Répertoire des documents

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À propos du répertoire des documents

Le Répertoire des documents est une publication requise par la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Il rend accessibles les descriptions des documents et des banques de renseignements personnels de la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) afin d’aider les personnes à repérer les documents conservés par la FTO. 

Le Répertoire des documents classifie nos documents dans les catégories suivantes :

  • Documents généraux ​: Tout document qui n'est pas considéré comme étant une banque de renseignements personnels ou un document public.
  • Banque de renseignements personnels : Renseignements personnels qui sont réunis de façon méthodique et auxquels on peut accéder à partir du nom d'une personne ou d'un autre renseignement d'identification.

On trouve ci-dessous les descriptions des services de la FTO, ainsi que de leurs documents.

Pour obtenir plus de renseignements, veuillez communiquer avec notre Centre de soutien à :

416.963.4927
1.800.263.2887
otf@otf.ca  
 

Bureau du chef de la direction

Le chef de la direction doit rendre des comptes au conseil d’administration relativement à la gestion des activités de la FTO. Cela inclut la transposition de la stratégie en plans et activités opérationnels, ainsi que l’offre de leadership, d’orientation et de gestion au personnel de la FTO. Un autre rôle clé du chef de la direction est d’entretenir la relation avec le gouvernement de l’Ontario, ainsi que de représenter la FTO au grand public. 

Documents généraux

  • Documents relatifs au conseil d’administration
  • Budgets
  • Documents relatifs à la planification des activités et des opérations
  • Communications et publications du chef de la direction
  • Documents relatifs à la gouvernance
  • Documents de liaison entre le Ministère et l’agence
  • Politiques
  • Documents relatifs aux réunions de l’équipe de la haute direction
  • Documents relatifs aux allocutions
  • Dossiers relatifs aux projets spéciaux

Banques de renseignements personnels

Dossiers des membres du conseil d’administration

Autorité légale : Recueillis aux fins d’administration appropriée du conseil d’administration de la FTO.
Particuliers visés par la banque :          

Membres du conseil d’administration de la FTO.

Renseignements conservés :

Nom, coordonnées, renseignements relatifs à la nomination, renseignements biographiques ayant trait aux membres du conseil et renseignements relatifs aux conflits d’intérêts.

Usages : Utilisés pour documenter et consigner l’historique des membres du conseil au sein de la FTO et assurer la conformité avec les politiques.
Usagers : Bureau du chef de la direction.
Conservation : Les dossiers sont conservés durant 20 ans après la fin du mandat des membres du conseil et sont ensuite transférés aux Archives publiques de l’Ontario.

 

Investissements communautaires

Le Service des investissements communautaires est responsable de l’administration du processus d’octroi de subventions des sources d’investissement Croissance, Démarrage et Immobilisations de la FTO, ainsi que des subventions à régions multiples. Les Investissements communautaires supervisent chaque étape du processus d’octroi de subventions, qu’il s’agisse de la sensibilisation, de l’inscription des organismes, du soutien à l’examen et à la prise de décisions concernant les demandes de subvention, ainsi que de la surveillance des bénéficiaires de subvention afin d’assurer la conformité avec les politiques de la FTO. 

Documents généraux

  • Documents relatifs à l’évaluation des demandes de subvention
  • Documents relatifs aux demandes de subvention
  • Documents relatifs à la surveillance des subventions
  • Documents relatifs à l’orientation des bénéficiaires de subvention
  • Documents relatifs aux réunions de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention
  • Documents relatifs à la sensibilisation et à l’engagement

 

Programmes provinciaux et partenariats

Le Service des programmes provinciaux et des partenariats dirige l’ensemble des initiatives provinciales de la FTO, incluant la source d’investissement Impact collectif, le Fonds Perspectives Jeunesse (FPJ), ainsi que les autres programmes provinciaux administrés par la FTO au nom du gouvernement de l’Ontario. De plus, Programmes provinciaux et partenariats détermine et met à profit les partenariats stratégiques qui font progresser la mission de la FTO. Ces partenariats peuvent exister avec le gouvernement, le secteur privé, d’autres fondations et bailleurs de fonds ou des bénéficiaires de subvention traditionnels.  

