Cadre de gouvernance du conseil d’administration

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Type: 
Gouvernance
ID du document: 
POL-GOV-02
Approuvée par: 
Conseil d’administration
Date d’approbation: 
06/12/2020

Table des matières

 

Introduction 

Le masculin est utilisé à des fins de concision et englobe le féminin.

Cadre de gouvernance du conseil d’administration de la Fondation Trillium de l’Ontario

Objet

Le Cadre de gouvernance du conseil d’administration énonce la façon dont le conseil d’administration nommé par le gouvernement assurera la gestion de la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO). Ce cadre, ainsi que les annexes qui l’accompagnent, établit les rôles et responsabilités des membres du conseil d’administration et du chef de la direction. Il précise aussi clairement la façon dont ces rôles et responsabilités seront acquittés.

Personne morale

La FTO est un organisme du gouvernement et est régie par la Loi sur les personnes morales (Ontario) à titre de personne morale sans capital-actions. Les règlements administratifs de la FTO sont subordonnés à la Loi, aux lettres patentes supplémentaires (5 juin 2002), au Protocole d’entente (PE) entre la FTO et le ministère des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture (MIPSTC) et à tous les décrets en conseil pertinents, et devraient être lus en conjonction avec ces documents.

Mission

La FTO investit dans les initiatives communautaires qui bâtissent des communautés saines et dynamiques en Ontario et renforce l’impact du secteur sans but lucratif.

Valeurs et principes directeurs

Les valeurs et principes directeurs de la FTO guident ses activités et contribuent à façonner sa culture. Les gestes posés et les relations entretenues par les bénévoles et les membres du personnel sont le reflet de ces valeurs :

  • Intégrité et impartialité
  • Excellent service à la clientèle 
  • Changement qui compte 
  • Excellence  
  • Connaissances et apprentissage
  • Responsabilité et transparence
  • Équité et inclusion

Conseil d’administration

Le conseil d’administration est responsable de la gouvernance et de la surveillance des activités de la FTO. La structure et le fonctionnement du conseil d’administration reposent sur les paramètres suivants :

  • Les membres du conseil d’administration sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil. 
  • Le conseil d’administration se compose d’au plus 25 membres. 
  • Le conseil d’administration élit un président chaque année, sur approbation du ministre des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture, pour un mandat d’un an. 
  • Le ministre nomme le vice-président chaque année pour un mandat d’un an.
  • Le conseil d’administration nomme :
    • le trésorier (qui occupe également la fonction du président du Comité des finances et de vérification); 
    • le secrétaire pour un mandat d’un an (cette fonction est occupée par le chef de la direction);
    • le chef de la direction (qui agit aussi en tant que secrétaire du conseil d’administration) 
    • les présidents et vice-présidents des comités permanents et spéciaux du conseil d’administration;
    • les vérificateurs. 
  • Un administrateur peut donner sa démission en la soumettant par écrit au secrétaire du conseil d’administration.
  • Tout administrateur peut être démis de ses fonctions par résolution du ministre 

Responsabilités du conseil d’administration

Le conseil d’administration est chargé de la gouvernance et de la surveillance des activités de la FTO et assume la responsabilité de l’administration de la FTO comme cela est précisé dans le mandat du conseil d’administration (voir l’Annexe A). Ces responsabilités comprennent : la planification stratégique; la gestion des risques; le recrutement, la sélection, l’évaluation du rendement et la rémunération du chef de la direction; le contrôle du rendement de la FTO. 

Responsabilités de chaque administrateur 

Les responsabilités de chaque membre du conseil d’administration sont précisées dans la description du poste d’administrateur (voir l’Annexe B).

Responsabilités du président du conseil d’administration

Le président du conseil d’administration est chargé de faciliter les activités et les délibérations du conseil afin que ce dernier puisse s’acquitter de ses responsabilités. Il préside toutes les réunions du conseil d’administration et du Comité directeur de gestion (voir la description du poste de président à l’Annexe C).

Responsabilités du vice-président du conseil d’administration

Le vice-président assume toutes les responsabilités du président du conseil d’administration en l’absence de ce dernier. 

Responsabilités du trésorier 

Le trésorier assume la présidence du Comité des finances et de vérification, qui est chargé d’obtenir l’assurance que le conseil d’administration s’acquitte de ses responsabilités sur le plan financier, opérationnel, éthique et juridique (voir l’Annexe E, « Mandat du Comité des finances et de vérification »).

Responsabilités du chef de la direction 

Le chef de la direction relève du conseil d’administration et est chargé de diriger, gérer et planifier le fonctionnement et les activités de la FTO afin d’atteindre les objectifs stratégiques de cette dernière dans le respect du budget approuvé par le conseil d’administration (voir l’Annexe H « Description du poste de chef de la direction »). 

Comités

Les comités permanents du conseil d’administration suivants assurent la supervision du travail du conseil d’administration :

a) Comité directeur de gestion
b) Comité des finances et de vérification 
c) Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques
d) Comité des programmes d’octroi de subventions 

Le nombre d’heures estimé à consacrer chaque année pour les travaux des comités est de 12 heures (cela comprend 1,5 heure pour chaque réunion de comité et 1,5 heure de préparation). 

La composition et les responsabilités des comités permanents sont précisées dans le mandat de chacun des comités (Annexes D, E, F, G).

Comités spéciaux du conseil d’administration

À l’occasion, le conseil d’administration peut nommer, par voie de résolution, un autre comité permanent ou spécial qui fera partie des comités du conseil d’administration.

Comités de gestion

Le chef de la direction peut, à l’occasion, former des comités de gestion pour l’épauler dans son rôle et la portée de son travail. Le chef de la direction peut inviter des membres du conseil d’administration et des spécialistes dans la collectivité possédant une expertise, des compétences ou des connaissances précises à siéger à des comités de gestion. Les membres des comités de gestion relèvent du chef de la direction.

Équipes d’évaluation des demandes de subvention

Les Équipes d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS) sont des comités de la FTO composés de bénévoles de la localité qui contribuent à l’exécution du mandat d’octroi de subventions de la FTO. Ces équipes sont chargées de formuler des recommandations concernant l’affection des fonds aux fins d’approbation par le conseil d’administration. Le conseil d’administration autorise le chef de la direction à gérer les ÉÉDS et le processus d’examen des demandes de subvention. Le conseil d’administration désigne le chef de la direction comme agent de liaison entre le conseil et les ÉÉDS. 

Conseil des présidents des ÉÉDS

Le Conseil des présidents des ÉÉDS (composé des présidents de chacune des ÉÉDS) échange de l’information, partage les pratiques exemplaires et formule des observations sur la gestion efficace des ÉÉDS. Le conseil d’administration peut désigner un administrateur qui assistera aux réunions du Conseil des présidents des ÉÉDS. Ces réunions sont présidées par le chef de la direction. 

