Coordonnateur ou coordonnatrice des relations avec les bénévoles, Lieu de travail : Toronto

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Date d'échéance: 
Lundi, 11 Novembre 2019

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO), une des lauréates du prix des cultures d’entreprise les plus admirées au Canada, est également une des fondations subventionnaires les plus importantes au pays et un organisme du gouvernement de l’Ontario. Avec un budget de plus de 100 millions de dollars, la FTO octroie des subventions à quelque 700 projets tous les ans pour favoriser l’épanouissement de communautés saines et dynamiques en Ontario. Elle effectue des investissements stratégiques dans les six domaines d’action suivants pour améliorer le bien-être des communautés : Personnes actives, Personnes connectées, Personnes vertes, Personnes inspirées, Jeunes personnes prometteuses et Personnes prospères. 

Chaque année, des centaines de bénévoles évaluent plus de 3 000 demandes de subvention. Appuyés par du personnel professionnel et expérimenté, les bénévoles apportent leur connaissance des besoins locaux ainsi qu’une vaste gamme d’expertises au processus de prise de décisions.

La FTO offre à son personnel la possibilité de favoriser l’épanouissement de communautés saines et dynamiques en Ontario tout en travaillant dans un milieu ouvert et en constante évolution qui encourage l’inclusion et la diversité. Nous sommes une équipe d’apprenants à vie à haut rendement, passionnés et souples qui sont aussi prêts à affronter les défis qu’à avoir du plaisir. Joignez-vous à nous!

Nous sommes à la recherche d’une personne professionnelle et hautement performante pour occuper le poste de coordonnateur ou de coordonnatrice des relations avec les bénévoles.

Cette personne est chargée d’apporter son soutien à la coordination d’activités axées sur les relations avec les parties prenantes, et plus particulièrement les bénévoles de la FTO. Elle travaille en étroite collaboration avec le chef des relations avec les bénévoles pour garantir l’engagement total des bénévoles de la FTO. Dans les relations avec les bénévoles, ses principales fonctions consistent à assurer la gestion d’un système de contact pour les bénévoles, le recrutement, l’accueil et la reconnaissance des bénévoles, et le soutien aux projets et événements spéciaux ayant un impact sur les bénévoles et les parties prenantes. 

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des relations avec les bénévoles relève du chef des relations avec les bénévoles. 

La FTO continue d’être soumise à des restrictions à l’embauche. Toutefois, l’embauche à des postes de première ligne qui sont essentiels au fonctionnement de la FTO peut être approuvée lorsque c’est nécessaire. Étant donné les restrictions à l’embauche, ce poste représente pour le moment un contrat d’un an, et pourrait plus tard devenir permanent.

Principales Responsabilités: 

Relations avec les bénévoles :

  • Sous la direction du chef des relations avec les bénévoles, coordonner la facilitation du processus de nomination ou de reconduction de tous les bénévoles avec le Secrétariat des nominations
  • Collaborer aux campagnes proactives de recrutement des bénévoles

Administration et gestion des contacts : 

  • Superviser la surveillance des données sur les bénévoles et les parties prenantes en maintenant un système de gestion des relations-clients et en résolvant les problèmes à mesure qu’ils se présentent, au besoin avec le soutien du Service de la gestion de l’information
  • Fournir un soutien administratif et logistique à des projets, des événements et des tâches qui ont un impact sur les relations avec les bénévoles et les parties prenantes
  • Avec le chef des relations avec les bénévoles, donner au personnel de la formation sur les pratiques exemplaires de gestion des relations-clients si nécessaire
  • Au besoin, travailler en collaboration avec le personnel de tous les autres services pour planifier des événements, s’occuper de la correspondance et répondre aux besoins en matière de communications. Il peut également s’agir au besoin d’assurer la relève des associés en relations publiques pour soutenir l’organisation d’événements de reconnaissance 
  • Préparer les rapports pour les réunions du conseil selon les besoins
  • Apporter du soutien à l’accueil et à la reconnaissance des membres du conseil au besoin
  • Acheminer les demandes d’information des bénévoles vers la personne voulue et donner du soutien aux bénévoles sur demande
  • Régler les problèmes de TI liés à l’accueil et à l’évaluation suivie des subventions
  • Établir, surveiller et suivre annuellement la conformité des bénévoles aux politiques de la FTO
  • Soutenir les investissements communautaires pour assurer leur exactitude dans les systèmes à chaque cycle de subvention

Engagement et reconnaissance des bénévoles : 

