Cadre de gouvernance du conseil d’administration

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Type: 
Gouvernance
ID du document: 
POL-GOV-02
Version: 
2.0
Approuvée par: 
Conseil d’administration
Date d’approbation: 
11/06/2015
Entrée en vigueur: 
01/03/2018
Date de révision: 
01/03/2018

Annexes

A    Mandat des comités permanents

B    Attentes en matière de rendement concernant les membres du conseil d’administration 

C    Protocole de présence aux réunions pour les membres du conseil d’administration 

D    Lignes directrices relatives à la présence des membres du conseil d’administration aux réunions de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention

E    Rôles et responsabilités en matière de gouvernance et de leadership 

 

 

Fondation Trillium de l’Ontario

Cadre de gouvernance du conseil d’administration 

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO), organisme relevant du ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport, est constituée en corporation sans capital-actions aux termes des lois de l’Ontario. La FTO a pour mission de favoriser l’épanouissement de communautés saines et dynamiques en Ontario en renforçant les capacités du secteur bénévole grâce à des investissements dans les initiatives communautaires. 

Le présent document énonce le cadre de gouvernance du conseil d’administration. Il est accompagné et étayé par le protocole d'entente (PE, septembre 2009) et les règlements administratifs de la FTO. Au besoin, ces documents sont cités comme étant la source de renseignements particuliers se rapportant au cadre.

 

1.  Énoncé des responsabilités du conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration de la Fondation sont nommés par le gouvernement de l’Ontario, et ils sont tenus de lui rendre des comptes, aux termes du PE conclu entre la Fondation et le gouvernement : « Dans la réalisation de son mandat, la Fondation doit rendre des comptes au ministre et, par l'entremise de ce dernier, à l'Assemblée législative [...]. Le conseil d’administration, par l'entremise du président, doit rendre des comptes au ministre quant à la gestion des activités de la Fondation dans le cadre de son mandat ».

Dans la poursuite de sa mission et de sa vision, la Fondation est à l’écoute des demandeurs et des bénéficiaires, aux termes du PE et des Lignes directrices publiées par la Fondation, en plus d’être à l’écoute de l’ensemble du secteur bénévole en Ontario.

En tant qu’employeur et chef des bénévoles, et à titre d’organisme constitué en personne morale aux termes de la Loi sur les personnes morales, les responsabilités de la Fondation, de son conseil d’administration et de sa haute direction sont définies par la loi. Les valeurs organisationnelles pertinentes sont décrites dans la section Comment nous travaillons du site Web de la FTO.

2.  Engagement à l’égard de la fonction de conseil d’administration

Tous les pouvoirs sont détenus par l’ensemble du conseil d’administration. Bien que les membres du conseil d’administration contribuent individuellement aux travaux du conseil d’administration, ils ne sont pas habilités, à titre individuel, à agir pour le compte de l’organisme ou de l’engager d’une quelconque façon.  

2.1 Le conseil d’administration exercera ses activités dans un esprit de responsabilité collective qu’il favorisera, en reconnaissant le fait que les individus apportent au conseil d’administration diverses expériences, connaissances et compétences qui augmentent ses capacités de gérer. Le perfectionnement professionnel continu des membres du conseil d’administration pourrait englober le soutien d’experts ou de conseillers externes.

2.2 Le conseil d’administration encouragera la libre expression des opinions et des points de vue. Une fois une décision prise par le conseil d’administration, les membres du conseil d’administration s’exprimeront publiquement d’une seule voix, dans l’intérêt supérieur de la Fondation.

2.3 Les responsabilités propres au président, au vice-président, au trésorier, au comité de direction, ainsi que celles propres aux présidents et aux vice-présidents des comités permanents de la FTO, sont formulées dans le PE, dans les règlements administratifs de la Fondation, dans le présent document, ainsi que dans le mandat de chaque comité (Annexe A).  

3.  Engagement à l’égard de la fonction de membres du conseil d’administration 

Les membres du conseil d’administration se conformeront au Code de conduite et d'éthique et aux politiques sur les conflits d’intérêts de la Fondation, ainsi qu’aux dispositions concernant les conflits d’intérêts et toutes les autres dispositions pertinentes contenues dans la Loi sur la fonction publique de l’Ontario. Ces politiques comprennent les politiques de confidentialité et les exigences en matière de protection de la vie privée.  

Il incombe à tous les membres du conseil d’administration de participer activement aux travaux de la Fondation. Des détails sur les autres responsabilités sont fournis dans le document intitulé
« Attentes en matière de rendement concernant les membres du conseil d’administration » à l’Annexe B.

Chaque membre du conseil d’administration agit pour le bienfait de l’ensemble de la population de l’Ontario et non pour celui d’un sous-groupe en fonction de facteurs comme la situation géographique, les politiques partisanes, la race, la croyance ou le sexe.

4.  Procédures des réunions du conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration se réuniront au moins quatre fois par an. Il arrivera parfois que ces réunions se tiennent à huis clos. Les discussions à huis clos se concentreront généralement sur des points confidentiels comme des questions sur les ressources humaines ou des questions d’ordre juridique.

Le protocole des discussions pendant les réunions du conseil d’administration respectera un ensemble de règles proposées par le président et, en l’absence d’un tel protocole, les procédures des réunions respecteront les règles énoncées dans l’ouvrage « Robert’s Rules of Order ».

Des règles semblables servent de guide à toutes les réunions de comité ainsi qu’à celles de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS). 

Les ÉÉDS et le Conseil des présidents n’assument aucune responsabilité en matière de gouvernance nécessitant un contrôle de la confidentialité, des questions d’ordre juridique ou relatives aux ressources humaines. Leurs réunions ne se tiennent donc pas à huis clos.

5.  Auto-évaluation du conseil d’administration

Le conseil d’administration réalisera une évaluation de la participation active des membres du conseil d’administration aux travaux du conseil d’administration au moins tous les deux ans (comme cela est précisé au point no 3 du présent cadre – Engagement à l’égard de la fonction de membres du conseil d’administration). Ce processus sera guidé par le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques, et l’ensemble du conseil d’administration y participera. Les membres du conseil d’administration les plus récents qui servent depuis moins d’un an souhaiteront sans doute limiter leur participation, en fonction de la nature de l’évaluation. Le chef de la direction, ou son remplaçant désigné, fournira au personnel un soutien dans le cadre du processus.

6.  Responsabilités du conseil d’administration

Les responsabilités du conseil d’administration sont énoncées dans le Protocole d’entente et autre part. Voici en quoi consistent ses principales responsabilités :

6.1 Relation avec le gouvernement de l’Ontario

  • Le conseil d’administration est responsable de gérer les activités de la Fondation dans le cadre de son mandat énoncé dans les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires, ses règlements, son plan d'activités approuvé, et les paramètres de la politique établis et communiqués par écrit par le ministre; 
  • Par l'entremise du président, le conseil d’administration fournit au ministre des renseignements, du matériel ou des conseils sur les questions de politiques propres aux objectifs de la Fondation, sur demande.