General Records

  • Dossiers concernant la recherche et le développement liés aux domaines d’action
  • Documents relatifs à l’évaluation des demandes de subvention
  • Documents relatifs aux demandes de subvention
  • Documents relatifs à la surveillance des subventions
  • Documents relatifs à l’orientation des bénéficiaires de subvention
  • Documents relatifs aux réunions de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention
  • Documents relatifs à la sensibilisation et à l’engagement
  • Documents concernant la recherche et le développement liés aux partenariats

 

Finances et Administration

Le Service des finances et de l’administration est responsable de la gestion des risques, de l’assurance de la qualité, de la vérification et de la responsabilité financière à tous les stades du processus d’octroi de subventions ainsi que dans nos activités. Certaines des politiques relatives aux aspects mentionnés ci-dessus proviennent directement du gouvernement, notamment celles qui sont liées aux dépenses des employés et des bénévoles, alors que d’autres ont été élaborées pour répondre aux besoins particuliers de la FTO. 

Documents généraux

  • Budgets
  • Documents relatifs aux installations
  • Documents relatifs à la comptabilité financière
  • Documents relatifs à la vérification des bénéficiaires de subvention
  • Documents relatifs aux assurances
  • Documents relatifs à l’inscription des organismes
  • Documents relatifs à l’approvisionnement
  • Rapports d’assurance de la qualité et de gestion des risques
  • Documents relatifs au Centre de soutien à la clientèle
  • Documents relatifs à la gestion des déplacements

Banques de renseignements personnels

Renseignements sur la paie

Autorité légale : Loi sur la fonction publique de l'Ontario
Particuliers visés par la banque :          

Employés de la FTO

Renseignements conservés :

Nom, adresse, historique de travail et transactions liées à la paie

Usages : Utilisés pour consigner et administrer les transactions liées à la paie des employés.
Usagers : Personnel de Finances et Administration
Conservation : Les dossiers sont conservés durant sept ans après que toutes les démarches administratives sont terminées et sont ensuite détruits.

 

Ressources humaines

Le Service des ressources humaines met en place et supervise les stratégies visant à offrir de l’encadrement, de la planification de rémunération, de l’évaluation des emplois, de la gestion du rendement, des relations avec les employés, du recrutement et de la sélection, de la formation et du perfectionnement, ainsi que de l’élaboration et de l’interprétation des politiques en matière de santé et de sécurité.

Documents généraux

  • Documents relatifs à l’engagement des employés
  • Documents relatifs à l’arrivée et à l’orientation des employés
  • Dossiers relatifs aux postes et à la classification des emplois
  • Dossiers relatifs à la formation et au perfectionnement
  • Documents relatifs aux programmes de santé et de sécurité
  • Documents relatifs à la politique de gestion du rendement

Banques de renseignements personnels

Concours et demandes d’emploi

Autorité légale : Loi sur la fonction publique de l'Ontario
Particuliers visés par la banque :         

Candidats à des affichages de postes à la FTO

Renseignements conservés :

Nom, coordonnées, renseignements relatifs aux curriculum vitae et aux évaluations 

Usages : Utilisés pour documenter le processus d’embauche.
Usagers : Personnel et gestionnaires d’embauche des Ressources humaines
Conservation : Les dossiers sont conservés durant six ans après la clôture du concours et sont ensuite détruits.

 

Renseignements médicaux (Personnel)

Autorité légale : Loi sur la fonction publique de l'Ontario
Particuliers visés par la banque :          

Employés de la FTO

Renseignements conservés :

Nom, dossiers de santé, rapports et réclamations

Usages : Utilisés pour vérifier l’état de santé et autoriser les congés. 
Usagers : Les Ressources humaines et la direction
Conservation : Les dossiers sont conservés durant 50 ans suivant la cessation d’emploi et sont ensuite détruits.

 

Gestion du rendement

Autorité légale : Loi sur la fonction publique de l'Ontario
Particuliers visés par la banque :           

Employés de la FTO

Renseignements conservés :

Nom, plan de rendement et évaluation du rendement professionnel

Usages : Utilisés pour gérer le rendement des employés et cerner les besoins de formation.
Usagers : Les Ressources humaines et la direction
Conservation : Les dossiers sont conservés durant 50 ans suivant la cessation d’emploi et sont ensuite détruits.