Orientation des administrateurs

Le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques, avec l’appui de la direction, veille à l’orientation en bonne et due forme des membres du conseil d’administration, qui doivent prendre connaissance notamment du Cadre de gouvernance du conseil d’administration, de la stratégie de la FTO (mission, valeurs, buts et objectifs), du Plan d’activités, du budget, de la stratégie d’investissement (y compris les programmes de subventions), la structure organisationnelle, les rôles et responsabilités des ÉÉDS et des politiques de la FTO. L’orientation comprend aussi un programme de mentorat dirigé par le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques pour faciliter l’intégration des nouveaux membres du conseil d’administration dans le cadre d’une relation entre collègues. (Voir l’Annexe J, « Guide de mentorat du conseil d’administration ».)

Cadre stratégique 

Le conseil d’administration est responsable de l’élaboration des documents suivants, qui doivent faire l’objet d’un examen périodique :

  • Règlements administratifs
  • Protocole d’entente (PE)
  • Cadre de gouvernance du conseil d’administration et annexes ci-jointes
  • Plan de continuité des activités du chef de la direction (Annexe I)
  • Code de déontologie 
  • Règles relatives aux conflits d’intérêts

Le chef de la direction est responsable de la mise en place de politiques de fonctionnement écrites qui portent sur les sujets suivants : risques, finances, ressources humaines, continuité des activités, octroi de subventions, information/données et communications. La direction veille à ce que le conseil d’administration effectue un contrôle annuel des politiques de fonctionnement pour s’assurer que ces dernières a) sont conformes aux exigences prévues par la loi et aux pratiques exemplaires; b) sont compatibles avec la mission, les valeurs et les buts de la FTO; et c) sont respectées. Les membres du conseil d’administration examineront l’ensemble des politiques de fonctionnement sur une base annuelle.  

Fonctionnement du conseil d’administration

Calendrier des réunions

Le conseil d’administration tient des réunions périodiques (préférablement au moins quatre réunions périodiques par année et une assemblée générale annuelle) en personne ou par voie électronique. Les dates de réunion sont fonction principalement des rapports trimestriels et des cycles d’octroi des subventions. 

Distribution de la documentation 

L’ordre du jour ainsi que les données et renseignements connexes importants qui permettent d’éclairer le conseil d’administration sur les questions qui feront l’objet de discussions lors de chaque réunion périodique et, lorsque cela est possible, lors de chaque réunion spéciale, seront distribués suffisamment à l’avance pour que les membres puissent les passer en revue, sauf si la nature sensible de ces renseignements empêche qu’ils soient consignés par écrit.

Assiduité aux réunions

Les administrateurs font un effort raisonnable pour assister à toutes les réunions du conseil d’administration, y compris l’assemblée générale annuelle, ainsi qu’à toutes les réunions des comités du conseil d’administration auxquels ils siègent. Les administrateurs sont tenus de se préparer à ces réunions en passant en revue la documentation distribuée au préalable. Bien que le conseil d’administration soit conscient que des circonstances peuvent à l’occasion empêcher les administrateurs d’assister à une réunion, il s’attend à ce que ces derniers fassent en sorte que leurs autres engagements ne nuisent pas à l’acquittement de leurs responsabilités envers le conseil. On s’attend à ce que les administrateurs assistent à au moins 75 % des réunions périodiques du conseil d’administration et des réunions des comités. Si un administrateur manque plus de deux réunions du conseil d’administration d’affilée ou deux réunions de comité d’affilée, le président du conseil d’administration discutera avec cet administrateur à propos de son engagement envers le conseil et de sa participation. 

Les membres du conseil d’administration informent d’avance le président, ou le chef de la direction, de leur absence à une réunion.

Accès aux cadres et aux conseillers 

Le conseil d’administration et les administrateurs ont un accès direct au chef de la direction. Le chef de la direction peut donner la permission aux administrateurs de communiquer ou de travailler directement avec un membre de la haute direction ou du personnel de la FTO. Les cadres et le personnel de la FTO relèvent du chef de la direction et non du conseil d’administration. 

Les cadres épauleront le conseil d’administration de façon à ce que le conseil et les administrateurs puissent s’acquitter de leurs obligations et responsabilités légales et autres. Le conseil d’administration a le droit de consulter et de retenir les services de conseillers juridiques indépendants ou d’autres conseillers aux frais de la FTO. Les administrateurs ont le droit de s’appuyer raisonnablement sur des conseillers externes, tels que des avocats, comptables ou autres personnes dont la profession permet d’accorder foi à leurs déclarations. Les administrateurs devraient évaluer les qualifications de tels conseillers ainsi que les processus que ces derniers utilisent pour parvenir à des décisions et formuler des recommandations. 

Diversité et inclusion

Le conseil d’administration et chacun de ses membres démontrent un engagement envers la création d’un environnement inclusif et sensible à des expériences, perspectives et intérêts divers, ouvert à tous, et où chaque personne est traitée de façon juste, décente et respectueuse, sans discrimination ni harcèlement comme cela est indiqué dans le Cadre en matière de diversité, d’équité et d’inclusion de la FTO. 

Code de déontologie 

On s’attend à ce que les administrateurs respectent et fassent valoir la mission, la vision, les valeurs et les politiques de la FTO, ainsi que les normes de comportement et d’éthique établies dans le Code de déontologie.  

Confidentialité et protection de la vie privée 

La FTO respecte le droit des personnes à la confidentialité et à la protection de leurs renseignements personnels. Chaque administrateur a le devoir de préserver et de protéger les renseignements de nature confidentielle. Le devoir de préservation et de protection de la confidentialité s’étend aux délibérations des réunions du conseil d’administration, ainsi qu’à tout renseignement concernant le fonctionnement de la FTO, ce qui inclut les employés, les bénévoles, les organismes demandeurs et les bénéficiaires de subvention, les ententes et contrats, la propriété intellectuelle, les questions stratégiques et les autres questions propres à la FTO.

Prise de connaissance de la politique 

Au moment de son recrutement au sein du conseil d’administration, et sur une base annuelle par la suite, chaque administrateur confirme qu’il a pris connaissance des politiques suivantes de la FTO et qu’il les respecte : Politique sur les conflits d’intérêts, Code de déontologie et Entente de confidentialité (utilisation appropriée des systèmes d’information et des ressources de la FTO). Étant donné que la FTO est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et à la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents (LAPCD), les administrateurs doivent comprendre les implications de chacune de ces lois.