6.2 Définition des orientations stratégiques et des attentes en matière de rendement

  • Le conseil d’administration établit la politique et les orientations stratégiques de la Fondation, conformément à ses valeurs et à ses objectifs, et ce, dans le cadre des paramètres de la politique établis par le ministre. Cela consiste à :
  • affirmer la vision stratégique, la mission et les valeurs de la Fondation;
  • formuler des commentaires et approuver les plans stratégiques et les stratégies subséquentes;
  • approuver le cadre stratégique et toutes les politiques importantes en respectant les paramètres de la politique établis et communiqués par le ministre;
  • soumettre à l’approbation du ministre les plans d’affaires et les rapports annuels et pluriannuels proposés; 
  • adopter des règlements nécessaires à la gestion des affaires de la Fondation et soumettre ces règlements au ministre aux fins d'approbation.

6.3 Gestion des risques et contrôle du rendement de la Fondation

  • Le conseil d’administration a pour obligation primordiale de s’assurer que les ressources et les capacités de la Fondation sont utilisées de façon à faire progresser, protéger et promouvoir la mission de celle-ci.
  • Le conseil d’administration s’assure qu’il y a en place un cadre de gestion des risques de la Fondation et des stratégies d'atténuation des risques qui sont appropriés, et assortis de politiques et de procédures bien définies, dans le but de surveiller et d’évaluer les risques, en plus de se conformer aux exigences prévues dans la loi et les règlements.
  • Le conseil d’administration approuve et surveille les budgets de fonctionnement et du programme de subventions de la Fondation.
  • Le conseil d’administration élabore des mécanismes de responsabilisation pour les équipes d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS) et s’assure que ces dernières s’y conforment.
  • Le Comité des finances et de la vérification du conseil d’administration rencontre les vérificateurs externes au moins une fois par an, pour recevoir le rapport du vérificateur sur les contrôles et les systèmes financiers. Le Comité des finances et de la vérification examine également les mécanismes de vérification interne et donne des conseils à ce sujet.

6.4 Assurance de la qualité 

  • Le conseil d’administration dirige l’élaboration d’un cadre d’assurance de la qualité approprié pour la Fondation.
  • Le conseil d’administration exerce des activités connexes – qui figurent au PE de la Fondation avec le ministère – notamment :
    • veiller au respect des directives gouvernementales et aux politiques et procédures ministérielles pertinentes;
    • définir des mesures et des cibles de rendement pour la Fondation;
    • diriger les mesures correctives à prendre en réponse aux vérifications et aux autres évaluations, le cas échéant.

6.5 Communications avec les parties prenantes 

  • Le conseil d’administration identifie ses principales parties prenantes.
  • Le conseil d’administration s’efforce de cerner les besoins, les intérêts et les attentes des parties prenantes, et s’en sert pour aider à modeler les stratégies et les politiques.
  • Le conseil d’administration a identifié des politiques, et évalue des plans afin de communiquer de manière efficace et efficiente avec ses parties prenantes.

6.6 Surveiller et assurer une gouvernance efficace

  • Il incombe au conseil d’administration de s’assurer qu’il fonctionne efficacement et respecte des pratiques de gouvernance exemplaires, y compris la reconnaissance des bénévoles de la Fondation.
  • Le conseil d’administration supervise le respect des responsabilités en matière d’intendance, et des responsabilités fiduciaires et légales. 
  • Le conseil d’administration montre à la Fondation la voie à suivre en élaborant, en approuvant et en surveillant les politiques du conseil d’administration qui proposent de vastes orientations au chef de la direction, qui est lui-même responsable des opérations de la Fondation conformément aux politiques du conseil d’administration.
  • Comme indiqué dans les règlements administratifs de la Fondation, le conseil d’administration élit le président (à la suite de l’approbation du candidat par le ministre), et le vice-président est nommé par le ministre.  
  • Occasionnellement, le conseil d’administration nomme d’autres dirigeants et comités du conseil d’administration pour des mandats d’une durée spécifique, comme le prévoit la loi, le PE, et (ou) selon la décision du conseil d’administration.

6.7 Embauche et contrôle du rendement du chef de la direction

  • Il incombe au conseil d’administration de recruter, d’embaucher, d’employer et de rémunérer le chef de la direction.  
  • Le conseil d’administration est responsable d’élaborer des objectifs de rendement avec le chef de la direction, et d’évaluer le rendement du chef de la direction au moins une fois par an, par rapport aux objectifs fixés.

6.8 Rôle du conseil d’administration dans l’évaluation des demandes de subvention et du procédé de contrôle

  • Les équipes d’évaluation des demandes de subvention recommandent l’approbation ou le refus des demandes de subvention par le conseil d’administration. Le chef de la direction est chargé de fournir au conseil d’administration un rapport sommaire sur les investissements après chaque cycle d’octroi de subventions. Ce rapport, qui doit être approuvé par le conseil d’administration, traite du respect du budget et des politiques, des priorités, des tendances, et des exceptions (le cas échéant) à un haut niveau, et il contient deux listes : les approbations recommandées et les refus recommandés.
  • On incite les membres du conseil d’administration à prendre part à au moins une réunion des équipes d’évaluation des demandes de subvention par année. L’annexe D porte sur les Lignes directrices relatives à la présence des membres du conseil d’administration aux réunions des équipes d’évaluation des demandes de subvention. De plus, comme le prévoient les règlements administratifs, les membres du conseil d’administration se réunissent au moins une fois par an avec les présidents des équipes d’évaluation des demandes de subvention.
  • Au cours du procédé de surveillance des subventions, la décision de révoquer une subvention, lorsqu’il existe un risque d’atteinte à la réputation de la Fondation, est approuvée par le conseil d’administration ou peut être déléguée au Comité de direction, en fonction du calendrier.

6.9 Rôle du conseil d’administration dans le processus de nomination de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention 

La Fondation, sous l’autorité du conseil d’administration, collabore avec le ministre afin de mettre en place des procédés efficients et efficaces en vue du recrutement, de la nomination, de la reconnaissance et de la rétention des membres de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention. 

6.10 Rôle du conseil d’administration dans la surveillance du plan de fonctionnement de la FTO 

À chaque réunion du conseil d’administration, le chef de la direction présente au conseil d’administration un rapport d’étape sur les activités dans le plan de fonctionnement. Tous les points et les questions ressortant de ce rapport sont transmis par le conseil d’administration à un comité ou à un groupe de travail particulier.

7.  Comités du conseil d’administration

Les Comités permanents du conseil d’administration et les équipes d’évaluation des demandes de subvention appuient et promeuvent les travaux du conseil d’administration. Occasionnellement, le conseil d’administration constituera des comités spéciaux, à qui seront attribuées des responsabilités bien précises et qui auront une durée de vie limitée. 

