Processus équitables, transparents et responsables

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La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) vise à renforcer la confiance grâce à des processus équitables, transparents et responsables.

À partir de l’inscription de l’organisme jusqu’à ce qu’une décision soit rendue, nous tenons à ce que vous sachiez comment nous travaillons et à quoi vous attendre en soumettant une demande de subvention à la FTO.

Toutes les demandes sont examinées par des équipes de bénévoles de la FTO de partout dans la province. Appuyés par du personnel professionnel et expérimenté, ces bénévoles apportent une connaissance des besoins locaux ainsi qu’une vaste gamme d’expertises au processus de prise de décisions.

 

Processus de demande adaptés à la taille des subventions :

  • Questions et longueur de la demande adaptées selon la source d’investissement
  • La période entre les échéances et la prise de décision est environ de 16 semaines pour les demandes de subvention de démarrage et d’immobilisations, et de 19 semaines pour les demandes de subvention de croissance
  • Une date limite par année pour les sources Démarrage, Immobilisations et Croissance

Processus d’évaluation équitables et responsables :

  • Examen par des bénévoles locaux et du personnel expérimenté
  • Attribution d’une note en fonction des critères d’évaluation propres à chaque source
  • Comparaison entre des demandes de même type (p. ex. les demandes de subvention de démarrage sont comparées avec d’autres demandes de subvention de démarrage)
  • Examen des demandes effectué d’abord par nos chefs de programmes qui s’assurent qu’elles cadrent avec la source d’investissement et l’effet prioritaire choisis. Les demandes sont ensuite assignées aux membres des équipes d’évaluation des demandes de subvention (ÉÉDS) pour que chaque membre attribue, de façon indépendante, une note aux demandes selon des critères établis propres à chaque source d’investissement.

  • Classement des demandes d’après la moyenne de ces notes. Durant la réunion de l’équipe d’évaluation des demandes de subvention, les membres de l’ÉEDS discutent du classement et, en groupe, recommandent l’approbation d’une liste de demandes par le conseil d’administration de la FTO.

Processus de prise de décisions transparents

Comment travaillons-nous? Les processus de la FTO, du début à la fin (sources Démarrage et Croissance)

Inscription de l’organisme et vérification

La soumission d’une demande de subvention commence par l’inscription de votre organisme auprès de la FTO afin de nous assurer de son admissibilité. L’inscription préalable se fait en ligne et crée le profil de votre organisme. Les organismes qui sont déjà inscrits dans le système en ligne de la FTO seront invités à examiner leur profil et à le mettre à jour.

  • Le personnel de la FTO examine toutes les inscriptions, nouvelles et mises à jour, afin de confirmer l’admissibilité des organismes qui prévoient soumettre une demande.
  • Si vous n’êtes pas admissible, nous vous expliquerons les raisons de la non-admissibilité.
  • Lorsque l’admissibilité de votre organisme aura été confirmée, vous pourrez accéder aux demandes.
  • L’inscription de l’organisme doit être remplie au plus tard quatre semaines avant la date limite de demandes de subvention qui s’applique. Ainsi, la FTO a suffisamment de temps pour confirmer l’admissibilité, et les demandeurs potentiels bénéficient d’un certain temps pour remplir et soumettre une demande.
  • Tous les 24 mois, les organismes inscrits seront invités à mettre leur profil à jour.

Soumission d’une demande de subvention

Réfléchissez à ce que vous souhaitez faire et au type de financement dont vous aurez besoin. Choisissez et remplissez la demande appropriée (Démarrage, immobilisations ou croissance) en fonction de votre projet et de vos besoins de financement. Chaque source d’investissement a ses propres dates limites de demandes de subvention.

  • Les questions concernant les demandes sont adaptées à la source d’investissement choisie (Démarrage, immobilisations ou croissance).
  • Les demandes de subvention de croissance exigent que vous remplissiez un feuillet de travail.
  • Vous recevrez un courriel confirmant que votre demande a été reçue.
  • Vous pouvez consulter et surveiller le statut de votre demande en ligne.
  • La FTO offre des séances d’information et du soutien concernant les demandes pour clarifier sa Stratégie d’investissement. On encourage les organismes à consulter la Stratégie d’investissement de la FTO, les questions du formulaire de demande et les critères d’évaluation, ainsi qu’à contacter la FTO pour des questions relatives au processus de demande d’une subvention. Apprenez-en davantage sur la façon de demander une subvention.