Évaluation du rendement du conseil d’administration

Le conseil d’administration procédera à l’évaluation de son rendement tous les deux ans. Ce processus sera guidé par le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques, et l’ensemble du conseil d’administration y participera. Le chef de la direction, ou son remplaçant désigné affectera du personnel pour soutenir ce processus. 

Gestion du Cadre de gouvernance du conseil d’administration

Examen du Cadre de gouvernance

Le conseil d’administration prend connaissance et discute du Cadre de gouvernance sur une base annuelle et, avec l’aide du Comité de gouvernance opérationnelle et des politiques, examine si des changements doivent y être apportés sur une base bisannuelle.

 

Annexe A

Mandat du conseil d’administration

Mandat

Le conseil d’administration assure la gouvernance et la surveillance des activités de la FTO. Il approuve l’orientation stratégique, les buts, les objectifs, les plans d’activités, la stratégie d’investissement relative aux subventions, les budgets, les rapports annuels et les recommandations de subventions. Il est responsable du recrutement, de la sélection, de l’évaluation du rendement et de la rémunération du chef de la direction, ainsi que de la surveillance du rendement de la FTO, des politiques et des risques.

Le conseil d’administration délègue la gestion et la supervision générales des activités et du fonctionnement de la FTO au chef de la direction. Le conseil d’administration supervise et évalue l’exécution, par le chef de la direction, des stratégies approuvées par le conseil. 

Responsabilités

Le conseil d’administration s’acquitte des responsabilités suivantes afin de veiller à la bonne gouvernance de la FTO :

Recrutement, sélection, rendement et rémunération du chef de la direction

  • Superviser le recrutement, la sélection et l’intégration du chef de la direction. Fixer les objectifs de rendement (indicateurs de rendement clés approuvés dans le Plan d’activités et objectifs de cheminement de carrière), évaluer le rendement sur une base annuelle et passer en revue la rémunération de façon régulière.  
  • Superviser le plan de continuité des fonctions du chef de la direction et se tenir au fait de la situation concernant l’équipe de la haute direction. Veiller à ce que des processus appropriés soient en place pour développer les compétences en leadership du personnel à tous les échelons de la FTO.

Planification stratégique et des activités

  • Assurer la surveillance et fournir une orientation pour aider la direction à élaborer une stratégie visant l’accomplissement de la mission de la FTO. 
  • Approuver l’orientation stratégique ainsi que les buts, objectifs, plans d’activités et budgets.
  • Avec l’appui du chef de la direction et de son équipe, rester à l’affût des tendances dans le secteur sans but lucratif et les collectivités en Ontario, notamment sur le plan démographique, des besoins changeants des collectivités, des efforts d’autres bailleurs de fonds, de la stratégie d’investissement et des programmes de subventions de la FTO, cela afin d’éclairer la stratégie future. 

Gestion des risques/Contrôles internes

  • Assurer la surveillance du Plan de gestion des risques de la FTO, y compris examiner les risques auxquels est exposée la FTO et veiller à la mise en place d’une stratégie appropriée afin de gérer et d’atténuer ces risques (Profil de risques).
  • Passer en revue le cadre de contrôles internes, les rapports de rendement et les politiques et procédures de la FTO et veiller à ce que les politiques de fonctionnement prévoient un système d’examen régulier de l’efficacité des contrôles internes. 
  • Veiller à ce que la FTO respecte l’ensemble des lois, des règlements et des exigences en matière de rapports et de contrats pertinents en assurant le suivi des systèmes et procédures établis par la direction. 
  • Veiller à ce que la FTO respecte ses documents constitutifs, ses objectifs et sa mission, tels que définis dans ses actes constitutifs et le Protocole d’entente (PE).

Contrôle du rendement 

  • Surveiller et examiner le rendement de la FTO à la lumière du Plan d’activités et du budget.
  • Conseiller au besoin la direction et adopter un point de vue critique au moment d’évaluer et de remettre en question, si nécessaire, les recommandations et propositions de la direction.

Processus d’octroi des subventions et approbation des recommandations 

  • Veiller à la mise en place d’une stratégie d’investissement des fonds et de politiques d’octroi des subventions appropriées et au respect des politiques et processus par le personnel et les ÉÉDS, afin de préserver l’intégrité du processus d’octroi des subventions.
  • Recevoir et approuver les recommandations des ÉÉDS après avoir obtenu l’assurance que la stratégie d’investissement relative aux subventions et les politiques de la FTO ont été suivies.

Gouvernance 

  • Le conseil d’administration nomme le président, le secrétaire (chef de la direction) et le trésorier (qui est aussi le président du Comité des finances et de vérification). Le vice-président est nommé par le ministre des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture.
  • Lors de la première réunion suivant l’assemblée générale annuelle, les administrateurs élisent, pour un mandat d’un an, un président et un vice-président pour chacun des comités permanents. 
  • Tenir une assemblée annuelle des membres afin d’approuver les états financiers vérifiés et la nomination d’un vérificateur externe.
  • Passer en revue et approuver le mandat et la composition des comités permanents et spéciaux. 
  • Veiller à ce que, lors des réunions du conseil d’administration, chaque comité lui fasse un compte rendu de ses activités.
  • Exécuter un Plan de perfectionnement professionnel du conseil d’administration prévoyant des occasions pour tenir des discussions stratégiques et des séances de formation (recommandées généralement par le Comité de gouvernance opérationnelle et des politiques, avec l’appui de la direction). 
  • Procéder à une évaluation du rendement du conseil d’administration sur une base bisannuelle.
  • Prendre toute décision qui s’impose à la suite des comptes rendus des comités.

Pouvoirs de signature

  • Le conseil d’administration réserve au président l’autorité de signer au nom du conseil d’administration sur le PE, les états financiers et les documents d’attestation.
  • Le conseil d’administration délègue au chef de la direction l’autorité de signer tous les contrats nécessaires au fonctionnement de la FTO, y compris pour l’octroi des subventions.

Relations externes

  • Veiller à l’établissement de lignes directrices appropriées en matière de relations externes afin de clarifier le rôle des membres du conseil d’administration et de la haute direction. Bien que le chef de la direction agisse à titre de représentant et porte-parole  principal de la FTO, le président et les membres du conseil d’administration, ainsi que les membres de la haute direction peuvent, à l’occasion, être appelés à jouer un rôle dans les relations avec les parties prenantes. 

 

Annexe B

Description du poste d’administrateur

Objet

Chacun des membres du conseil d’administration de la FTO a un rôle important à jouer dans l’acquittement des responsabilités du conseil.