Le conseil d’administration contrôle et coordonne ses comités comme suit : 

  • Le conseil d’administration nomme les présidents et les vice-présidents des comités sur recommandation du président et du vice-président du conseil, en consultation avec le président du Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques. Les membres des comités sont nommés par le conseil d’administration sur recommandation du Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques. Normalement, ces nominations prennent effet lors de la première réunion de chaque comité faisant suite à l’assemblée générale annuelle, mais ce calendrier peut être modifié pour répondre aux besoins de l’organisme. 
  • Le conseil d’administration approuve le mandat des comités.
  • Comme pour tous les membres du conseil d’administration, le président et le vice-président peuvent l’un et l’autre siéger à des comités du conseil d’administration, en tant que membres à part entière ayant un droit de vote.  
  • Tous les membres du conseil d’administration sont invités à assister, en tant qu’observateurs, aux réunions des comités dont ils ne font pas partie, à l’exception du Comité de direction. La participation aux réunions du Comité de direction se fait sur invitation du président.
  • Il incombe au président de chaque comité de convoquer des réunions, de gérer l’ordre du jour, de faire rapport au conseil d’administration, et d’assister aux réunions du Comité de direction. Le vice-président du comité agit, au besoin, au nom du président.
  • En ce qui concerne la relève des présidents et des vice-présidents des comités permanents, en règle générale, les présidents sont en poste pour deux ans. Les vice-présidents peuvent succéder aux présidents, en fonction des besoins de l’organisme.
  • Le mandat de certains comités peut prévoir l’ajout de membres des ÉÉDS ou de personnes extérieures à la Fondation à titre de membres. Bien que ces personnes puissent faire partie de ces comités, seuls les membres du conseil d’administration de la FTO ont le droit d’assumer la présidence et la vice-présidence d’un comité.
  • Voici la liste des comités permanents du conseil d’administration : le Comité de direction, le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques, le Comité des finances et de vérification, le Comité des investissements communautaires et le Comité des investissements avec des partenaires.

8.  Délégation des pouvoirs

Le conseil d’administration détient tous les pouvoirs et les responsabilités inhérents à l’organisme. Comme le prévoit le PE, le conseil d’administration délègue au chef de la direction, selon un cadre stratégique et de gestion des risques bien défini, le pouvoir de gérer et de superviser les affaires et les opérations de l’organisme. Cela consiste notamment à prendre toutes les décisions concernant toutes les opérations de l’organisme qui ne sont pas expressément dévolues au conseil d’administration. Occasionnellement, le conseil d’administration peut déterminer, le cas échéant, si des restrictions directoriales s’imposent dans l’exercice des pouvoirs délégués à la direction. 

Des délégations de pouvoirs spécifiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Le conseil d’administration, dans son ensemble et au Comité de direction, se réserve le rôle d’approuver la révocation de subventions s’il existe un risque d’atteinte à la réputation, et délègue l’approbation d’autres révocations de la manière suivante :
    • Les vice-présidents responsables de l’octroi des subventions sont chargés d’approuver les révocations s’il existe un faible risque d’atteinte à la réputation et que le montant faisant l’objet de la révocation ou à recouvrer ne dépasse pas 100 000 $.
    • Le chef de la direction est chargé d’approuver les révocations s’il existe un faible risque d’atteinte à la réputation et que le montant faisant l’objet de la révocation ou à recouvrer dépasse 100 000 $.
  • Le conseil d’administration délègue au chef de la direction et au président le pouvoir conjoint d’évaluer et le pouvoir discrétionnaire d’approuver des exceptions aux politiques d’investissement de la FTO, et ce, au cas par cas, là où une possible exception à une politique de la FTO a été fortement motivée.
  • Les décisions relatives à l’accès aux réserves de la Fondation pour des montants ne dépassant pas 500 000 $ sont déléguées au chef de la direction et au Comité de direction; les décisions portant sur des montants supérieurs à 500 000 $ sont assujetties à l’approbation du conseil d’administration.
  • Le conseil d’administration se réserve les décisions stratégiques sur les exigences mandatées et établies par la loi, l’admissibilité, la gouvernance et la diligence raisonnable, et les décisions se rapportant aux politiques et aux cadres de niveau stratégique. Le conseil d’administration délègue au chef de la direction et à l’équipe de la haute direction les décisions stratégiques qui sont procédurales, ciblées sur l’interne, ou opérationnelles, ainsi que les politiques sur les ressources humaines, selon les paramètres approuvés par le conseil d’administration.

Les décisions suivantes sont réservées au conseil d’administration : Toutes les décisions prises par le conseil d’administration comme le prévoient la Loi sur les personnes morales et le PE; l’approbation des critères d’octroi des subventions; l’approbation du Plan stratégique, du Plan d’affaires annuel, et du budget total des subventions et de fonctionnement; toutes les décisions relatives à l’approbation ou au refus d’octroyer des subventions; et l’approbation concernant l’embauche et la rémunération du chef de la direction.  

Les décisions suivantes sont réservées aux membres de la Fondation, comme le prévoient les règlements administratifs : l’approbation des états financiers vérifiés, la nomination des vérificateurs, et l’élection des administrateurs et des dirigeants comme cela est défini dans les règlements administratifs.

9.  Engagement à l’égard d’une gouvernance efficace – Principes directeurs

9.1 Le conseil d’administration assume la responsabilité légale ultime de la Fondation, comme cela est défini dans la législation organisationnelle et dans les documents constitutifs de la Fondation. Par conséquent, le conseil d’administration reconnaît le rôle important que représente une gouvernance efficace dans la protection des intérêts des parties prenantes et dans la constitution d’un organisme dynamique et prospère.

9.2 La Fondation s’engage à atteindre des normes élevées en matière de gouvernance efficace et efficiente, et à être un modèle de bonne gouvernance dans le secteur du bienfait public.

9.3 Le conseil d’administration fonctionnera conformément aux valeurs de la Fondation qui sont établies, occasionnellement, par le conseil d’administration.

9.4 Le conseil d’administration s’efforcera de prendre des décisions d’un commun accord, mais si un consensus n’est pas atteint, les décisions du conseil d’administration seront officialisées au vote majoritaire. En cas d’égalité des voix, le président du conseil d’administration donnera le vote prépondérant, en vertu des « Robert’s Rules of Order ».

10.  Maintien de cette politique et évaluation de la conformité 

Il incombe au Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques de revoir cette politique au moins tous les deux ans, et de rendre compte au conseil d’administration des résultats de cette révision. 

Date de la dernière révision : Mars 2018

 

 

Annexe A :

Mandat des comités permanents de la Fondation Trillium de l’Ontario 

 

COMITÉ DE DIRECTION

Raison d’être du Comité

Le Comité a pour fonction d’agir en tant qu’organisme de coordination et de représenter le conseil d’administration dans la gouvernance et la gestion des affaires de la Fondation entre les réunions du conseil d’administration.

Composition du Comité

  • Le Comité se compose du président, du vice-président, du trésorier, et du président de chacun des comités permanents du conseil d’administration. À l’occasion, un membre extraordinaire pourrait être nommé, et le Comité pourrait, occasionnellement, convier d’autres membres du conseil d’administration à en faire partie à titre d’invités.
  • Le président du conseil d’administration doit être le président du Comité de direction, et le secrétaire du conseil d’administration doit exercer les fonctions de secrétaire du Comité de direction.
  • Un quorum se composera d’une simple majorité de membres du Comité de direction.
  • Tous les membres du Comité de direction sont des administrateurs de la Fondation.
  • Le chef de la direction fait office de ressource en matière de personnel auprès du Comité.