Nous recevons beaucoup plus de demandes de subvention que le nombre de subventions que nous pouvons octroyer. Nous sommes donc engagés à suivre des processus équitables, transparents et adaptés à la taille des projets lorsque nous sélectionnons les propositions de subventions.

Examen et évaluation des demandes

Chaque demande est examinée par du personnel expérimenté de la FTO ainsi qu’une équipe de bénévoles de la FTO qui représente les collectivités locales.

  • Les critères d’évaluation sont adaptés à la source de financement.
  • Les demandes sont évaluées en comparaison avec des demandes de même type (demandes de subvention de démarrage avec des demandes de subvention de démarrage; demandes de subvention de croissance avec des demandes de subvention de croissance, etc.).
  • Nous tenons compte de la stratégie (possibilité et besoin), des processus (activités et réalisation planifiée) et des personnes (qui assureront la réalisation et apprendront du projet) de votre projet.
  • Le personnel et les bénévoles de la FTO évaluent chaque demande et accordent aux demandes la priorité en fonction du score total.
  • Dans le cas des demandes de subvention de croissance, on évalue aussi la compréhension globale du plan de projet et des risques cernés (feuillet de travail).
  • Notez que la FTO n’examinera pas les demandes complètes ou partielles à l’état d’ébauche, y compris les résumés brefs. Afin d’assurer l’équité et la perception d’équité par rapport au processus d’évaluation, la FTO s’abstiendra de correspondre, d’avoir des conversations, des réunions ou des visites de sites avec les demandeurs, sauf pour clarifier des renseignements sur la demande. 

Processus de sélection et d’attribution de notes

Les bénévoles de la FTO se réunissent pour discuter de l’approbation ou du refus de chaque demande et font les recommandations appropriées. Les demandes sont approuvées par le conseil d’administration.

  • Le personnel de la FTO informe les demandeurs de la décision finale. Il n’ y a pas de procédure d’appel pour les inscriptions ni pour les demandes de subvention. Toutes les décisions de la FTO sont finales. 
  • La FTO envoie une liste des subventions approuvées aux députés provinciaux de l’Ontario afin de leur donner l’occasion de féliciter les bénéficiaires de subvention, dans la mesure du possible.
  • La FTO envoie à tous les demandeurs un courriel confirmant la décision finale.
  • Les demandeurs qui obtiennent du financement reçoivent aussi un Contrat de subvention par courriel.

Activation de votre subvention

Les demandeurs qui obtiennent du financement doivent lire le Contrat de subvention et consentir à respecter toutes les conditions qui y sont énoncées.

  • Tous les bénéficiaires doivent participer à un webinaire d’orientation afin de connaître la nature de leur nouvelle relation avec la FTO.
  • Le Contrat de subvention doit être signé électroniquement et retourné à la FTO.
  • Une fois que la FTO a reçu le Contrat de subvention signé, la subvention devient active. Les versements seront émis selon le calendrier de versements déterminé dans le Contrat de subvention.

Soumission de rapports sur votre subvention

Tous les bénéficiaires doivent faire rapport sur l’atteinte des résultats et des mesures de leur subvention, ainsi que sur les leçons tirées de leur projet.

  • Les bénéficiaires de subventions de démarrage et de croissance remplissent et soumettent un rapport final quand leur projet est terminé.
  • Les bénéficiaires d’une subvention de croissance remplissent et soumettent des rapports d’étape annuels ainsi qu’un rapport final lorsque leur projet est terminé.
  • Tous les bénéficiaires font rapport sur les réalisations de leur projet.
  • Une fois que le rapport final a été examiné à la satisfaction de la FTO, celle-ci émet la portion retenue de la subvention et ferme la subvention.

Surveillance proactive pour les subventions de croissance

Le personnel de la FTO communique régulièrement avec les bénéficiaires d’une subvention de croissance durant toute la période de subvention.

  • Les vérifications fréquentes offrent des possibilités de discuter des progrès de la subvention.

Veuillez communiquer avec notre Centre de soutien par courriel à otf@otf.ca, ou par téléphone au 1 800 263-2887.

 

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