  • Adhérer à la mission et aux valeurs de FTO et promouvoir la FTO au sein de son propre réseau et cercle d’influence. 
  • Agir avec intégrité et bonne foi au mieux des intérêts de la FTO.
  • Agir avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne prudente.
  • Participer pleinement à un programme d’orientation au moment de l’entrée au conseil d’administration afin de se familiariser avec la mission, les valeurs, le mandat, les buts, la stratégie d’investissement et les responsabilités du conseil d’administration et des administrateurs; se familiariser avec le Cadre de gouvernance du conseil, les politiques de fonctionnement, ainsi que le secteur sans but lucratif.
  • Respecter la nature confidentielle des questions de nature délicate.
  • Assister à toutes les réunions ordinaires du conseil d’administration et à l’AGA, ainsi qu’à toutes les réunions des comités auxquels siège l’administrateur.
  • Informer le président du conseil d’administration et le chef de la direction en cas d’absence à une réunion.
  • Se renseigner sur les points à l’ordre du jour, lire la documentation avant la tenue des réunions et contribuer de façon constructive aux discussions et aux décisions du conseil d’administration.
  • Devenir membre actif d’un ou de plusieurs comités du conseil d’administration.
  • Assumer des responsabilités de leadership au sein du conseil d’administration sur demande et lorsque cela est indiqué. 
  • Prendre part à l’auto-évaluation bisannuelle du conseil d’administration. 
  • Prendre part à l’examen annuel du chef de la direction.
  • Déclarer dès que possible tout conflit d’intérêts au président du conseil d’administration. 
  • Avant toute réunion du conseil d’administration et d’un de ses comités, passer en revue la liste des organismes demandeurs afin de déterminer s’il existe un conflit d’intérêts en regard de son poste d’administrateur et, le cas échéant, le déclarer avant la tenue de la réunion. 
  • Être disposé à fournir des avis et conseils au chef de la direction. 
  • Se tenir à l’affût des pratiques exemplaires en matière de gouvernance. 
  • Ne pas intervenir directement dans les décisions et questions liées au fonctionnement ou dans d’autres décisions dont la responsabilité incombe au personnel. 
  • Respecter le fait que les employés et la haute direction relèvent du chef de la direction et non pas du conseil d’administration ni de ses membres.
  • Représenter la FTO lors d’activités externes, lorsque cela est indiqué de le faire et qu’on demande de le faire. 

Temps à consacrer aux activités du conseil

  • On attend d’un administrateur qu’il assiste aux réunions trimestrielles du conseil d’administration, aux réunions des comités permanents, à l’AGA et à toute réunion spéciale des comités ou du conseil d’administration; on s’attend également à ce qu’il se prépare en vue de ces réunions. Le calendrier des réunions et des activités officielles sera fixé à l’avance. 

Indemnisation

  • Les membres du conseil d’administration de la FTO agissent à titre bénévole et ne reçoivent aucune rémunération. Les coûts des déplacements et des repas pour assister aux réunions et s’occuper des affaires du conseil d’administration sont couverts dans le cadre de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil de l’Ontario établie par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

 

Annexe C

Description du poste de président du Conseil

Objet

Le président du conseil d’administration relève du conseil d’administration et du ministère des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture (MIPSTC). Le président agit à titre de principal agent de liaison entre le conseil d’administration et le ministre des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture, conformément aux attentes très détaillées énoncées dans le PE entre le MIPSTC et la FTO.

Principales responsabilités

Les responsabilités du président du conseil d’administration incluent :  

  • Présider et animer de façon efficace les réunions du conseil d’administration, l’AGA et les réunions du Comité directeur de gestion conformément aux protocoles établis à cet effet. 
  • Établir l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration, avec l’appui du chef de la direction et en coopération avec le Comité directeur de gestion.
  • Proposer des motions et proclamer les décisions du conseil d’administration et des administrateurs. 
  • Veiller chaque année, par l’entremise du Comité directeur de gestion, à l’établissement des attentes et de la rémunération, ainsi qu’à l’évaluation du chef de la direction. 
  • Collaborer étroitement avec le chef de la direction pour assurer une bonne relation de travail entre ce dernier et le conseil d’administration.
  • Examiner et approuver les dépenses du chef de la direction. 
  • Régler les problèmes avec les administrateurs et offrir une rétroaction, notamment en ce qui concerne l’assiduité, et s’occuper de toute démission, le cas échéant.

Temps à consacrer aux activités du conseil 

  • On attend du président du conseil d’administration qu’il participe aux réunions trimestrielles (et aux réunions spéciales) du conseil d’administration et du Comité directeur de gestion; on s’attend également à ce qu’il se prépare en vue de ces réunions. Le président se réunit mensuellement avec le chef de la direction, communique avec le ministre des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture, s’occupe de régler les problèmes, le cas échéant, et fait le suivi nécessaire.  
  • Le calendrier des réunions et des activités officielles sera fixé à l’avance en consultation avec le président du conseil d’administration. 
  • Le vice-président peut remplacer le président pour l’appuyer dans l’acquittement de ses responsabilités d’un commun accord ou si cela s’avérait nécessaire.  

 

Annexe D

Mandat du Comité directeur de gestion

Mandat

Le Comité directeur de gestion sert d’organe de coordination pour fournir une orientation au président du conseil d’administration au moment de l’élaboration de l’ordre du jour des réunions, en plus de fournir des conseils sur l’approche ou la marche à suivre en ce qui concerne les enjeux et les possibilités, notamment les questions de nature sensible ou complexe. 

Les principaux devoirs du Comité directeur de gestion sont les suivants :

  • Fournir une orientation au président en ce qui a trait au plan/calendrier de travail annuel du conseil d’administration.
  • Conseiller le président sur le contenu de l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration afin de soutenir la réalisation du plan de travail annuel et de veiller à la présentation des recommandations des comités.
  • Définir un processus pour faire face aux situations, aux enjeux et aux possibilités qui peuvent se présenter et nécessiter l’attention du conseil d’administration. 
  • Dans des circonstances exceptionnelles où il est impossible de tenir une réunion plénière du conseil d’administration, le Comité directeur de gestion, en consultation avec le chef de la direction, est autorisé à traiter et à régler des questions urgentes et à en informer le conseil d’administration lors de la prochaine réunion prévue à l’horaire.
  • Aider le conseil d’administration à gérer ses relations avec le chef de la direction. 
  • En conjonction avec le président, établir les recommandations en ce qui concerne les attentes en matière de rendement, l’évaluation du rendement et la rémunération du chef de la direction, recommandations qui seront présentées au conseil d’administration aux fins d’approbation par tous les membres. 
  • Prendre en considération les recommandations du Comité de gouvernance opérationnelle et des politiques en ce qui a trait aux présidents et aux vice-présidents de chacun des comités permanents du conseil, et présenter ces recommandations à tous les membres du Conseil aux fins d’approbation. 
  • Donner des consignes à tout comité spécial que le conseil d’administration pourrait de temps à autre décider de former afin d’examiner certaines questions.  
  • Fournir des observations ou une rétroaction sur les politiques de fonctionnement pertinentes.