Responsabilités du Comité

  • Coordonner les activités des comités permanents de la Fondation, et veiller à la bonne mise en œuvre des décisions du conseil d’administration;
  • Agir au nom du conseil d’administration entre les réunions du conseil d’administration; 
  • Agir en tant qu’équipe de gestion des situations de crise, et convoquer notamment des réunions d’urgence du conseil d’administration suivant les besoins.
  • S’assurer que toutes les obligations en matière de production et de présentation de rapports sont remplies conformément aux modalités énoncées dans le PE.
  • Collaborer avec le président à la coordination de la participation du conseil d’administration aux objectifs du chef de la direction et à l’évaluation de son rendement.
  • Formuler les recommandations du conseil d’administration aux présidents et vice-présidents de chacun des comités permanents du conseil d’administration. 
  • Fournir des conseils et des directives au président et au chef de la direction, suivant les besoins.
  • Donner des consignes à tous les comités spéciaux que le conseil d’administration pourrait occasionnellement décider de nommer aux fins de l’examen de certaines questions.

Fréquence et protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réuniront au moins quatre fois par an, et sur convocation du président, selon les besoins.
  • Le Comité pourrait décider d’accomplir certains de ses travaux en ayant recours à la technologie, notamment la téléconférence, la messagerie électronique, le portail en ligne et le vote asynchrone.
  • Le nombre d’heures estimé que les membres devront consacrer chaque année (sans inclure le temps de déplacement, le cas échéant) : 16 heures (dont deux heures pour chaque réunion du Comité et deux heures de préparation).

Communications et présentation de rapports

  • Le procès-verbal de chaque réunion sera préparé par des employés en consultation avec le président et distribué aux membres du conseil d’administration. 
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présentera un rapport au conseil d’administration sur les activités et les recommandations du Comité.
  • Le Comité de direction relève du conseil d’administration.

 

COMITÉ DE LA GOUVERNANCE OPÉRATIONNELLE ET DES POLITIQUES

Raison d’être du Comité

Il incombe au Comité de :

  1. formuler des recommandations au conseil d’administration en ce qui concerne la responsabilisation organisationnelle et la prise de décisions, y compris les rôles, les pratiques et les responsabilités du conseil d’administration et de la Fondation; et
  2. veiller à l’élaboration et au suivi des politiques de la FTO. 

Composition du Comité

  • Le Comité se composera d’au moins trois membres du conseil d’administration, dont un président et un vice-président nommés par le conseil.
  • Le quorum sera constitué d’une simple majorité de membres du Comité.
  • Le chef du bureau de la direction fait office de ressource en matière de personnel auprès du Comité.

Responsabilités du Comité

Les responsabilités du Comité sont classées en deux domaines fonctionnels :

La gouvernance :

  • Recommander des procédures pour surveiller la conformité et l’alignement avec les politiques et les procédures mandatées par les documents constitutifs de la Fondation, les pratiques exemplaires en matière de gouvernance, et la législation pertinente.
  • Instaurer un processus d’évaluation du rendement pour mesurer l’efficacité du conseil d’administration dans son ensemble. 
  • Formuler des recommandations du conseil d’administration aux membres de chacun des comités permanents du conseil d’administration. 

Les politiques :

  • Recommander au conseil d’administration l’élaboration, l’amélioration ou la clarification des politiques d’investissement, de gouvernance et d’autres politiques organisationnelles.
  • Passer en revue et formuler des recommandations sur l’efficacité des politiques de la FTO et veiller à ce qu’elles s’harmonisent avec la mission, les valeurs et les objectifs de la Fondation.
  • Surveiller toutes les politiques de la Fondation pour s’assurer qu’elles sont révisées et mises à jour à intervalles réguliers.

Fréquence et protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réuniront au moins quatre fois par an, et sur convocation du président, selon les besoins.
  • Le Comité pourrait décider d’accomplir certains de ses travaux en ayant recours à la technologie, notamment la téléconférence, la messagerie électronique, le portail en ligne et le vote asynchrone.
  • Le nombre d’heures estimé que les membres devront consacrer chaque année (sans inclure le temps de déplacement, le cas échéant) : 16 heures (dont deux heures pour chaque réunion de Comité et deux heures de préparation).

Communications et présentation de rapports

  • Le procès-verbal de chaque réunion sera préparé par des employés en consultation avec le président.
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présentera un rapport au conseil d’administration sur les activités et les recommandations du Comité.
  • Le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques relève du conseil d’administration.

 

COMITÉ DES FINANCES ET DE LA VÉRIFICATION

Raison d’être du Comité

Le Comité a pour fonction de contrôler et de superviser l’utilisation des fonds et d’élaborer, de formuler et de surveiller les politiques qui sont nécessaires au maintien d’une saine gestion des finances et des risques par la Fondation.

Composition du Comité

  • Le Comité se composera d’au moins trois membres du conseil d’administration, dont un président et un vice-président nommés par le conseil.
  • Le trésorier agira en tant que président du Comité.
  • Le quorum sera constitué d’une simple majorité de membres du Comité (dont un doit être le trésorier).
  • Le membre responsable des finances au sein de l’équipe de la haute direction fera office de ressource en matière de personnel auprès du Comité.

Responsabilités du Comité

  • Surveiller toutes les questions financières touchant le fonctionnement de la Fondation, notamment l’élaboration du budget annuel de fonctionnement, l’examen des états financiers trimestriels et des états financiers annuels vérifiés, et formuler des recommandations appropriées sur les affaires financières de la Fondation.
  • Se réunir avec les vérificateurs externes au moins une fois par an pour examiner les états financiers vérifiés et discuter des systèmes et des contrôles financiers en place à la Fondation.
  • Recommander la nomination de vérificateurs externes à la Fondation à chaque assemblée générale annuelle.
  • Superviser les révisions périodiques des salaires dans tout l’organisme, en particulier au moment du processus budgétaire annuel.
  • Surveiller les activités de vérification interne et de gestion des risques de la Fondation.
  • S’assurer que les politiques d’investissement de la Fondation sont conformes aux lignes directrices du gouvernement.
  • Contrôler et passer en revue les arrangements bancaires et les investissements de la Fondation.
  • Passer en revue les budgets annuels de fonctionnement et d’octroi des subventions aux fins de recommandations au conseil d’administration. 

Fréquence et protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réuniront au moins quatre fois par an, et sur convocation du président, selon les besoins.
  • Tous les membres du conseil d’administration seront conviés à assister aux réunions du Comité à titre de participants sans droit de vote.
  • Le Comité pourrait décider d’accomplir certains de ses travaux en ayant recours à la technologie, notamment la téléconférence, la messagerie électronique, le portail en ligne et le vote asynchrone.
  • Le nombre d’heures estimé que les membres devront consacrer chaque année (sans inclure le temps de déplacement, le cas échéant) : 14 heures (dont une heure et demie pour chaque réunion de Comité et deux heures de préparation).

Communications et présentation de rapports

  • Le procès-verbal de chaque réunion sera préparé par des employés en consultation avec le président.
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présentera un rapport au conseil d’administration sur les activités et les recommandations du Comité.
  • Le Comité des finances et de la vérification relève du conseil d’administration.

