Services en français

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Type: 
Administratives
ID du document: 
POL-COR-06
Version: 
3.0
Approuvée par: 
Conseil d'administration
Date d’approbation: 
03/24/2000
Entrée en vigueur: 
03/28/2019
Date de révision: 
03/28/2019

1.0 JUSTIFICATION

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) s’est engagée à offrir aux demandeurs de subvention, aux bénéficiaires de subvention ainsi qu’aux autres parties prenantes, des services adéquats et compétents en français et en anglais. La FTO est déterminée à offrir des services appropriés à la communauté francophone et à se conformer aux lois pertinentes.

2.0 OBJET

La présente politique énonce l’engagement de la FTO de se conformer à la Loi sur les services en français de l’Ontario (LSF) et d’offrir des services en français et en anglais.

3.0 POLITIQUE

La FTO s’efforce d’offrir des services en français et en anglais et de se conformer à la LSF qui garantit, à toutes les personnes ainsi qu’à toutes les entités légales, le droit de recevoir des services en français de la FTO. La FTO reconnaît les besoins et les attentes de la communauté francophone de l’Ontario, et elle agit de façon à offrir des services en français de première qualité dans les régions désignées de la province (voir la section 5), tout en permettant aux francophones des communautés non désignées de bénéficier de certains de ces services.

Bien que l’anglais soit la langue de travail utilisée à l’interne par la FTO, cette dernière prend les dispositions qui s’imposent pour fournir les ressources et le matériel appropriés en français, afin de faciliter la participation des bénévoles francophones à ses activités.

4.0 PORTÉE

La présente politique s’applique à l’ensemble des programmes, des fonctions et des services de la FTO.

5.0 COMMUNICATIONS

La clientèle francophone de la FTO a rapidement accès à des services en français de qualité, qu’il s’agisse de l’accueil et de l’aide de première ligne, ou d’une expertise en matière de programmes et de subventions. Les employés de la FTO ont les capacités linguistiques nécessaires pour communiquer l’information rapidement et de façon compétente.

Tout le matériel d’information (en version papier ou électronique) présenté ou distribué au public est disponible simultanément en français et en anglais, et il est équivalent sur le plan de la qualité et du contenu. Cela comprend, entre autres, la signalisation, la papeterie, les annonces et avis publics, la publicité, le matériel de relations publiques et les formulaires. Les exemptions relatives aux publications en vertu de la LSF sont minimes et discutées avec le coordonnateur des services en français. 

Les groupes ou personnes francophones obtiennent des renseignements dans la langue de leur choix.

La FTO répond en français à toute correspondance ou tout message qu’elle reçoit en français, selon les mêmes normes qui s’appliquent à la correspondance en anglais.

6.0 RÉGIONS DÉSIGNÉES EN VERTU DE LA LSF

L’Ontario recense 26 régions francophones désignées.

7.0 PROCÉDURES

6.1 Responsabilité

6.1.a Chef de la direction

La responsabilité globale de la prestation de services en français de qualité relève du chef de la direction de la FTO.
Bien que cette responsabilité ultime ne puisse être déléguée, tous les directeurs et les employés qui offrent des services à des clients assument la responsabilité de la qualité des services en français dans le cadre de leurs obligations professionnelles, conformément aux normes de rendement établies relatives aux responsabilités principales du poste ainsi qu’aux valeurs et à la culture fondamentales de la FTO.

6.1.b Coordonnateur des services en français

Le coordonnateur agit à titre de spécialiste et de conseiller stratégique en matière de services en français; il joue un rôle primordial dans la planification, l’élaboration, la mise en œuvre et la surveillance des services en français. Cette fonction est un lien vital qui a la capacité d’intégrer les intérêts, les besoins, les problèmes et les priorités de la communauté francophone aux orientations de la FTO ainsi qu’à celles des ministères provinciaux concernés et du ministère des Affaires francophones de l’Ontario.

6.1.c Responsables de service et directeurs

Il incombe aux responsables de service ainsi qu’aux directeurs d’assurer la prestation de services en français de qualité. Cette responsabilité s’applique, selon le cas, aux membres du personnel qui relèvent d’eux ou aux fournisseurs de services externes. Les responsables de service et les directeurs mettent en place les mécanismes de prestation de services, les budgets et les voies de communication permettant de répondre aux exigences en matière de services en français. Ils consultent le coordonnateur des services en français pour élaborer des mécanismes de prestation des programmes et des services qui satisfont les normes de la FTO et du gouvernement, et répondent aux besoins de la communauté francophone locale.

6.1.d Employés

Tous les employés de la FTO rendent des comptes à leur directeur relativement à l’accomplissement satisfaisant de leurs tâches, conformément aux règles et aux lignes directrices de la FTO. Cela comprend la prestation de services en français de qualité. On s’attend à ce que les titulaires de postes désignés offrent, à la clientèle, des services compétents en français et en anglais. Tous les employés de la FTO doivent bien connaître les obligations en matière de services en français. L’ensemble du personnel doit être en mesure de répondre aux demandes de services en français.

6.2 Plaintes

Toutes les plaintes reçues verbalement ou par écrit sont transmises au responsable de service ou au directeur concerné au sein de la FTO, ainsi qu’au coordonnateur des services en français qui est chargé d’enquêter sur la plainte et de la régler.

Le commissaire aux services en français enquête sur toutes les plaintes déposées par les membres du public concernant la prestation de services 

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