Le Comité directeur de gestion relève du conseil d’administration.

Composition

  • Le Comité directeur de gestion est composé du président, du vice-président et du trésorier du conseil d’administration, ainsi que du président de chacun des comités permanents du conseil. 
  • Le président du conseil d’administration est le président du Comité directeur de gestion, et le secrétaire du conseil d’administration exerce les fonctions de secrétaire du Comité directeur de gestion.
  • Seuls les membres du Comité directeur de gestion et le secrétaire peuvent assister aux réunions du Comité. Un administrateur ou une autre personne ne peut assister à une réunion du Comité directeur de gestion que sur invitation de la part de ce dernier.
  • Le chef de la direction, à titre de secrétaire du conseil d’administration, épaule le Comité directeur de gestion et assiste aux réunions.

Protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réunissent au moins quatre fois par an, et sur convocation du président, selon les besoins. Les réunions se tiennent par téléconférence ou par l’intermédiaire de la messagerie électronique, du portail en ligne et du vote asynchrone par voie électronique.
  • Le quorum est constitué d’une simple majorité de membres (dont un doit être le président).
  • Le procès-verbal de chaque réunion est préparé par le personnel et distribué aux membres du conseil d’administration aux fins d’information.
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présente un rapport sur les activités et les recommandations du Comité.

Remarque : L’ancien Comité de direction a été renommé Comité directeur de gestion. 

 

Annexe E

Mandat du Comité des finances et de vérification

Mandat

Le Comité des finances et de vérification a pour mandat de s’assurer que le conseil d’administration s’acquitte de ses responsabilités légales, éthiques, fonctionnelles et financières. Cela inclut veiller à ce qu’une bonne gestion financière soit mise en place. Le Comité recommande le budget annuel aux fins d’approbation par le conseil d’administration, assure le suivi de la situation financière sur une base trimestrielle et assure la surveillance de la gestion et du contrôle des risques, du portefeuille de placements et des fonctions de vérification. 

Le Comité des finances et de vérification relève du conseil d’administration. 

Composition

  • Le Comité se compose d’au moins trois membres du conseil d’administration. Le trésorier (nommé par le conseil d’administration) assume le rôle de président du Comité des finances et de vérification. Le vice-président est nommé par le conseil d’administration. Les membres du Comité sont choisis pour enrichir les délibérations de ce dernier en apportant des connaissances, ressources et perspectives appropriées. 

  • Tout membre du conseil d’administration de la FTO peut assister aux réunions des comités permanents et spéciaux et participer aux discussions, mais il peut seulement voter s’il est membre du comité en question.

  • Le chef de la direction et le vice-président du fonctionnement épaulent le Comité des finances et de vérification et assistent à ses réunions. 

Contrôle des finances et de la gestion

  • Passer en revue les budgets annuels de fonctionnement et d’octroi des subventions avant leur présentation au conseil d’administration.
  • Examiner les états financiers trimestriels et les états financiers annuels vérifiés avant leur présentation au conseil d’administration. Veiller à ce que des mesures appropriées soient prises afin de remédier à tout problème relevé dans les rapports financiers.
  • S’assurer que les rapports financiers préparés par la direction, signés par le président du conseil d’administration et présentés au ministère respectent les principes comptables reconnus et sont le reflet fidèle de la situation financière de la FTO.
  • S’assurer que les politiques d’investissement de la FTO sont conformes aux lignes directrices du gouvernement.
  • Contrôler et passer en revue les arrangements bancaires et les investissements de la FTO.
  • Fournir des observations ou une rétroaction sur les politiques de fonctionnement pertinentes.

Gestion des risques

  • Assurer la surveillance des activités de vérification interne de la Fondation. 
  • Assurer la surveillance du Plan de gestion des risques de la FTO, y compris le Profil des risques.
  • Passer en revue tous les risques comptables, de vérification et d’investissement auxquels la FTO est exposée et veiller à ce qu’une stratégie de gestion des risques appropriée soit mise en place afin de gérer et d’atténuer ces risques. 

Vérification externe

  • Recommander la nomination de vérificateurs externes pour la FTO à chaque assemblée générale annuelle.
  • Se réunir avec les vérificateurs externes une fois par année pour passer en revue le plan de vérification et une autre fois par année pour examiner le rapport de vérification (états financiers vérifiés, discussions sur les systèmes et contrôles financiers). 

Protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réunissent au moins quatre fois par an, et sur convocation du trésorier, selon les besoins. 
  • Les réunions se tiennent par téléconférence ou par l’intermédiaire de la messagerie électronique, du portail en ligne et du vote asynchrone par voie électronique.
  • Le quorum est constitué d’une simple majorité de membres du Comité (dont un doit être le trésorier).
  • Le procès-verbal de chaque réunion est préparé par le personnel et est soumis aux fins d’approbation lors de la réunion subséquente du Comité. 
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présente un rapport sur les activités et les recommandations du Comité.

 

Annexe F

Mandat du Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques

Mandat

Le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques a pour mandat de veiller à ce que le conseil d’administration s’acquitte de ses responsabilités légales, éthiques et fonctionnelles au moyen d’un modèle de gouvernance efficace, de politiques de gouvernance adéquates, de la surveillance des documents et politiques en matière de gouvernance, des plans d’orientation et de perfectionnent professionnel du conseil d’administration, ainsi que de l’évaluation du rendement du conseil d’administration.  

Le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques relève du conseil d’administration. 

Plus précisément, le mandat du Comité sera le suivant :

Gouvernance

  • Recommander des processus de gouvernance appropriés pour surveiller la conformité et l’alignement avec les politiques et les procédures mandatées par les documents constitutifs de la FTO, les pratiques exemplaires en matière de gouvernance et les mesures législatives pertinentes. 
  • Passer en revue les documents constitutifs de la FTO (PE, règlements administratifs, Cadre de gouvernance du conseil d’administration, Plan de continuité des fonctions du chef de la direction, Code de déontologie, Règles relatives aux conflits d’intérêts) et aviser le conseil d’administration de tout changement nécessaire à y apporter.
  • Effectuer sur une base bisannuelle un examen du processus de gouvernance de la FTO et recommander au conseil d’administration d’apporter tout changement ou de prendre toute mesure permettant d’améliorer ce processus. Cela comprend un examen du Cadre de gouvernance du conseil d’administration tous les deux ans. 
  • En consultation avec le président du conseil d’administration, présenter au Comité directeur de gestion, puis au conseil d’administration, des recommandations sur la composition de chacun des comités permanents du conseil d’administration, y compris pour les postes de président et de vice-président.
  • Fournir des observations ou une rétroaction sur les politiques de fonctionnement pertinentes.