 

COMITÉ DES INVESTISSEMENTS COMMUNAUTAIRES  

Raison d’être du Comité

Le Comité est chargé de surveiller l’octroi de subventions à l’appui de la stratégie d’investissement communautaire de la FTO, y compris l’octroi de subventions à l’échelle locale par l’entremise des équipes d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS) des régions et du Comité d’évaluation des demandes de subventions de transformation. Le Comité des investissements communautaires veille à ce que les résultats obtenus soient conformes au Cadre stratégique de la FTO; examine la politique d’octroi des subventions et fournit des conseils au Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques; fait des recommandations sur la redistribution des fonds de subventions inutilisés; décèle des questions liées à la gouvernance que le conseil d’administration devrait prendre en considération en ce qui a trait aux ÉÉDS des régions et au Comité d’évaluation des demandes de subventions de transformation. Le Comité des investissements communautaires surveillera et appuiera les travaux des ÉÉDS, du Comité d’évaluation des demandes de subventions de transformation et du Conseil des présidents, selon les besoins.

Composition du Comité

  • Le Comité se composera d’au moins quatre membres du conseil d’administration, dont un président et un vice-président nommés par le conseil.
  • Le quorum sera constitué d’une simple majorité de membres du Comité (dont un doit être le président ou le vice-président).
  • Le vice-président agira comme président du Comité d’évaluation des demandes de subventions de transformation. Le vice-président, Investissements communautaires, fera office de ressource en matière de personnel auprès du Comité.

Responsabilités du Comité

  • Assurer régulièrement la liaison avec les équipes d’évaluation des demandes de subvention et avec leurs présidents, ainsi qu’avec les sous-comités tels que le Comité d’évaluation des demandes de subventions de transformation.
  • Donner une rétroaction et des conseils sur les problèmes et les possibilités d’octroi de subventions à toutes les ÉÉDS.
  • Tenir compte des questions liées aux politiques résultant des réunions des ÉÉDS.
  • Examiner toutes les recommandations d’investissements communautaires afin de cerner des tendances, des possibilités et des problèmes se rapportant aux responsabilités du conseil d’administration en matière de gouvernance.
  • Recommander, si nécessaire, la redistribution des fonds de subventions inutilisés conformément à la Politique d’élaboration du budget.
  • Préparer des rapports sur les tendances et les analyses en matière d’octroi des subventions à l’intention du conseil d’administration, et ce, au moins quatre fois par an.
  • Cerner les besoins en matière de politiques sur les questions liées à l’octroi de subventions du point de vue de la gouvernance, et formuler des commentaires.
  • Participer aux réunions du Conseil des présidents.
  • Encourager les membres du conseil d’administration à assister aux réunions des ÉÉDS, s’il y a lieu.

Fréquence et protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réuniront au moins quatre fois par an, coïncidant avec les cycles d’octroi de subventions fixés, en plus de la réunion annuelle du Conseil des présidents, et sur convocation du président, selon les besoins.
  • Le Comité pourrait décider d’accomplir certains de ses travaux en ayant recours à la technologie, notamment la téléconférence, la messagerie électronique, le portail en ligne et le vote asynchrone.
  • Le nombre d’heures estimé que les membres devront consacrer chaque année (sans inclure le temps de déplacement, le cas échéant) : 32 heures (dont deux heures pour chaque réunion de Comité et deux heures de préparation; huit heures pour la participation à une réunion du Conseil des présidents par an; huit heures pour assurer la liaison avec les ÉÉDS).

Communications et présentation de rapports

  • Le procès-verbal de chaque réunion sera préparé par des employés en consultation avec le président.
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présentera un rapport sur les activités et les recommandations du Comité.
  • Le Comité des investissements communautaires relève du conseil d’administration.

 

COMITÉ DES INVESTISSEMENTS AVEC DES PARTENAIRES

Raison d’être du comité

Le Comité est chargé d’assurer la surveillance des partenariats de la Fondation et des activités liées aux services à la communauté. Il s’agit notamment du Fonds Perspectives Jeunesse, du Fonds pour les initiatives locales de réduction de la pauvreté et d’autres programmes au besoin, des services à la communauté et d’autres initiatives de partenariat. Le Comité établit des priorités stratégiques et s’assure que les résultats des initiatives de partenariat sont conformes au Cadre stratégique de la Fondation. Il décèle des questions liées à la gouvernance que le conseil d’administration devrait prendre en considération en ce qui a trait aux investissements avec des partenaires. 

Composition du Comité

  • Le Comité se composera d’au moins trois membres du conseil d’administration, dont un président et un vice-président nommés par le conseil.
  • Le vice-président du Comité agira à titre de président du Comité d’évaluation des demandes de subvention dans le cadre du Fonds Perspectives Jeunesse.
  • Le quorum sera constitué d’une simple majorité de membres du Comité (dont un doit être le président ou le vice-président).
  • Le vice-président, Partenariats et connaissances, fera office de ressource en matière de personnel auprès du Comité. 

Responsabilités du Comité

  • Assurer régulièrement la liaison avec les sous-comités des investissements avec des partenaires, tels que le Comité d’évaluation des demandes de subvention dans le cadre du Fonds Perspectives Jeunesse.
  • Donner une rétroaction et des conseils sur les possibilités et les problèmes liés à l’octroi de subventions aux sous-comités.
  • Examiner les questions liées aux politiques résultant des réunions des sous-comités des investissements avec des partenaires.
  • Étudier toutes les recommandations formulées quant aux programmes de partenariat afin de repérer les tendances, les possibilités et les problèmes se rapportant aux responsabilités du conseil d’administration en matière de gouvernance.
  • Préparer des rapports sur les tendances et les analyses à l’intention du conseil d’administration, et ce, au moins quatre fois par an.
  • Cerner les besoins en matière de politiques sur les questions liées aux partenariats du point de vue de la gouvernance, et fournir des commentaires. 

Fréquence et protocoles des réunions

  • Les membres du Comité se réuniront au moins trois fois par an, et sur convocation du président, selon les besoins.
  • Le Comité pourrait décider d’accomplir certains de ses travaux en ayant recours à la technologie, notamment la téléconférence, la messagerie électronique, le portail en ligne et le vote asynchrone.
  • Le nombre d’heures estimé que les membres devront consacrer chaque année (sans inclure le temps de déplacement, le cas échéant) pour quatre réunions : 14 heures (dont une heure et demie pour chaque réunion de Comité et deux heures de préparation).

Communications et présentation de rapports

  • Le procès-verbal de chaque réunion sera préparé par des employés en consultation avec le président.
  • À chaque réunion du conseil d’administration, le président présentera un rapport sur les activités et les recommandations du Comité.
  • Le Comité des investissements avec des partenaires relève du conseil d’administration.

 

CONSEIL DES PRÉSIDENTS

Raison d’être du Comité

Le Conseil des présidents a été constitué en vue de partager de l’information, de la formation et du perfectionnement, ainsi que dans le but de formuler des commentaires sur les orientations de l’organisme. Le président du conseil d’administration (ou son remplaçant désigné) convoquera et présidera toutes les réunions du Conseil des présidents, dont les membres se rencontrent au moins une fois par an.