  • Travailler en étroite collaboration avec le chef des relations avec les bénévoles pour créer des outils de surveillance des problèmes d’engagement des bénévoles
  • Aider à la planification, à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies d’amélioration de la culture bénévole à la FTO
  • Coordonner et mettre à exécution tous les aspects de la note de service mensuelle aux bénévoles (contenu et numérique)
  • Coordonner les processus d’appréciation des bénévoles, y compris le suivi des prix de reconnaissance, les activités pertinentes dans les médias sociaux et la création d’activités de reconnaissance
  • Mettre en œuvre et superviser le processus de mise en nomination des bénévoles de la FTO au programme Distinction de l’Ontario pour services bénévoles
  • Créer et élaborer un contenu numérique portant sur les bénévoles dans divers moyens de communication
  • Préparer des documents de reconnaissance pour les bénévoles qui quittent la FTO (démission, fin du mandat, révocation)

Recrutement : 

  • Soutenir le processus de nomination des bénévoles des équipes d’évaluation des demandes de subvention du début à la fin; établir des rapports sur les postes à pourvoir et les nouvelles nominations, et organiser les entrevues avec les candidats à des postes dans les équipes d’évaluation des demandes de subvention
  • Créer des activités de communications et de recrutement pour rationaliser le processus de recrutement et promouvoir la diversité et la représentation régionale dans le bassin de candidats bénévoles
  • Surveiller la boîte de courriels des bénévoles – demandes des candidats
  • Sélectionner et interviewer les candidats aux postes d’évaluation des dossiers au besoin

Accueil et orientation : 

  • Soutenir la formation des bénévoles et informer les services clés des nominations
  • Soutenir l’élaboration de procédures pour standardiser l’orientation des bénévoles à l’échelle de la FTO
  • Coordonner les divers éléments de la formation et du perfectionnement des bénévoles nouvellement nommés
  • Assumer certaines responsabilités administratives pour l’accueil et l’orientation
  • Installer tous les aspects de la TI pour les bénévoles (Active Directory, E-learnings, Catalyst)
  • Planifier et coordonner des événements pour les séances d’orientation en personne, selon les besoins
Compétences et Aptitudes: 
  • Avoir une bonne connaissance de la technologie et de l’informatique, et une connaissance de niveau intermédiaire de divers logiciels (MS Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook), avoir la capacité d’apprendre rapidement à utiliser de nouveaux logiciels et posséder des compétences en gestion des bases de données et en médias sociaux
  • Capacité à coordonner des activités, à organiser des tâches multiples et à établir l’ordre de priorité dans le travail
  • Capacité à travailler de façon autonome et en équipe, et à aider les autres si nécessaire
  • Solides capacités à s’exprimer oralement et par écrit, et capacité à rédiger et à utiliser des graphiques pour communiquer des idées et fournir des réponses détaillées aux demandes d’information
  • Discrétion et tact, et capacité à travailler avec de l’information hautement sensible et à respecter la confidentialité

 
COMPÉTENCES FONDAMENTALES : 

  • Responsabilité : Assumer la responsabilité et produire des résultats
  • Agilité : Accueillir le changement et l’ambiguïté
  • Excellence : Donner sa pleine mesure et constamment chercher à s’améliorer
Scolarité et Expérience: 
  • Études collégiales dans un domaine pertinent, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience
  • De deux à cinq ans d’expérience dans le service à la clientèle ou la gestion de projet acquise dans un milieu axé sur le service à la clientèle, et capacité démontrée à apprendre et à utiliser divers logiciels de bureau
  • Savoir préparer et utiliser de grands volumes de données ou expérience dans ce domaine
  • Expérience dans la production de rapports exacts à dresser sous pression et dans des délais serrés
  • Expérience de l’utilisation de systèmes de gestion des contacts et des meilleures pratiques en gestion des relations-clients
  • Connaissance de la diversité des clients et des groupes de parties prenantes de la FTO
  • Le bilinguisme (français-anglais) est un atout
Instructions pour postuler: 

Pour poser votre candidature à ce poste, veuillez envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ par courriel à : Adresse de courriel : hr@otf.ca 

Pour obtenir plus de renseignements, visitez notre site Web à www.otf.ca

Date de clôture de l’affichage de ce poste : Le 11 novembre 2019.

 

Nous accueillons avec plaisir les candidatures de personnes représentant les communautés diversifiées que nous desservons, y compris les personnes ayant besoin d’adaptations.

La FTO s’engage à répondre aux besoins des personnes handicapées tout au long du processus d’embauche conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour ce poste, mais nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

La FTO est un environnement sans noix et sans parfum.

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