 

Dossiers du personnel

Autorité légale : Loi sur la fonction publique de l'Ontario
Particuliers visés par la banque :          

Employés de la FTO

Renseignements conservés :

Nom, numéro d’assurance-sociale, coordonnées, salaire et absences

Usages : Utilisés pour documenter et consigner l’historique des employés au sein de la FTO et assurer la conformité avec les politiques.
Usagers : Les Ressources humaines et la direction
Conservation : Les dossiers sont conservés durant 50 ans suivant la cessation d’emploi et sont ensuite détruits.

 

Gestion de l’information

Le Service de gestion de l’information est responsable de la vision et de la stratégie globales relatives à l’information à la FTO. Cela inclut le fait de se procurer l’infrastructure de technologie de l’information, le soutien et la formation en matière de systèmes et d’applications en technologie de l’information, la gestion des connaissances, une stratégie de renseignements d’entreprise, l’analyse des données, ainsi que la mesure et l’évaluation de l’impact des subventions. 

Documents généraux

  • Documents relatifs à la stratégie de renseignements d’entreprise
  • Documents relatifs à la communauté de pratique
  • Documents relatifs à l’analyse des données
  • Dossiers relatifs à la gestion des ressources d’information
  • Dossiers relatifs au développement et au testage des applications de technologie de l’information
  • Documents relatifs aux politiques liées à la technologie de l’information
  • Documents relatifs aux projets de technologie de l’information
  • Documents relatifs à la formation en matière de technologie de l’information
  • Documents relatifs à la gestion des connaissances
  • Documents relatifs aux données ouvertes
  • Documents relatifs à l’évaluation des programmes

 

Affaires publiques

Le Service des affaires publiques est responsable de toutes les communications internes et externes avec toutes les parties prenantes, ainsi que des relations avec les bénévoles, incluant la formation, l’engagement et la communication ayant trait aux bénévoles. Les Affaires publiques appuient aussi les bénéficiaires de subvention en planifiant et en tenant des événements de reconnaissance, le personnel de la FTO qui s’occupe de sensibilisation et d’éducation, ainsi que notre chef de la direction et les membres de notre conseil d’administration, qui assument des rôles de leader dans le secteur du bienfait public. Les Affaires publiques sont aussi responsables de la coordination des demandes liées à l’accès à l’information, ainsi que de la gestion du programme de protection de la vie privée à la FTO.

Documents généraux

  • Documents relatifs à la planification et l’élaboration de la publicité
  • Documents relatifs à la planification des communications
  • Documents relatifs à la planification d’événements
  • Documents relatifs au programme d’accès à l’information
  • Documents relatifs aux communications internes
  • Documents relatifs à la gestion des problèmes
  • Documents relatifs à la revue des médias
  • Dossiers relatifs au programme de protection de la vie privée
  • Documents relatifs aux relations publiques
  • Documents relatifs aux discours et aux notes d’allocution
  • Dossiers relatifs aux services de traduction
  • Documents relatifs à l’identité visuelle
  • Dossiers relatifs aux relations avec les bénévoles
  • Matériel de formation des bénévoles
  • Dossiers relatifs à la conception et à l’administration du site Web

Banques de renseignements personnels

Dossiers liés aux demandes d’accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée

Autorité légale : Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée
Particuliers visés par la banque :          

Personnes soumettant des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée

Renseignements conservés :

Nom, coordonnées, détails de la demande, correspondance et copies des documents pertinents

Usages : Utilisés pour administrer les demandes d’accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, ainsi que maintenir un registre des demandes d’accès.
Usagers : Personnel de l'Accès à l'information et la protection de la vie privée
Conservation : Les dossiers sont conservés durant six ans suivant la fermeture d’une demande ou d’un appel et sont ensuite détruits.

 

Dossiers des bénévoles

Autorité légale : Consignés pour l’administration adéquate du programme de bénévoles de la FTO.
Particuliers visés par la banque :          

Bénévoles de la FTO

Renseignements conservés :

Nom, coordonnées, expérience d’emploi et études pertinentes, ainsi que renseignements relatifs à des conflits d’intérêts

Usages : Utilisés pour documenter et consigner l’historique des bénévoles auprès de la FTO, ainsi qu’assurer la conformité avec les politiques.
Usagers : Personnel des Relations avec les bénévoles
Conservation : Les dossiers sont conservés durant sept ans suivant la fin du mandat d’un bénévole et sont ensuite détruits.
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