Composition du Comité

  • Le Conseil des présidents doit comprendre le président et le vice-président du conseil d’administration, le président du Comité des investissements communautaires et les présidents de toutes les ÉÉDS ou leur représentant.
  • Le quorum sera constitué d’une simple majorité de membres.
  • Le vice-président, Investissements communautaires, fera office de ressource en matière de personnel auprès du Conseil. 

Fréquence et protocoles des réunions

  • Les membres du Conseil des présidents se réuniront au moins une fois par an.
  • Le Conseil pourrait décider d’accomplir certains de ses travaux en ayant recours à la technologie, notamment la téléconférence et la messagerie électronique.
  • Le nombre d’heures estimé que les membres devront consacrer chaque année (sans inclure le temps de déplacement, le cas échéant) : 6 heures (dont quatre heures pour chaque réunion et deux heures de préparation).

Communications et présentation de rapports

  • Le procès-verbal de chaque réunion sera préparé par des employés en consultation avec le président et distribué au président du conseil d’administration ainsi qu’aux présidents des ÉÉDS. 
  • Le président présentera un sommaire de la réunion du Conseil des présidents au conseil d’administration; le président de chaque ÉÉDS présentera un sommaire de la réunion du Conseil des présidents à son ÉÉDS.
  • Le Conseil des présidents relève du conseil d’administration quant à sa responsabilité à l’égard des ÉÉDS.

 

 

Annexe B :  

Fondation Trillium de l’Ontario – Attentes en matière de rendement concernant les membres du conseil d’administration 

 

POUVOIRS, RESPONSABILITÉS : 

Le conseil d’administration assume la responsabilité légale ultime de la Fondation, et chaque membre du conseil d’administration est responsable de la gouvernance efficace de l’organisme, comme le prévoit le Cadre de gouvernance du conseil d’administration.

DURÉE DU MANDAT : 

Les administrateurs sont élus par les membres lors de l’assemblée générale annuelle. Leur mandat dure normalement un, deux ou trois ans en fonction de leur nomination par décret en conseil, et ils peuvent être réélus pour deux mandats supplémentaires ne dépassant pas trois ans, jusqu’à un maximum de six ans, ou comme le prévoit le lieutenant gouverneur en conseil.

Si un membre du conseil d’administration décide de démissionner avant la fin de son mandat, il doit en informer par écrit le président et le chef de la direction.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES PERTINENTES :

  • Connaissances et compétences dans un ou plusieurs domaines de la gouvernance du conseil d’administration : politiques, finances ou programmes
  • Connaissance des communautés et expérience en tant que bénévole
  • Engagement à l’égard de la mission et des travaux de la Fondation, de ses valeurs fondamentales et de ses Principes directeurs
  • Volonté de se conformer au Code de déontologie, aux politiques sur les conflits d’intérêts et à toutes les autres politiques de la Fondation
  • Sensibilisation aux programmes et à la stratégie d’octroi de subventions de la Fondation, ainsi qu’aux communautés que sert la Fondation
  • Possibilité de consacrer au conseil d’administration environ 20 heures par trimestre (cela comprend la préparation aux réunions, la durée des réunions du conseil et de comités, mais pas le temps de déplacement, qui pourrait varier)

TÂCHES PRINCIPALES : 

  • Assister régulièrement aux réunions du conseil d’administration et de comités, et y participer activement (consulter également le Protocole de présence aux réunions pour les membres du conseil d’administration)
  • Se préparer aux réunions et aux travaux des comités
  • Assister et participer à des séances d’orientation et à d’autres possibilités de perfectionnement professionnel
  • Aider à favoriser des relations de travail positives avec les autres membres du conseil d’administration, et viser le consensus quand cela est possible
  • Participer au processus bisannuel d’évaluation du rendement du conseil d’administration entrepris par le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques
  • Assister à des réunions des ÉÉDS et proposer d’y représenter le conseil d’administration (consulter également les Lignes directrices relatives à la présence des membres du conseil d’administration aux réunions des équipes d’évaluation des demandes de subvention)
  • Participer à des rencontres publiques, à des événements spéciaux et à l’annonce de subventions en tant que représentant de la FTO

DATE DE RÉVISION/D’APPROBATION : 

Le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques révise régulièrement ce document, en vertu de son examen du Cadre de gouvernance du conseil d’administration. 

 

 

Annexe C :  

Protocole de présence aux réunions pour les membres du conseil d’administration 

  • Les membres du conseil d’administration de la FTO feront de leur mieux pour assister à toutes les réunions du conseil, ainsi qu’à toutes les réunions des comités du conseil dont ils font partie.
  • Les membres du conseil d’administration informeront d’avance le président, ou la personne concernée au sein du personnel, de leur absence d’une réunion. 
  • À moins d’avoir des circonstances atténuantes :
    • Si des membres du conseil d’administration manquent deux réunions consécutives du conseil d’administration ou d’un Comité, le président du conseil d’administration, le président du Comité, ou le chef de la direction discutera avec eux de leur absence, et de la probabilité d’une présence future.
    • Si des membres du conseil d’administration manquent trois réunions consécutives du conseil d’administration, ils seront informés que le Secrétariat des nominations publiques sera mis au courant de leur faible taux de présence, et le président du conseil d’administration discutera avec eux de leur souhait de continuer à siéger au conseil d’administration de la FTO.    
    • Si des membres du conseil d’administration manquent trois réunions consécutives d’un Comité, on leur demandera s’il n’est pas dans leur intérêt de se retirer du Comité.
  • Cette information figurera dans l’orientation de chaque nouveau membre du conseil d’administration. 

Les présidents des Comités bénéficieront d’un soutien du personnel quand ils auront besoin d’aide pour gérer ce processus.

 

 

Annexe D :  

Lignes directrices relatives à la présence des membres du conseil d’administration aux réunions de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention 

 

A.  Contexte

Objectif 

L’objectif de ces lignes directrices est de définir le rôle des membres du conseil d’administration assistant et participant aux réunions des équipes d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS).

Dans le cadre du processus d’orientation, les nouveaux membres du conseil d’administration assisteront à une réunion d’une ÉÉDS au cours de la première année de mandat.

Les membres du conseil d’administration seront également incités à assister à l’occasion à des réunions des ÉÉDS, en consultation avec le vice-président, Investissements communautaires, qui pourrait aussi demander de temps à autre qu’un membre du conseil assiste à une réunion d’une ÉÉDS pour laquelle l’avis du conseil sur une décision à prendre ou une question d’ordre opérationnel pourrait s’avérer utile.

La question des déplacements pour assister à une réunion d’une ÉÉDS nécessitant l’achat de billets d’avion ou la réservation de chambres d’hôtel pour une nuit devrait être abordée d’avance avec le vice-président, Investissements communautaires.
 

Principes : Importance des membres du conseil d’administration assistant aux réunions de l’ÉÉDS

La participation des membres du conseil d’administration aux réunions de l’ÉÉDS revêt les avantages suivants :

  1. Une parfaite connaissance du travail que font les ÉÉDS facilite le rôle de gouvernance du conseil d’administration, en comprenant mieux le processus d’évaluation des demandes de subvention et les questions traitées au niveau des ÉÉDS.
  2. Une telle participation permet d’améliorer la communication entre les deux volets bénévoles de la Fondation, soit le conseil d’administration et les ÉÉDS. Elle permet aussi aux membres des ÉÉDS de savoir que le conseil d’administration reconnaît leur précieuse contribution à la Fondation.
  3. Les membres des ÉÉDS ont la possibilité d’adresser des questions ou de faire part de problèmes directement à un membre du conseil d’administration.

