Politique de continuité des fonctions de chef de la direction

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Type: 
Gouvernance
ID du document: 
POL-GOV-01
Version: 
1.0
Approuvée par: 
Conseil d'administration
Entrée en vigueur: 
04/01/2016

1.0 JUSTIFICATION

Conformément aux pratiques exemplaires de bonne gouvernance, la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) établit une politique afin d’assurer la stabilité et la responsabilisation continue de la FTO dans l’éventualité de l’incapacité, le décès ou l’absence temporaire de son chef de la direction, et afin de faciliter la transition à un chef de direction par intérim ou à plus long terme si cela devenait nécessaire.

2.0 OBJET

La présente politique vise à établir clairement les responsabilités concernant la nomination d’un chef de la direction par intérim en cas d’absence non planifiée.

3.0 POLITIQUE

Le conseil d’administration de la FTO est chargé de régir les activités de la Fondation, ce qui comprend nommer un chef de la direction et s’assurer que la personne nommée à ce poste lui rendra des comptes, notamment par l’entremise de son président, sur la gestion et l’administration de la FTO. 

Le conseil d’administration autorise le comité de direction de la FTO à nommer un chef de la direction par intérim survenant l’absence non planifiée du chef de la direction en poste.

Dans le cadre de son évaluation annuelle du rendement du chef de la direction, le comité de direction identifiera, en s’appuyant sur les conseils de la personne en poste, trois candidats pouvant occuper la fonction de chef de la direction par intérim.

3.1 Intervention en temps opportun

Le président du conseil d’administration convoquera le comité de direction le plus tôt possible après avoir été informé de l’absence du chef de la direction. Le conseil d’administration sera tenu au courant des principaux développements et ratifiera les décisions importantes en s’appuyant sur la recommandation du président.

3.2 Options concernant la nomination

Le comité de direction veillera à assurer la continuité des fonctions de chef de la direction en nommant immédiatement un chef de la direction par intérim s’il juge que cette démarche est appropriée. Si pour quelque raison que ce soit, le comité de direction estime qu’il est dans l’intérêt supérieur de la FTO de nommer une personne qui n’est pas sur la liste de candidats préétablie, il peut exercer son autorité de le faire. La personne peut être nommée pour la durée de l’absence du chef de la direction ou une période de transition précise déterminée par le comité de direction.

3.3 Fonction de surveillance du conseil d’administration 

Le comité de direction, par l’entremise du président du conseil d’administration, est chargé de surveiller le travail du chef de la direction par intérim et tiendra compte des besoins particuliers de ce dernier en matière de soutien pour exercer ce rôle de direction temporaire. Le comité de direction tiendra le conseil d’administration informé, et ce, sur une base régulière, des questions touchant la mise en œuvre du plan de continuité des fonctions de chef de la direction. Si les circonstances le justifient, le président convoquera une réunion du conseil d’administration.

3.4 Autorité du chef de la direction par intérim

La personne nommée au poste de chef de la direction par intérim aura le plein pouvoir de prendre des décisions et d’agir de façon autonome, à l’instar du chef de la direction permanent.

3.5 Rémunération du chef de la direction par intérim

Le directeur des ressources humaines s’appuiera sur le barème et les lignes directrices de la FTO en matière de rémunération pour faire une recommandation à cet égard, aux fins d’approbation par le président du conseil d’administration.

3.6 Plan de communications

Tout de suite après avoir transféré les responsabilités au chef de la direction par intérim, le président du conseil d’administration avisera les membres du personnel, les membres du conseil d’administration et les présidents des ÉÉDS de cette délégation de pouvoir.

Le président du conseil d’administration et le chef de la direction par intérim communiqueront ce changement de direction temporaire au ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport ainsi qu’aux chefs de la direction des fondations, aux principaux dirigeants du secteur et aux autres partenaires communautaires. 

Durant cette période de transition, le président du conseil d’administration agira à titre de porte-parole de la FTO et sera épaulé par le vice-président des affaires publiques ou de son délégué, et établira et mettra en œuvre une stratégie de communications adaptée aux besoins et aux intérêts de la FTO et de ses intervenants.

3.7 Principes directeurs

Le comité de direction s’efforcera de ce qui suit :

  • réagir et être responsable et décisif en cas d’urgence;
  • assurer la continuité des activités et la poursuite de l’orientation stratégique;
  • démontrer et transmettre sa confiance dans les capacités du chef de la direction par intérim;
  • communiquer de façon mesurée, opportune et efficace avec tous les groupes d’intervenants internes et externes;
  • mobiliser le conseil d’administration et les cadres supérieurs pour qu’ils appuient la stratégie de continuité des activités;
  • veiller à ce que sa réponse soit conforme aux valeurs et aux principes de la FTO;
  • être réceptif aux préoccupations des intervenants;
  • fournir un soutien approprié au chef de la direction durant une absence temporaire, conformément aux politiques et aux valeurs de la FTO.

3.8 Fin de la période du plan de continuité des fonctions de chef de la direction

La décision concernant la date du retour en fonction du chef de la direction absent de la FTO sera prise par le chef de la direction et le président du conseil d’administration, en consultation avec le comité de direction. Si cela est indiqué, ils conviendront d’une date de retour et d’un horaire. Un horaire allégé pendant une certaine période peut être autorisé, avec l’approbation du président du conseil d’administration, s’il est prévu que le chef de la direction reprendra progressivement ses fonctions à temps plein.

3.9 Changement permanent de chef de la direction

Le conseil d’administration peut, au besoin et à sa seule discrétion, nommer un comité de transition et de recherche de candidats en vue de planifier et d’effectuer la transition à un nouveau chef de la direction.

Le conseil d’administration déterminera s’il est nécessaire d’avoir recours à une aide externe selon les circonstances de la transition et la capacité du conseil d’administration à planifier et à gérer la transition et la recherche de candidats. Le comité de transition et de recherche de candidats déterminera également s’il est nécessaire de nommer un chef de la direction par intérim et fera une recommandation à cet effet au conseil d’administration.

4.0 MOTS CLÉS

Gouvernance; Chef de la direction; Continuité; Succession; Direction; Président; Absence 

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