Perfectionnement et auto-évaluation du conseil d’administration 

  • Veiller à ce que des processus soient mis en place pour que les membres du conseil d’administration, nouveaux et actuels, puissent obtenir une orientation et une formation appropriées.
  • Examiner et recommander un calendrier annuel de perfectionnement du conseil d’administration élaboré par la direction (discussions stratégiques et séances de formation lors des réunions du conseil d’administration et autres occasions de perfectionnement).
  • Faire passer un questionnaire d’auto-évaluation au conseil d’administration sur une base bisannuelle, le passer en revue, puis faire un compte rendu au conseil.
  • Superviser l’élaboration, sur une base bisannuelle, d’une Grille des compétences du conseil d’administration afin de guider le processus de recrutement des nouveaux membres du conseil et de cerner les occasions de formation et de perfectionnement du conseil.

Composition

  • Le Comité se compose d’au moins trois membres du conseil d’administration, dont un président et un vice-président nommés par le conseil. Les membres du comité sont choisis pour enrichir les délibérations du comité en apportant des connaissances, ressources et perspectives appropriées.
  • Tout membre du conseil d’administration de la FTO peut assister aux réunions des comités permanents et spéciaux et participer aux discussions, mais il peut seulement voter s’il est membre du comité en question.
  • Le chef de la direction et les membres de l’Équipe de la haute direction épaulent le Comité et assistent à ses réunions. 

Protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réunissent au moins quatre fois par an et sur convocation du président du Comité, selon les besoins. 
  • Les réunions se tiennent par téléconférence ou par l’intermédiaire de la messagerie électronique, du portail en ligne et du vote asynchrone par voie électronique.
  • Le quorum est constitué d’une simple majorité de membres du Comité.
  • Le procès-verbal de chaque réunion est préparé par le personnel et est soumis, en consultation avec le président, aux fins d’approbation lors de la réunion subséquente du Comité.
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présente un rapport sur les activités et les recommandations du Comité.

 

Annexe G

Mandat du Comité des programmes d’octroi de subventions 

Mandat

Comité des programmes d’octroi de subventions

  • Assurer la surveillance des programmes d’octroi de subventions de la FTO, ce qui comprend entre autres les Investissements communautaires (IC), le Fonds Perpectives Jeunesse (FPJ), le Fonds pour les initiatives locales de réduction de la pauvreté (FILRP) et le Cadre des investissements en partenariat. 
  • Lors de chaque cycle de subventions :
    • S’assurer que le personnel et les Équipes d’évaluation des demandes de subventions (ÉÉDS) ont suivi les politiques et processus d’investissement/d’octroi de subventions mis en place afin de maintenir l’intégrité du processus d’octroi des subventions.
    • Examiner les tendances et les analyses en matière d’octroi des subventions, notamment l’alignement des subventions recommandées avec le Plan d’activités et la Stratégie d’investissement approuvés par le conseil d’administration.
    • Recevoir et examiner toutes les recommandations de subventions des ÉÉDS avant leur soumission au conseil d’administration aux fins d’approbation. 
    • Recevoir et examiner toutes les recommandations de subventions de l’ÉÉDS du fonds provisoire avant leur soumission au conseil d’administration aux fins d’approbation. 
  • Recommander au conseil d’administration, si nécessaire, la redistribution des fonds de subventions inutilisés conformément à la Politique d’élaboration du budget.
  • Recommander au conseil d’administration des cibles d’affection pour l’octroi des subventions pour les sources IC tous les trois ans ou selon les besoins. 
  • Fournir des observations ou une rétroaction sur les politiques de fonctionnement pertinentes.

Le Comité des programmes d’octroi de subventions relève du conseil d’administration.

Composition

  • Le Comité se compose d’au moins cinq membres du conseil d’administration, dont un président et un vice-président nommés par le conseil. Les membres du Comité sont choisis pour enrichir les délibérations du comité en apportant des connaissances, ressources et perspectives appropriées.
  • Tout membre du conseil d’administration de la FTO peut assister aux réunions des comités permanents et spéciaux et participer aux discussions, mais il peut seulement voter s’il est membre du comité en question.
  • Le chef de la direction et les membres de l’Équipe de la haute direction épaulent le Comité et assistent à ses réunions.

Protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réunissent au moins trois fois par an et sur convocation du président, selon les besoins. 
  • Les réunions se tiennent par téléconférence ou par l’intermédiaire de la messagerie électronique, du portail en ligne et du vote asynchrone par voie électronique.
  • Le quorum est constitué d’une simple majorité de membres du Comité.
  • Le procès-verbal de chaque réunion est préparé par le personnel et est soumis, en consultation avec le président, aux fins d’approbation lors de la réunion subséquente du Comité.
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présente un rapport sur les activités et les recommandations du Comité.

 

Annexe H

Description du poste de chef de la direction 

Objet

Le chef de la direction de la FTO est nommé par le conseil d’administration afin de fournir leadership et vision et de gérer les activités de la FTO. Le chef de la direction s’acquitte également des responsabilités du poste telles qu’elles sont définies dans le Protocole d’entente (PE) avec le gouvernement de l’Ontario.