Autres questions prises en compte lors de la rédaction de ces lignes directrices 

  1. Compte tenu de la responsabilité générale de gouvernance incombant au conseil d’administration, il n’est pas réaliste de s’attendre à une présence à chaque réunion d’ÉÉDS (48 réunions par an).
  2. Le personnel doit incontestablement faire preuve de responsabilisation en veillant à ce que les questions soulevées par des ÉÉDS, à l’intention du conseil d’administration ou de la haute direction, soient transmises comme il se doit.
  3. Les membres du conseil d’administration ne devraient pas influencer directement les discussions relatives à des subventions individuelles lors d’une réunion d’une ÉÉDS.
     

Responsabilisation des équipes d’évaluation des demandes de subvention

Les équipes d’évaluation des demandes de subvention doivent rendre des comptes au conseil d’administration, et cette responsabilisation s’exerce comme suit :

  • Signature du président de chaque ÉÉDS après chaque série d’approbations de subventions.
  • Réception par le conseil d’administration du rapport sommaire des questions résultant de chaque série de réunions des ÉÉDS, ce rapport étant ajouté au rapport sommaire d’octroi des subventions. Ce rapport récapitule les questions cernées par les membres du conseil d’administration et le personnel de la haute direction qui sont présents.
  • Réunion annuelle entre les présidents des ÉÉDS et les représentants du conseil d’administration.

B.  Lignes directrices

Dans le respect de l’opinion qu’a le conseil d’administration quant à son rôle en tant que conseil de la gouvernance stratégique/conseil de formulation des politiques, il est convenu que le conseil d’administration ne devrait pas avoir un rôle de « surveillance » pendant les réunions de l’ÉÉDS, mais plutôt un rôle de « communication et de liaison informelle ». Ce rôle permet aux membres du conseil d’administration de bien faire comprendre en quoi consistent les principales activités de la Fondation – l’octroi de subventions. En outre, les membres du conseil d’administration ont l’occasion d’observer les tendances communautaires locales ainsi que les possibilités et les enjeux.

C’est dans cette optique que les lignes directrices suivantes ont été élaborées :

  1. Les membres du conseil d’administration doivent se sentir libres de participer aux discussions sur les questions stratégiques, politiques ou de gouvernance de la FTO.
  2. En ce qui concerne les demandes de subvention individuelles évaluées par les ÉÉDS :
  • Les membres du conseil d’administration ne devraient pas prendre part à des discussions concernant des demandes individuelles, puisque cela n’est pas leur rôle.
  • Idéalement, toutes les questions ou les préoccupations que pourraient avoir les membres du conseil d’administration devraient être adressées au directeur régional ou au vice-président, Investissements communautaires, avant la réunion, après avoir reçu les documents pour cette réunion.
  • Les membres du conseil d’administration peuvent présumer que les demandes faisant l’objet de discussions lors d’une réunion ont été traitées avec une diligence raisonnable en ce qui a trait aux questions d’admissibilité ou de politiques avant qu’une recommandation ne soit faite à l’ÉÉDS. En revanche, des questions de fait portant sur l’interprétation des politiques ou des priorités locales, p. ex., si la FTO finance certains achats ou si une demande constitue une priorité locale pour une ÉÉDS, pourraient être posées au personnel lors de la réunion.
  • Les membres du conseil d’administration doivent divulguer tout conflit d’intérêts à l’égard de demandes examinées et s’abstenir de participer aux discussions portant sur ces demandes.
  • Si les membres du conseil d’administration ont un avis sur d’autres aspects des demandes de subvention individuelles, p. ex., des préoccupations au sujet de l’admissibilité ou de la réputation d’un demandeur, il est recommandé de ne pas en faire part lors de la réunion, pour les raisons mentionnées précédemment. Les membres du conseil devraient en discuter en dehors de la réunion, soit avec le président de l’ÉÉDS ou des employés, ou, s’il le faut, ils devraient discuter immédiatement de la moindre préoccupation au sujet de la recommandation d’une subvention avec le président du conseil d’administration ou le chef de la direction, pour que cette question soit étudiée de plus près avant la tenue de la réunion du conseil d’administration au cours de laquelle la décision concernant l’octroi de la subvention sera finalisée.
  1. S’ils le souhaitent, les membres du conseil d’administration peuvent mettre les ÉÉDS au courant des initiatives récentes de la Fondation, et demander au personnel des suggestions quant à ces messages avant la réunion de l’ÉÉDS à laquelle ils assisteront.
  2. Les membres du conseil d’administration assistant à des réunions d’ÉÉDS doivent s’assurer que tous les problèmes ou les questions soulevés lors d’une réunion sont adressés au comité ou à la personne approprié au sein de la Fondation. Les résolutions en bonne et due forme des ÉÉDS adressées au conseil d’administration ou au chef de la direction recevront une réponse officielle par écrit en temps opportun.
  3. Si un membre du conseil d’administration est abordé par un membre d’une ÉÉDS à titre individuel au sujet d’un problème, ce dernier devrait être invité à soumettre ce problème au personnel ou à l’ensemble de l’ÉÉDS, si cela est approprié. Si l’ÉÉDS accepte, elle devrait approuver une motion qui pourrait être communiquée au conseil d’administration de la FTO pour résoudre le problème.
  4. Un débreffage sera proposé à la suite d’observations formulées par un membre du conseil d’administration lors d’une réunion d’une ÉÉDS, et ces observations et ces rapports seront résumés pour le conseil d’administration, comme cela est mentionné précédemment. Le personnel de la haute direction de la FTO facilitera la collecte des questions touchant les politiques d’octroi des subventions, et les remettra au Comité de liaison en matière d’octroi de subventions du conseil d’administration.
  • En ce qui concerne la fréquence de la présence des membres du conseil d’administration :
  • Le processus d’orientation des nouveaux membres du conseil d’administration comprendra une visite à une réunion d’une ÉÉDS au cours de la première année de mandat.
  • Les membres du conseil d’administration seront également encouragés à faire des visites occasionnelles à des ÉÉDS, en consultation avec le vice-président des Investissements communautaires, qui pourrait aussi à l’occasion demander qu’un membre du conseil d’administration fasse une visite spéciale à une ÉÉDS pour laquelle l’avis du conseil d’administration sur la décision à prendre ou une question d’ordre opérationnel pourrait s’avérer utile.
  • Les déplacements pour se rendre à une réunion d’une ÉÉDS nécessitant l’achat de billets d’avion ou la réservation de chambres d’hôtel pour une nuit devraient être abordés d’avance avec le vice-président des Investissements communautaires.

