et cela permettra d’accroître la qualité des relations, étant donné qu’il y aura des directives claires qui pourront appuyer le travail des groups communautaires. 

3) Contraintes relatives aux ressources – Gérer les ressources, les connaissances et personnel adéquat, et tout cela dans le contexte d'un financement limité dans le temps, qui crée de l’incertitude et de la pression sur la relation. Les OM devront s’assurer qu’ils ont le personnel ayant les bons rôles pour appuer le travail des groupes communautaires et établir des attentes réalistes quant à leurs rôles auprès du groupe communautaire. 

Comment aller de l'avant tout en étant conscient des défis et en examinant les possibilités d'enrichir le travail des leaders communautaires collectivement et en collaboration! Comme première étape pour envisager ce travail, il est important d'avoir des conversations réalistes sur ces éléments cruciaux. À partir des leçons tirées, ici au FPJ, nous avons élaboré un guide de conversation relatif aux OM pour appuyer ce travail, et nous vous encourageons à l’étudier lorsque vous vous engagerez dans ce partenariat.  

Voici quelques conseils pour créer les conditions d'une relation saine : 

Sachez comment chaque organisme et groupe a évolué - son parcours/sa trajectoire. Comprenez l'histoire de chacun et pourquoi vous vous êtes engagés dans cette relation. 

Soyez clair et réaliste relativement à ce dont chacun de vous a besoin.  

Mentionnez les déséquilibres de pouvoir, les risques que vous prenez et vos craintes, ainsi que les possibilités de synergie, afin d'améliorer le travail et l'impact sur le secteur.  

Commencez par les choses les plus faciles. (c'est-à-dire comment accéder aux fonds, concilier les avances, etc.) 

Précisez les attentes relatives au soutien non administratif.  (c'est-à-dire l'encadrement, l'utilisation de l'espace, etc.) 

Ayez les conversations les plus difficiles sur votre produit de travail, votre marque, le niveau d'autonomie, etc.   

Ce qu'il faut, c’est être agile, c'est-à-dire avoir la capacité de s'adapter... et que les choses ne restent pas inchangées. Au cours du temps, il est important de développer le respect et l'empathie mutuels.