Principaux secteurs de responsibilité

  1. En conjonction avec le conseil d’administration et son président, élaborer et maintenir une vision qui aidera à guider la stratégie et les décisions touchant le fonctionnement de l’organisme.
  2. Soutenir le conseil d’administration dans l’élaboration, l’examen périodique et le respect de la vision, de la mission et des orientations stratégiques de l’organisme.
  3. Appuyer le conseil d’administration et encadrer le personnel afin de veiller au respect des exigences du PE, notamment en ce qui a trait à la production de rapports, au contrôle, à la gestion des risques et à la communication.
  4. Mettre en valeur les ressources humaines de la FTO et faciliter les interactions, lorsque cela est approprié, entre les membres du conseil d’administration, les bénévoles des Équipes d’évaluation des demandes de subventions (ÉÉDS) et les membres du personnel. Le chef de la direction est responsable de l’embauche et de la supervision du personnel de la FTO conformément aux politiques en matière de ressources humaines et aux procédures de fonctionnement de l’organisme.
  5. Veiller à la mise en place et à l’application en bonne et due forme des politiques de fonctionnement. 
  6. Gérer les décisions concernant l’évaluation et l’octroi des subventions et faire un compte rendu au conseil d’administration sur les effets, les résultats et les tendances.
  7. Gérer les ÉÉDS (orientation, formation, processus d’évaluation, etc.) et veiller à ce qu’elles se conforment à l’orientation, aux politiques et aux exigences du conseil d’administration.
  8. Veiller à l’élaboration de stratégies de formation, de coordination, de maintien en fonction et de reconnaissance des membres bénévoles du conseil d’administration et des ÉÉDS.
  9. Diriger l’élaboration du Plan d’activités annuel qui sera soumis à l’approbation du conseil d’administration et du ministre. Diriger l’élaboration des plans en matière de ressources opérationnelles aux fins de la mise en œuvre du Plan d’activités et, à la fin de l’année, faire un compte rendu au conseil d’administration et au gouvernement sur ce qui a été accompli durant l’année.
  10. S’assurer que des mécanismes de production de rapports sont en place afin de veiller au respect des mesures législatives applicables par la direction.
  11. Présenter les enjeux stratégiques et faire des recommandations à cet égard au conseil d’administration ou à ses comités.
  12. Agir comme principal représentant et porte-parole de la FTO, en conjonction avec le président. 
  13. Assurer la liaison avec divers ministres et bureaucrates au sein du gouvernement afin de favoriser la réalisation du mandat de la FTO tout en protégeant son indépendance.
  14. Siéger au conseil d’administration de la FTO à titre de secrétaire.
  15. Assumer le rôle de responsable de l’éthique pour les employés de la FTO.

Compétences et attributs

  1. Engagement envers les valeurs de l’organisme, à savoir la responsabilité, la transparence, l’inclusion, l’innovation, l’intégrité et l’excellence.
  2. Familiarité avec les réalités de la gestion d’un organisme gouvernemental; capacité à manœuvrer agilement tout en se conformant à un vaste éventail de directives gouvernementales. 
  3. Capacité à réfléchir, à planifier et à agir stratégiquement. Cela exige une approche solidement axée sur les systèmes et une capacité à assurer un alignement entre toutes les composantes de l’organisme.  
  4. Sensibilité à la diversité des intérêts des différentes parties prenantes.
  5. Excellentes compétences en leadership pour gérer un organisme dont la structure décisionnelle est complexe et décentralisée. Le chef de la direction doit avoir de l’expérience dans les secteurs suivants : influence, communications, établissement de consensus, perfectionnement professionnel individuel et collectif, résolution de conflits.
  6. Aptitude à inspirer crédibilité, confiance et assurance.
  7. Se sentir à l’aise d’assumer la fonction de principal représentant de la FTO auprès du gouvernement et des principaux médias et au sein des forums publics. Posséder de solides compétences en tant que présentateur, communicateur et négociateur.

Principaux contacts externes 

  • Sous-ministre des Industries du Patrimoine, du Sport, du Tourisme et de la Culture 
  • Hauts fonctionnaires du gouvernement
  • Dirigeants d’organismes sans but lucratif dans la province, y compris au sein de réseaux provinciaux et nationaux
  • Dirigeants d’autres fondations et organismes bailleurs de fonds canadiens et internationaux
  • Représentants des principaux médias  

Étendue des responsabilités 

  • Subordonnés directs : 5
  • Subordonnés indirects : 130
  • Budget de fonctionnement : 14,6 M$.
  • Budget des subventions : 122 M$.

Expérience et éducation

B.A. ou expérience équivalente. Diplôme d’études supérieures en sciences sociales ou en administration des affaires de préférence. Cinq à sept ans comme chef de la direction / cadre supérieur dans le secteur sans but lucratif ou parapublic. Engagement manifeste envers le service public et le bénévolat, ainsi que capacité à travailler avec des communautés diverses.

 

Annexe I

Politique de continuité des fonctions du chef de la direction

Justification 

Conformément aux pratiques exemplaires en matière de bonne gouvernance, la FTO établit une politique pour assurer sa stabilité et sa responsabilité continue en cas d’invalidité, de décès ou d’absence temporaire du chef de la direction, et afin de faciliter la transition à une direction intérimaire ou à plus long terme si cela devenait nécessaire.

Objet

La présente politique vise à énoncer les responsabilités en ce qui a trait à la nomination d’un chef de la direction intérimaire en cas d’absence imprévue.

Politique

Le conseil d’administration de la FTO est responsable de la gouvernance de l’organisme, qui comprend entre autres de nommer un chef de la direction et de veiller à ce que ce celui-ci lui rende des comptes sur la gestion et l’administration de la FTO. 

Le conseil d’administration autorise le Comité directeur de gestion de la FTO à lui recommander, aux fins d’approbation, un chef de la direction intérimaire en cas d’absence imprévue du chef de la direction. 

Chaque année, dans le cadre de l’évaluation du rendement du chef de la direction, le Comité directeur de gestion identifiera, avec l’appui du chef de la direction, trois candidats potentiels pour assumer le rôle de chef de la direction intérimaire.

Intervention en temps opportun

Le président convoque le Comité directeur de gestion le plus tôt possible après avoir été informé de l’absence du chef de la direction. Le conseil d’administration est informé des principaux développements et ratifie les décisions importantes sur la recommandation du président.

Options concernant la nomination

Le Comité directeur de gestion assure immédiatement la continuité des fonctions du chef de la direction en recommandant la nomination d’un chef de la direction intérimaire, s’il détermine qu’il est approprié de le faire. Si, pour une raison quelconque, le Comité estime qu’il est dans l’intérêt supérieur de la FTO de recommander une personne ne figurant pas sur la liste préétablie pour assumer le rôle de chef de la direction intérimaire, il peut exercer son pouvoir de le faire. La nomination peut être faite pour la durée de l’absence du chef de la direction ou pour une période fixe transitoire déterminée par le Comité.

Surveillance par le conseil d’administration 
Le Comité directeur de gestion, par l’entremise du président du conseil d’administration, est responsable de surveiller le travail du chef de la direction intérimaire et se montre sensible aux besoins particuliers de celui-ci alors qu’il assume ce rôle de leadership temporaire. Le Comité informe le conseil d’administration sur une base régulière en ce qui a trait à la mise en œuvre du plan de continuité des fonctions du chef de la direction. Si les circonstances le justifient, le président convoque une réunion d’urgence du conseil d’administration. 

Pouvoir du chef de la direction intérimaire 
La personne nommée à titre de chef la direction intérimaire exerce le plein pouvoir de décision et d’action indépendante, à l’instar du chef de la direction permanent.