 

 

Annexe E :

RÔLES ET RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE GOUVERNANCE ET DE LEADERSHIP

 

Conseil d’administration*

GÉRER

Responsable de :

  • la reddition de comptes au gouvernement
  • la vision et du plan stratégiques
  • l’intendance
  • l’emploi du chef de la direction

 

  • Modeler et approuver la vision stratégique, les plans stratégiques et les stratégies en résultant
  • Approuver le cadre stratégique et toutes les politiques importantes en respectant les paramètres des politiques établis et communiqués par le ministre
  • Le président du conseil d’administration et le chef de la direction ont le pouvoir conjoint d’approuver des exceptions aux politiques d’investissement de la FTO
  • Assurer l’embauche et la rémunération du chef de la direction, l’établissement d’objectifs relatifs au rendement et l’évaluation de celui-ci 
  • Élire le président et nommer le trésorier et le secrétaire, ainsi que les présidents et vice-présidents des comités permanents
  • Surveiller le respect des responsabilités fiduciaires et légales
  • Approuver et contrôler les budgets de fonctionnement et de subventions
  • Surveiller la conformité en matière de repérage et de gestion des risques
  • Approuver les subventions
  • Approuver les recommandations de refuser des demandes
  • Approuver les décisions de révoquer des subventions en cas de risque d’atteinte à la réputation de la Fondation (approbation aussi possible par le Comité de direction)

Superviser les ÉÉDS :

  • Définir les orientations pour les ÉÉDS dans l’énoncé de mission de la Fondation mission, dans son énoncé de vision, et dans ses plans stratégiques et opérationnels
  • Élaborer des mécanismes de responsabilisation pour les ÉÉDS et s’assurer qu’elles s’y conforment 
  • Par l’entremise du président :
    • Fournir au ministre l’information, les documents ou les conseils suite à sa demande
    • S’assurer que tous les changements importants concernant les plans de la Fondation sont communiqués au ministre comme il se doit et dans un délai suffisant pour les faire approuver par l’organe concerné avant leur mise en œuvre 
  • Soumettre, en vue de leur approbation par le ministre, les documents stipulés dans le PE

 

Comité de direction

CONSEILLER

  • Agir au nom du conseil d’administration, avec tous les pouvoirs du conseil d’administration, entre les réunions du conseil d’administration 
  • Aider à modeler les politiques
  • Donner des conseils au conseil d’administration, au chef de la direction

 

  • Cerner les questions stratégiques cruciales et donner des conseils à ce sujet
  • Faire la critique et la mise au point finale des politiques, dans le contexte du cadre stratégique et de la mission, de la vision et des valeurs de la FTO
  • Recommander au conseil d’administration les présidents et vice-présidents des comités 
  • Donner des conseils en matière d’identification et de gestion des risques
  • Approuver les décisions visant à révoquer des subventions en cas de risque d’atteinte à la réputation de la Fondation (approbation aussi possible par le conseil d’administration)

 

Comités du conseil d’administration

RECOMMANDER/ÉLABORER

  • Contribuer à l’élaboration des politiques
  • Faire des recommandations au conseil d’administration
     
  • Proposer des stratégies dans des domaines d’intérêt particuliers
  • Modeler les politiques dans des domaines particuliers, et faire des recommandations au conseil d’administration 
  • Le Comité de la gouvernance opérationnelle et des politiques recommande des membres du Comité
  • Aider le conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités fiduciaires dans des domaines particuliers
  • Le Comité des finances et de vérification recommande des budgets de fonctionnement et de subventions
  • Le Comité des finances et de vérification supervise les activités de vérification interne et de gestion des risques de la Fondation
  • Le Comité des investissements communautaires et le Comité des investissements avec des partenaires assurent la surveillance de l’octroi des subventions de la Fondation
  • Le Comité des investissements communautaires assure la surveillance des activités d’évaluation des demandes de subvention des ÉÉDS et du Comité d’évaluation des demandes de subventions de transformation
  • Le Comité des investissements avec des partenaires assure la surveillance des initiatives de partenariat de la FTO, notamment le Fonds Perspectives Jeunesse

 

Équipes d’évaluation des demandes de subvention

RECOMMANDER 

  • Recommander au conseil d’administration l’approbation et le refus de demandes 
  • Consultées au sujet de stratégies dans des domaines particuliers
  • Recommander des subventions au conseil d’administration
  • Faire des recommandations au conseil d’administration au sujet de demandes refusées
  • S’assurer que les recommandations concernant l’octroi ou le refus d’octroyer des subventions concordent avec la stratégie d’investissement et les lignes directrices du programme, tiennent compte du contexte local et respectent l’enveloppe budgétaire

 

Conseil des présidents

CONSEILLER

  • Donner des avis sur les orientations de la Fondation
  • Donner des avis sur les orientations de l’organisme
  • Partager de l’information sur la mise en œuvre des politiques
  • Suivre une formation et se perfectionner pour mettre en œuvre la stratégie et les orientations stratégiques avec les ÉÉDS
  • Partager de l’information sur les tendances et les pratiques

 

Chef de la direction* et haute direction

DIRIGER/ADMINISTRER 

  • Élaborer des options stratégiques pour le conseil d’administration
  • Administrer les opérations
  • Élaborer, synthétiser et proposer une ébauche de vision stratégique, de plan et de stratégies
  • Mettre en œuvre le plan
  • Proposer des ébauches de politiques aux fins d’approbation
  • Mettre en œuvre des politiques
  • Tenir le conseil d’administration au courant de la mise en œuvre de ses orientations stratégiques
    • Prendre des décisions relatives aux politiques qui sont procédurales, ciblées sur l’interne, ou opérationnelles, ainsi que pour les politiques sur les ressources humaines selon les paramètres approuvés par le conseil d’administration, et les mettre en œuvre
  • Le président du conseil d’administration et le chef de la direction ont le pouvoir conjoint d’approuver des exceptions aux politiques d’investissement de la FTO
  • Assurer l’emploi et la rémunération du personnel professionnel, ainsi que la gestion du rendement
  • Le chef de la direction agit en tant que secrétaire du conseil d’administration
  • Mettre en œuvre des systèmes fiduciaires et juridiques appropriés
  • Le personnel prépare et recommande les budgets de fonctionnement et de subventions
  • Aider le conseil d’administration à repérer les risques et à gérer les risques de la Fondation
  • Surveiller les opérations quotidiennes de la Fondation
  • Le personnel fait des recherches et recommande des subventions aux ÉÉDS
  • Le personnel recommande le refus de demandes aux ÉÉDS
  • Les vice-présidents, Investissements communautaires, et Investissements avec des partenaires, sont chargés d’approuver les révocations s’il existe un faible risque d’atteinte à la réputation et que le montant faisant l’objet de la révocation ou à recouvrer ne dépasse pas 100 000 $.
  • Le chef de la direction est chargé d’approuver les révocations s’il existe un faible risque d’atteinte à la réputation et que le montant faisant l’objet de la révocation ou à recouvrer dépasse 100 000 $.
  • Appuyer les ÉÉDS quant aux exigences relatives à l’information
  • S’assurer que le ministère obtient cette information sur la FTO, puisque le ministre pourrait l’exiger ou la demander afin d’assumer ses responsabilités
  • Maintenir une bonne communication avec le sous-ministre
  • Faire preuve de leadership, fournir des conseils et assurer la gestion du personnel de la Fondation, notamment la gestion des ressources humaines et financières

 

* Certaines responsabilités pourraient être déléguées

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