Rémunération du chef de la direction intérimaireLa rémunération sera recommandée par le vice-président du fonctionnement, conformément à la grille et aux lignes directrices de la FTO en matière de rémunération, et sera soumise à l’approbation du président.

Plan de communications

  • Immédiatement après avoir transféré les responsabilités au chef de la direction intérimaire, le président du conseil d’administration en avisera les membres du personnel, les membres du conseil d’administration et les présidents des ÉÉDS.
  • Le président du conseil d’administration et le chef de la direction intérimaire communiquent le changement de direction temporaire au ministère des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture, aux autres partenaires gouvernementaux ainsi qu’aux chefs de la direction d’autres fondations, aux principaux dirigeants du secteur et aux autres partenaires communautaires. 
  • Durant cette période de transition, le président assumera le rôle de porte-parole de la FTO, appuyé par le directeur des communications ou son délégué qui dressera et mettra en œuvre une stratégie de communications en fonction des besoins et intérêts de la FTO et de ses parties prenantes.

Principes directeurs
Le Comité directeur de gestion s’efforce de faire ce qui suit :

  • Être réactif, responsable et décisif dans les situations d’urgence. 
  • Assurer la continuité des activités et la poursuite de l’orientation stratégique.
  • Démontrer et communiquer sa confiance envers la direction intérimaire. 
  • Communiquer de façon efficace, opportune et mesurée avec les principaux groupes de parties prenantes, à l’interne et à l’externe.
  • Solliciter l’appui du conseil d’administration et du personnel-cadre pour soutenir la stratégie de continuité des activités.
  • Veiller à ce que sa réponse soit conforme aux valeurs et principes de la FTO.
  • Se montrer sensible aux préoccupations des parties prenantes et y répondre.
  • Fournir un soutien approprié au chef de la direction durant une absence temporaire, conformément aux politiques et aux valeurs de la FTO.

Fin de la période du plan de continuité des fonctions du chef de la direction 
Le retour du chef de la direction à son poste après une absence devrait être décidé par le chef de la direction et le président du conseil d’administration, en consultation avec le Comité directeur de gestion. Si cela est approprié, ils fixeront une date et un horaire qui conviennent à toutes les parties. Un horaire réduit peut être permis pendant une période donnée, sur approbation du président du conseil d’administration, en prévision du retour du chef de la direction à temps plein.

Changement permanent de chef de la direction 
Le conseil d’administration peut, si cela est nécessaire, former un comité de recherche et de transition pour planifier et mener à bien, à son entière discrétion, la transition à un nouveau chef de la direction.

Le conseil d’administration envisage s’il a besoin de recourir à un consultant externe selon les circonstances de la transition et la capacité du conseil à planifier et à gérer la transition et la recherche. Le comité de recherche et de transition envisage aussi s’il est nécessaire de nommer un chef de la direction intérimaire et formule une recommandation à cet effet au conseil d’administration.
 

Annexe J

Guide de mentorat du conseil d’administration

Introduction au mentorat du conseil d’administration 

Pourquoi le mentorat? 
Le mentorat est un moyen efficace et peu coûteux de préparer les nouveaux membres du conseil d’administration à participer pleinement au travail du conseil. En tant que complément à la formation en matière de gouvernance et à l’orientation du conseil d’administration, le mentorat constitue une façon efficace de partager les connaissances et de favoriser la compréhension interfonctionnelle. Cela permet de réduire la courbe d’apprentissage des nouveaux membres et favorise leur participation productive tôt durant leur mandat.

Avantages 
Le mentorat crée un climat accueillant pour les nouveaux membres du conseil d’administration, plus particulièrement ceux qui sont issus de différents milieux ou cultures ou ont des expériences de vie différentes. Le mentorat est une stratégie gagnante. Il est bénéfique tant pour les nouveaux membres que les membres actuels et le conseil d’administration dans son ensemble. 

Les avantages pour les nouveaux membres :

  • Un rapport plus immédiat avec l’organisme et la possibilité de contribuer au conseil d’administration plus tôt;
  • Meilleure orientation à la fonction de membre du conseil d’administration et habilitation accrue à échanger avec le conseil d’administration et à participer à son travail;
  • Capacité de contribuer plus efficacement à la gouvernance de l’organisme;
  • Avoir une vue d’ensemble, être au fait du contexte environnant et être mieux en mesure de prendre des décisions éclairées;
  • Développer un capital social au sein de la structure du conseil d’administration;
  • Apprendre à assumer un rôle de leadership au sein du conseil d’administration.

Les avantages pour les membres actuels qui agissent comme mentors :

  • Apprendre à voir les choses d’un nouvel angle;
  • Nouvelles perspectives;
  • Établissement de nouvelles lignes de communication qui favorisent un plus grand niveau de confiance;
  • Établissement de nouveaux contacts.

Les avantages du mentorat pour le conseil d’administration dans son ensemble :

  • Maintien en poste des membres du conseil; 
  • Plus grande cohésion au sein du conseil;
  • Réunions plus productives, puisque le conseil passe moins de temps à orienter les nouveaux membres;
  • Réduire au minimum le risque d’erreur de jugement chez les nouveaux membres du conseil;
  • Assurer la planification de la relève.

Activités de mentorat

  • Temps à consacrer : Neuf (9) heures sur une période de 6 mois 
  • Méthode : En personne, en ligne et par téléphone

Tâches du mentor 

  • Faire connaître au mentoré des articles, livres et sites Web sur la gouvernance d’un conseil d’administration.
  • Parler de ses antécédents au sein du conseil d’administration et de la façon dont se font les choses au sein du conseil et de l’organisme.
  • Rencontrer le mentoré une demie-heure avant une réunion du conseil pour clarifier les points à l’ordre du jour.
  • Appeler le mentoré après la réunion du conseil pour obtenir ses impressions et répondre aux questions concernant les enjeux.
  • Fournir une rétroaction sur les comités du conseil et le processus pour siéger à un comité.
  • Faire visiter les lieux au mentoré et le présenter au personnel. 

Tâches du mentoré

  • Lire la documentation recommandée par le mentor, en discuter et faire connaître ses lectures.
  • Choisir dans le manuel du conseil d’administration un sujet à approfondir et en discuter avec le mentor.
  • Dresser une liste de la terminologie peu familière utilisée par le conseil et demander au mentor de l’expliquer.
  • Assister aux réunions des comités en tant qu’observateur et discuter avec le mentor des comités auxquels siéger. 
  • S’informer auprès du mentor des séances d’orientation à l’intention des nouveaux membres du conseil d’administration.
  • S’informer auprès du mentor du processus pour ajouter des points à l’ordre du jour.
  • S’informer auprès du mentor du processus pour faire une présentation sur un point à l’ordre du jour.
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